✒️SAP FI La anulación de documentos
SAP FI La anulación de documentos
UNIDAD 3: PARAMETRIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y OPERACIONES CONTABLES
LECCIÓN: ANULACIÓN DE DOCUMENTOS
En esta lección, nos enfocaremos en comprender la diferencia entre la anulación normal y la anulación negativa, dos procedimientos clave en la contabilidad.
1. ANULACIÓN - REPASO
La contabilización de documentos es susceptible a errores humanos, lo que puede resultar en registros incorrectos. Para rectificar tales errores, es necesario anular primero el documento erróneo y luego volver a registrar la transacción de manera correcta. Los sistemas contables permiten la anulación de documentos de cuenta de mayor, acreedores y deudores, ya sea de forma individual o colectiva.
Al anular un documento, se debe especificar un motivo de anulación que justifique la acción. Este motivo también puede influir en si la fecha de anulación puede ser diferente de la fecha de contabilización original. Es importante señalar que los documentos con partidas ya compensadas no pueden ser anulados sin antes anular la compensación.
Existen dos métodos para anular un documento:
- Contabilización de Anulación Normal: Invierte el cargo y el abono incorrectos, lo que incrementa las cifras de movimientos en el sistema.
- Contabilización de Anulación Negativa: También invierte el cargo y el abono incorrectos, pero reduce las cifras de movimientos, restaurando las cifras a su estado previo al error.
Nota: El impacto de las anulaciones en las cifras de movimiento y los reportes se detallará en el punto 3.
2. CONFIGURACIÓN
Para habilitar la posibilidad de realizar anulaciones negativas, la organización debe configurarlo en sus parámetros globales. Esto permite el uso de ambos tipos de anulaciones: estándar y negativa.
Esto es necesario porque no todos los sistemas contables vienen con la opción de anulación negativa habilitada por defecto, ya que es una funcionalidad especial que puede afectar cómo se reportan y visualizan las cifras financieras. Para permitir la contabilización negativa, se debe seguir la ruta:
TRANSACCIÓN SPRO:
IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Contabilidad principal (nuevo) -> Operaciones contables -> Contabilización de corrección/Anulación -> Permitir contabilización negativa.
Una vez habilitada la contabilización negativa, es necesario definir los motivos de anulación. Esto se hace para especificar bajo qué circunstancias se utilizará la anulación negativa y si esta se aplicará en el periodo contable actual o en una fecha diferente.
Esto es importante porque la razón de la anulación puede afectar cómo se registra la transacción y cómo se refleja en los informes financieros.Para definir motivos de anulación, la ruta es:
TRANSACCIÓN SPRO:
IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Contabilidad principal (nuevo) -> Operaciones contables -> Contabilización de corrección/Anulación -> Definir motivos de anulación.
3. CONTABILIZACIONES
Para poder entender bien cuál es la diferencia entre una anulación estándar y una anulación negativa ejemplificaremos con la anulación de documentos.
Ejemplos Anulación Normal vs. Anulación Negativa
ANULACIÓN NORMAL:
¿Qué es?: Es el proceso de revertir un documento contable que se ha registrado con errores.
Ejemplo:
Imagina que registraste un ingreso por error de USD 8.500 en marzo (periodo 3). Para corregirlo, anulas este documento.
En los Reportes: En el reporte de saldos (FS10N), verás el ingreso original de USD 8.500 en el debe y la anulación de USD 8.500 en el haber. Esto significa que el reporte mostrará ambos movimientos, pero el saldo final no cambia.
ANULACIÓN NEGATIVA:
¿Qué es?: Es una forma de anulación que ajusta las cifras de movimiento sin aumentar el volumen total de transacciones registradas.
Ejemplo:
Usando el mismo caso del ingreso de USD 8.500, si realizas una anulación negativa, en el reporte de saldos (FS10N) no verás ningún cambio en las cifras de movimiento. Es como si el ingreso nunca hubiera sido registrado.
En los Reportes: Aunque en la vista general del reporte no se vea el impacto, si accedes al detalle del periodo 3, encontrarás tanto el documento original como el de anulación.
La diferencia es que la anulación negativa resta el monto directamente en la columna donde se sumó inicialmente, en este caso, en el debe.
Los asientos contables realizados en una anulación negativa son los mismos que en una anulación normal, pero la anulación negativa se resta de la columna correspondiente en lugar de añadirse a la columna opuesta.
Anulación Negativa Los asientos que se realizan con la anulación negativa son iguales a los asientos que se realizan con la anulación normal. Solo cambia la visualización de reportes.
TABLAS IMPORTANTES
BKPF
Es la tabla de que contiene los datos de cabecera de los documentos. En esta tabla existen varios campos que nos si un documento ha sido anulado:
STBLG - Anulado con: Indica con qué número de documento se anuló.
PSOSG - Motivo de anulación.
XREVERSAL - ID de anulación: posee tres posibles valores
- Sin valor: documento normal (no anulado)
- 1 : Documento anulado
- 2 : Documento de anulación
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Sobre el autor
Publicación académica de Aracelis Prado De Abreu, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Aracelis Prado De Abreu
Profesión: Licenciada en Administración - Venezuela - Legajo: WH18F
✒️Autor de: 90 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Consultor sap fi con sólida experiencia en el entorno sap. mi objetivo es obtener la certificación como experto en fico para mejorar mis habilidades técnicas y consolidar mi experiencia en esta área.
Certificación Académica de Aracelis Prado
