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✒️SAP FI La anulación de documentos
SAP FI La anulación de documentos
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Lección 5 La anulación de documentos
1 | La anulación
Los usuarios pueden cometer errores cuando contabilizan documentos. Por consiguiente, el documento creado incluirá información incorrecta. Para corregir los errores, primero se debe anular el documento y después se puede volver a registrar correctamente.
El sistema tiene una función con la que se pueden anular documentos de cuenta de mayor, de acreedores y de deudores de manera individual o conjunta.
Al anular un documento, se debe introducir un motivo de anulación que explique la causa de la anulación. El motivo de anulación también controla si la fecha de anulación puede diferir de la fecha de contabilización original.
Los documentos con partidas compensadas no pueden anularse. Primero debe anularse la compensación.
Un documento se puede anular mediante:
- Contabilización de anulación normal .- La contabilización de anulación normal hace que el sistema contabilice el cargo incorrecto como un abono y el abono incorrecto como un cargo. La contabilización de anulaciones normal provoca de este modo un aumento adicional de las cifras de movimientos.
- Contabilización de anulación negativa .- La contabilización negativa también contabiliza el cargo incorrecto como un abono y el abono incorrecto como un cargo. Sin embargo, los importes contabilizados no se incluyen en las cifras de movimientos, sino que se deducen de las cifras de movimientos. De esta forma, se recuperan las cifras de movimientos anteriores a la contabilización incorrecta.
Generalmente, se utiliza la contabilización de anulaciones estándar para anular documentos ya que para la contabilización negativa deben cumplirse los siguientes requisitos:
- La sociedad debe permitir contabilizaciones negativas ( Se define en los Parámetros Globales)
- El motivo de anulación debe estar definido para la anulación negativa.
- Sólo puede realizarse con una clase de documento que permita explícitamente las contabilizaciones negativas
Las contabilizaciones negativas también se pueden utilizar para realizar traslados de posiciones de documento incorrectas. La partida se elimina de la cuenta incorrecta con una contabilización negativa (las cifras de movimientos se reinicializan) y se contabiliza en la cuenta pertinente por una contabilización normal.
2 | La configuración
Si la sociedad desea tener la posibilidad de realizar anulaciones negativas debe definirlo por la sociedad. De esta manera se podrían utilizar los dos tipos de anulaciones, estándar y negativa.
Transacción SPRO > IMG > Gestión Financiera (Nuevo) > Contabilidad principal (nuevo) > Operaciones contables > Contabilización de corrección/Anulación > Permitir contabilización negativa
Luego se deben definir los motivos de anulación, en cada motivo se especifica si se trata de un motivo para anulación negativa o no y si se utilizará para anular en periodo actual o en fecha diferente..
Transacción SPRO > IMG > Gestión Financiera (Nuevo) > Contabilidad principal (nuevo) > Operaciones contables > Contabilización de corrección/Anulación > Definir motivos de anulación.
3 | Las contabilizaciones
Para poder entender bien cuál es la diferencia entre una anulación estándar y una anulación negativa ejemplificaremos con la anulación de documentos.
Ejemplo de un documento contabilizado:
Transacción FS10N .- Las cifras de movimiento se visualizan en el reporte de saldos.
Transacción FB08 .- Anulamos un documento con un motivo de anulación negativo (03)
En la visualización de los saldos o reporte de cifras de movimientos no se visualiza el impacto de la anulación negativa. Es como si no se hubiesen contabilizado movimientos. Sin embargo, si hacemos doble clic sobre la linea del periodo 3 accederemos a la visualización de los dos documentos, tanto el documento original como el documento de anulación.
Ejemplo de una Anulación Normal
Transacción FB08 .- Anulamos un documento con un motivo de anulación estándar (01). A diferencia del caso anterior, el reporte de saldos FS10N muestra un saldo de USD 8.500 en el debe y un saldo de USD 8.500 en el haber.
El saldo en cualquiera de los dos casos es el mismo. solo cambia la forma de visualizar los reportes.
En la contabilización estándar vemos un importe en el debe y su anulación en el haber
En la anulación negativa, el importe de la anulación se resta de la misma columna en la que sumaba. Por ejemplo, si tenemos un documento contabilizado con saldo en el debe, la anulación resta en la columna del debe.
NOTA: Anulación negativa Los asientos que se realizan con la anulación negativa son iguales a los asientos que se realizan con la anulación normal. Solo cambia la visualización de reportes.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Maria Del Rosario Haas Naal, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Maria Del Rosario Haas Naal
Profesión: Lic en Contaduría y Administración - Mexico - Legajo: OU45V
✒️Autor de: 45 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
Certificación Académica de Maria Haas