✒️SAP FI La funcionalidad del Desglose de documentos
SAP FI La funcionalidad del Desglose de documentos
UNIDAD 7: NEW GL - NUEVA CONTABILIDAD DE LIBRO GENERAL
LECCIÓN: FUNCIONALIDAD DEL DESGLOSE DE DOCUMENTOS
En esta lección, exploraremos la funcionalidad del desglose de documentos y su aplicación en la contabilidad.
1. DESGLOSE DE DOCUMENTOS
La nueva contabilidad introduce el desglose de documento (Document Splitting), una funcionalidad que permite la apertura de las posiciones que forman un asiento contable según las características de imputación. Este proceso ocurre exclusivamente en la vista de libro mayor.
2. MOTIVOS PARA EL DESGLOSE DE DOCUMENTO
El segmento, como nueva característica de imputación, permite segmentar un balance. Las normas internacionales a menudo exigen información desglosada por segmentos.
Las empresas pueden personalizar el uso del campo segmento para satisfacer sus necesidades de información. Por ejemplo, una empresa agrícola ganadera podría asignar un segmento para la agricultura y otro para la ganadería.
Es crucial que cada registro de un documento incluya un segmento para crear balances por segmento. Si se opta por obtener balances por otras características, como división o centros de beneficios, estas también deben estar presentes en todas las líneas del documento.
Ejemplo de registración de documento de acreedor:
Cuando se registra una factura de gastos en el sistema de contabilidad, esta puede asignarse a diferentes cuentas de gastos o a una única cuenta de gastos. Sin embargo, incluso si se utiliza una sola cuenta de gastos, la factura puede tener una apertura diferenciada en cuanto a segmentos o centros de costos.
Cuando se registra un comprobante de una factura de gastos, la apertura se refiere a la distribución del gasto en las cuentas de resultados específicas, como pueden ser gastos de oficina, gastos de viaje, o cualquier otra categoría de gastos operativos. Esto permite que la empresa clasifique y rastree sus gastos de manera efectiva para análisis financieros y contables.
Sin embargo, esta apertura detallada no se aplica a la cuenta de acreedor ni a las cuentas de impuestos. La cuenta de acreedor solo reflejará el monto total de la factura pendiente de pago, sin desglosar los gastos por categorías. De manera similar, las cuentas de impuestos mostrarán el monto total de los impuestos asociados con la factura, sin detalle por segmento o centro de costos.
El desglose de documentos no debe modificar el procedimiento operativo de registro de documentos. El usuario registra el acreedor una sola vez, y al emitir balances contables de segmentos, la cuenta de acreedores reflejará el saldo correspondiente a las contabilizaciones del segmento específico.El proceso de desglose de documentos en la contabilidad es una función que permite asignar las transacciones a segmentos específicos para un análisis financiero detallado. Sin embargo, este proceso está diseñado para ser transparente y no debe complicar ni cambiar la forma habitual en que los usuarios registran los documentos.
Cuando un usuario registra una factura de un acreedor, lo hace una sola vez, sin necesidad de preocuparse por la asignación a múltiples segmentos en ese momento. Por ejemplo, si un usuario registra una factura en el segmento A, la cuenta de acreedores reflejará el saldo correspondiente a ese segmento, digamos $4,760.00, que es la parte proporcional asignada al segmento A.
No obstante, cuando se requiere un listado de partidas individuales de la cuenta del acreedor, se muestra el importe total de cada factura, sin mostrar cómo se divide entre los diferentes segmentos. Esto es crucial para mantener la claridad en los registros de deudas, donde el usuario debe poder ver que se debe una factura por $11,900.00 en total, independientemente de cómo se haya distribuido entre los segmentos.
En resumen, el desglose de documentos es una herramienta de contabilidad que enriquece el análisis financiero sin alterar los procedimientos estándar de registro de transacciones. Esta funcionalidad se manifiesta en la vista de libro mayor, donde se requiere una visión más analítica, pero se mantiene al margen en la vista de entrada, donde prevalece la simplicidad y la claridad en la presentación de las obligaciones financieras.
3. TIPO DE DESGLOSE
El desglose de documentos se realiza en tres fases:
Partición Activa (basada en reglas):
El sistema divide los documentos según reglas de partición definidas por parametrización, que varían según la operación contable.
Estas reglas se configuran de antemano en el sistema (lo que se conoce como parametrización) y pueden variar dependiendo del tipo de operación contable que se esté realizando. Por lo tanto, la Partición Activa asegura que cada transacción se registre en el segmento correcto de manera automática y coherente, lo que facilita la precisión en los informes financieros y el cumplimiento de las normativas contables.
Partición Pasiva:
Durante una compensación, como un pago, se heredan las características de imputación de las partidas originales para el desglose.
En este paso, las características de imputación de las partidas originales se transfieren automáticamente a la transacción de compensación. Esto significa que si una factura se ha registrado en diferentes segmentos, como Marketing y Logística, al realizar el pago de esa factura, el sistema contable asignará proporcionalmente el pago a los mismos segmentos.
