✒️SAP FI La apertura y cierre de periodos contables
SAP FI La apertura y cierre de periodos contables
UNIDAD 5 - GL : Procesos de cierre > Apertura y cierre de periodos contables.
1. APERTURA Y CIERRE DE PERIODOS CONTABLES
- La fecha de contabilización determina el Periodo Contable.
- Se debe cerrar los periodos contables, una vez finalizadas las tareas de cierre de mes, para evitar nuevas contabilizaciones que modifiquen los balances.
- Se debe abrir el periodo contable siguiente para habilitar nuevas contabilizaciones.
*** NOTA = los módulos logísticos MM, SD y PP también manejan una transacción de cierre de periodos que es independiente del módulo de FI. Para que se pueda registrar movimientos en dichos módulos y en FI, ambos periodos deben estar abiertos, si sólo uno de ellos está abierto no se podrá registrar movimientos.
1.1 PERIODOS ESPECIALES
- SAP proporciona 4 periodos especiales (13 al 16) para contabilizar ajustes contables, es decir que en el Libro Mayor se pueden definir hasta 16 periodos.
- Los periodos que no se requieren para los periodos contables regulares (1 al 12) se pueden utilizar para cierre del ejercicio. EJEMPLO: Periodo 13 = para ingreso de ajustes contables; Periodo 14 = para ingreso de ajustes de auditoría.
- Permite diferenciar los ajustes de las contabilizaciones correspondientes a la operatoria habitual y así no se castiga al periodo 12 con todos los ajustes de cierre.
*** NOTA = para registrar períodos especiales: 1) La "fecha de contabilización" debe estar dentro del último periodo contable regular (12 - Diciembre), y 2) SAP no determina automáticamente el periodo especial, se requiere ingresar el que se desea (13 al 16) en el campo "Periodo" en la cabecera del documento.
1.2 ABRIR Y CERRAR PERIODOS CONTABLES
a) Se ingresa a la transacción S_ALR_87003642 o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / Entorno / Opciones Actuales / Crear.
b) La pantalla contiene los siguientes datos:
° Variante de periodo contable ~~ se le puede asociar a diferentes sociedades FI facilitando la apertura y cierre de periodos contables. EJEMPLO: la variante "1000" (Variante Sociedades E-SAP) está asignada a las sociedades 1000 y 3000, la modificación de apertura o cierre de periodos realizada a dicha variante afectará a ambas sociedades.
° Clase de cuenta (o enmascaramiento) ~~ se especifica como mínimo la clase de cuenta " + " ("MÁS" = con validez para todas las clases de cuentas). Se pueden especificar más clases de cuenta para un mayor control (A= activos fijos, D= deudores, K= acreedores, M= material, S= cuentas de mayor y V= cuentas contrato).
*** NOTA = cuando se introduce la "fecha de contabilización" en la cabecera de un documento, el sistema verifica si se pueden realizar contabilizaciones en el periodo contable determinado, luego cuando se introduce un "número de cuenta", el sistema verifica si el periodo contable está abierto para ese tipo de cuenta. EJEMPLO: la clase "+" tiene abierto el periodo 10/2010 al 11/2010 y la clase "K" tiene abierto 11/2010 al 11/2010. Si el cierre de acreedores ya finalizó, podría cerrarse el periodo 10 para "K" y solo permitir contabilizaciones en el periodo 11.
° De / A cuenta ~~ determina la apertura y cierre de los periodos por intervalos de cuentas. EJEMPLO: se podría abrir un periodo contable para contabilizar solo en una cuenta específica.
° De período / Ejercicio ~~ determina el periodo y ejercicio habilitado. EJEMPLO: 12/2010.
° A período / Ejercicio ~~ para más de un periodo abierto se completa con el "periodo máximo habilitado". Si sólo se desea un único periodo se completa con el mismo valor ingresado en "De período / Ejercicio". EJEMPLO: 12/2019.
° Grupo de autorización ~~ abrir o cerrar períodos contables sólo para usuarios específicos. El valor del campo a su vez deberá estar asignado en los "roles y perfiles" de los usuarios correspondientes.
*** NOTA = En FI se pueden tener múltiples periodos abiertos, se pueden abrir y cerrar sin restricciones. Sin embargo es importante controlar los períodos abiertos para evitar registraciones erróneas. RECOMENDACIÓN : tener solo dos periodos abiertos, el actual y el anterior si aún no se ha cerrado el balance.
*** NOTA = en la transacción sólo se deben completar las dos primeras columnas "De / A periodo/ejercicio" si no se utiliza la funcionalidad de Grupos de Autorización, caso contrario se completan las siguientes dos. EJEMPLO: en las primeras columnas está abierto el mes de Febrero y en las segundas columnas el mes de Enero a Febrero y el Grupo de Autorización 1000. Entonces todos los usuarios que tengan asignado en su perfil el grupo 1000 podrán ingresar contabilizaciones en Ene y Feb, y los usuarios que no lo tengan asignado sólo contabilizarán en Feb.
Agradecimiento:
Ha agradecido este aporte: Patricia Garcia Gonzalez
Sobre el autor
Publicación académica de Jorge Luis Farelo Rocha, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Jorge Luis Farelo Rocha
Profesión: Contador Público - Colombia - Legajo: JA14R
✒️Autor de: 74 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Lograr el manejo de las diferentes transacciones del modulo de sap fi. aprender a realizar reportes,parametrizaciones de la herramienta practicar lo aprendido en mi carrera profesional a través de sap
Certificación Académica de Jorge Farelo
