✒️SAP FI La apertura y cierre de periodos contables
SAP FI La apertura y cierre de periodos contables
UNIDAD 5 PROCESOS DE CIERRE. LECCION APERTURA Y CIERRE DE PERIODOS CONTABLES.
En las primeras lecciones hemos aprendido que todos los documentos se registran bajo una fecha de contabilización y que esta fecha determina el Periodo Contable en el cual ese documento impactará en la contabilidad.
Una vez finalizadas todas la taras de cierre de mes o del ejercicio, como contabilizaciones de deudores y acreedores, conciliaciones bancarias, devengamientos de resultados, provisiones, asientos de ajustes, etc,.. se deberán cerrar los periodos contables para evitar nuevas contabilizaciones que modifiquen los balances y se deberá abrir el periodo siguiente para habilitar las nuevas contabilizaciones.
El área logistica de SAP, tambien maneja una transación de cierre de periodo, pero es independiente de FI, pero ambas tiene que estar abierto para que se registre un movimiento. Puede ocurrir que un área no pueda no pueda registrar un movimiento de materiales por que el periodo MM se encuentre cerrado, aunque el de FI si esté abierto o viseversa.
Periodos Especiales
SAP nos proporciona cuatro periodos especiales para contabilizaciones de ajustes contables. Habitualmente son los periodos 13 a 16.
Generalmente, un ejercicio tiene 12 periodos contables. en el libro mayor se pueden definir hasta 16 períodos. Los periodos que no se requieren para periodos contables regulares, se los puede utilizar para cierre del ejercicio. Ejemplos, en el periodo 13 podemos ingresar ajustes contables, en el periodo 14 ajustes determinados por auditoria.
Con los periodos especiales se puede diferenciar las contabilizaciones correspondientes a la operatoria habitual de los ajustes. De esta manera no se castiga al periodo 12 con todos los ajustes de cierre.
Al contabilizar periodos especiales, hay que tener en cuenta lo siguiente:
- La fecha de contabilización debe estar dentro del último periodo contable regular. Es decir, la fecha de contabilización seguirá siendo Diciembre.
- El sistema no puede determinar automáticamente el periodo especial en el que se realizará la imputación. Por lo tanto, hay que especificar el periodo de cierre que se requiere en el campo Periodo en la cabecera de documento.
Finanzas/ gestión financiera/ libro mayor/ entorno/ opciones actuales/ crear / abrir y cerrar periodos contables. S_ALR_87003642
Viariante de periodos contables: a una variante se le puede asociar diferentes sociedades FI, facilitando la apertura y cierre de periodos contables. Por ejemplo la variante 1000 esta asignada a las sociedades 1000 y 3000, de esta manera, toda modificación de apertura y cierre de periodos que se realice en la variante 1000 afectará a ambas sociedades.
Clase de cuenta: para cada periodo contable que deseemos abrir o cerrar, deberemos especificar como mínimo la clase de cuenta (válida para todas las clases de cuenta).
Tambien podemos realizar un control más detallado especificando más clases de cuenta. De esta manera utilizando la clase de cuenta , cuando se introduce la fecha de contabilización en la cabecera de un documetno, el sistema verifica si se ppueden realizar contabilizaciones en el periodo contable determinado, luego cuando se introduce un número de cunta, el sistema verifica si el periodo contable esa abierto para ese tipo de cuenta
Ejemplo:
10/2010 a 11/2010
K 11/2010 a 11/2010
La clase de cuenta habilita el periodo 10 del año 2010, pero si el cierre de acreedopres ya finalizó, podría cerrarse el periodo 10 para la clase de cuenta K (acreedores) y solo permitir contabilizaciones para el periodo 11/2010.
Cuenta Desde - Hasta: podemos determinar la apertura y el cierre de los periodos contables por intervalos de cuentas. Esto significa que podríamos abrir un periodo contable para contabilizar solo en una cuenta específica.
Desde Periodo / Ejercicio: estos campos determinan cual es el periodo y ejercicio que esta habilitado para realizar contabilizaciones.
Hasta Periodo / Ejercicio: si quisiéramos tener mas de un periodo abierto en este campo debe completarse con el periodo máximo habilitado. Si solo quisiéramos tener un único periodo deberá completarse con los mismo valores que se ingresaron desde periodo / Ejercicio.
Grupo de Autorización: podemos abrir y cerrar períodos contables sólo para usuarios específicos. para esto hay que completar el campo Grupo de autorización, el valor con el cual se completa este campo a su vez deberá estar asignado en los roles y perfiles de los usuarios correspondientes.
En FI podemos tener múltiples periodos abiertos. Se puede cerrar y abrir sin ningún tipo de restricción. Sinembargo, es importante controlar el tema de los periodos abiertos para que no se contabilicen por error registraciones en periodos que no correspondan. Cuando mas cotado estén lo periodos disminuyen las posibilidades de error. Lo recomendable es tener 2 periodos abiertos el actual y el periodo anterior si es que aun no se emitido el balance.
La apertura y cierre de periodos contables es muy fácil de llevar a cabo en el sistema. En la práctica muy pocos deben tener acceso a esta transacción, ya que una vez emitidos los balances no debería poder registrarse nada más en la contabilidad.
Sobre el autor
Publicación académica de Lina Maria Acero Granados, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP SemiSenior
Lina Maria Acero Granados
Profesión: Economista - Colombia - Legajo: JP50A
✒️Autor de: 45 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Lina Acero
Disponibilidad Laboral: PartTime