Por ejemplo, si la factura de gastos de publicidad y transporte que mencionamos antes se paga, el sistema dividirá el pago entre las cuentas bancarias asignadas a Marketing y Logística, según los segmentos donde se registraron originalmente los gastos. De esta manera, el desglose de documentos refleja consistentemente la asignación de costos y pagos a través de toda la contabilidad, manteniendo la precisión en los informes financieros por segmento.
Compensación de Líneas / Formación de Saldo cero:
Es un concepto contable que se utiliza para asegurar que todas las transacciones dentro de un documento mantengan un equilibrio. Esto significa que si una característica específica, como un segmento o centro de costos, se ha configurado para equilibrar las cuentas, el sistema contable generará automáticamente entradas adicionales para asegurar que la suma de las transacciones bajo esa característica sea cero.
Por ejemplo, si en un documento contable se registra una factura de gastos que se divide entre dos segmentos, y uno de ellos termina con un saldo positivo, el sistema creará una entrada de compensación en el otro segmento para equilibrar la cuenta. Esto es importante porque en contabilidad, cada transacción debe estar balanceada para que los débitos y créditos coincidan.
En cuanto a la configuración de las reglas para la partición activa, se trata de las instrucciones que le dan al sistema cómo realizar el desglose de documentos. Si hay situaciones donde una transacción no puede ser desglosada correctamente debido a la falta de información o a una configuración inadecuada, se debe establecer una constante por defecto. Esta constante actuará como un valor predeterminado para completar la partición y mantener el equilibrio del documento.
En resumen, la compensación de líneas y la formación de saldo cero son mecanismos que garantizan la integridad y la precisión de los registros contables, asegurando que cada documento refleje un balance adecuado de acuerdo con las normas contables.
Las reglas para la partición activa y la configuración de una constante por defecto se abordarán en la siguiente lección.
Herencia: El concepto de Herencia en la contabilidad de documentos se refiere a cómo ciertas características de una transacción se transfieren automáticamente a otras partes relacionadas del mismo documento. En el contexto de la partición de documentos, la herencia asegura que las características definidas en una parte del documento se apliquen consistentemente a todas las partes relevantes.
Por ejemplo, si tienes una factura de un acreedor que incluye gastos con características específicas, como un segmento de negocio o un centro de costos, estas características se "heredan" en las líneas de contabilidad del acreedor y de impuestos asociadas con esa factura. Esto significa que cuando se registra la factura en el sistema contable, no solo la cuenta de gastos reflejará el segmento o centro de costos, sino que también las cuentas del acreedor y de impuestos mostrarán esa misma información.
Esta herencia es importante porque proporciona una visión completa y precisa de cómo una transacción afecta a diferentes partes de la contabilidad. Facilita el seguimiento de los costos y los ingresos a través de diferentes áreas de la empresa y asegura que los informes financieros sean coherentes y cumplan con las normativas contables. La configuración de la herencia se realiza en el sistema para que este proceso sea automático y no requiera entrada manual adicional por parte del usuario.
4. MODO EXPERTO
El Modo Experto es una funcionalidad avanzada en sistemas de contabilidad como mySAP ERP 2005, que permite a los usuarios revisar y analizar las transacciones antes de que se finalicen en el sistema. Aquí se explica detalladamente:
- Simulación de Vistas: Antes de que una transacción se contabilice oficialmente, el Modo Experto permite simular cómo se verá tanto en la vista de entrada (la forma en que se ingresan los datos) como en la vista de libro mayor (la representación de la transacción en los registros contables). Esto es útil para verificar que todo esté correcto.
- Análisis de Errores: Antes de "grabar" o guardar el documento en el sistema, el Modo Experto permite identificar y corregir errores. Esto puede incluir errores en la asignación de segmentos, centros de costos, o cualquier otro aspecto que podría causar que la transacción sea cancelada más adelante.
- Datos Detallados de la Partición de Documentos: El Modo Experto proporciona una vista detallada de cómo se desglosará el documento según las reglas de partición activa y pasiva. Esto significa que puedes ver exactamente cómo se asignarán los gastos a diferentes segmentos o centros de costos antes de que la transacción se haga oficial.
En resumen, el Modo Experto es como una vista previa y una herramienta de diagnóstico que ayuda a asegurar que las transacciones se registren correctamente en el sistema, evitando problemas futuros y garantizando la precisión en la contabilidad.
Sobre el autor
Publicación académica de Aracelis Prado De Abreu, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Aracelis Prado De Abreu
Profesión: Licenciada en Administración - Venezuela - Legajo: WH18F
✒️Autor de: 93 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Consultor sap fi con sólida experiencia en el entorno sap. mi objetivo es obtener la certificación como experto en fico para mejorar mis habilidades técnicas y consolidar mi experiencia en esta área.
Certificación Académica de Aracelis Prado
