✒️SAP FI La gestión de documentos
SAP FI La gestión de documentos
LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
1 - Visualizar documentos
Los documentos grabados en SAP se pueden visualizar de forma individual o mediante un reporte.
FB03 Finanzas Gestión financiera Libro Mayor Documento Visualizar.
La pantalla nos solicita los datos claves para acceder a un documento: N° de documento - Sociedad - Ejercicio.
Si no contamos con los datos, podemos presionar en "Lista de documentos" para acceder a un reporte que nos permite ingresar filtros que delimiten los documentos que traerá el reporte, al ejecutar, nos arroja un listado con los documentos que cumplen las condiciones que ingresamos en los parámetros de selección, mostrando sólo los datos de cabecera.
Ingresamos al documento deseado, y visualizaremos un resumen de documento con los principales datos de cabecera y los datos de posición.
En el resumen podemos encontrar:
Visualizar/Modificar: pasa de modo visualización a modificación y viceversa.
Visualizar otro documento: abre una ventana emergente para cambiar de documento.
Seleccionar posiciones: nos permite ver una posición con información más detallada
Seleccionar cabecera (sombrerito): permite visualizar los datos de cabecera completos, los ingresados por el usuario y los que se completan automáticamente al contabilizar un documento.
Moneda de visualización: visualizar el documento en las distintas monedas configuradas para la sociedad .
- Moneda de Visualización: en la que se registró la operación, puede ser la moneda local o una moneda extranjera.
- Moneda Local: es la moneda en la cual la sociedad administra su contabilidad.
- Moneda de grupo y Moneda fuerte: monedas paralelas en las cuales se contabilizan todas las operaciones.
otra visualización es "Presentación preliminar", esta nos permite hacer una impresión del documento:
Menú Documento Presentación preliminar.
en esta vista, podemos observar los datos de cabecera válidos para todo el documento y las posiciones que forman parte del mismo.
Las columnas muestran los datos correspondientes a posiciones modificables (ej: texto) y/o ocultar los que no son necesarios utilizando los íconos de seleccionar o modificar Layout (distribución).
íconos para modificar Layout (disposición de columnas):
se abre una ventana con las columnas que se visualizan (izquierda) y las ocultas (derecha), con las flechas bidireccionales podemos pasar campos de un lado a otro según la necesidad, podemos elegir el orden y la longitud de las columnas.
Luego, podemos grabar la disposición seleccionada con los íconos:
se abre una ventana que solicitará una clave y denominación que identifique el Layout, si a la clave se le antepone una / , significa que este Layout es válido para todos los usuarios, para que sea solo del usuario que lo crea, no se tiene que colocar la barra y se tilda la opción Especifico Usuario.
cuando entramos a una transacción y deseamos ver una disposición distinta a la que trae el sistema por defecto, debemos seleccionar la disposición presionando el ícono Seleccionar Layout:
Según el reporte o transacción, podemos encontrar el siguiente icono con tres opciones (modificar, grabar y seleccionar layout).
Gestionar modificaciones: permite borrar o modificar disposiciones existente, también elegir la disposición que aparecerá por defecto.
2 - Modificar documentos
se pueden modificar documentos contabilizados, los campos habilitados para modificar, dependen de la configuración.
se pueden modificar a nivel cabecera o posiciones.
FB02 Gestión financiera Libro Mayor Documento Modificar
el acceso es igual que a FB03, En este caso, se habilitan los campos editables.
Primero aparece el resumen del documento, presionando el sombrerito, accedemos a la ventana para modificar los datos de cabecera, se puede modificar el campo referencia y texto de cabecera.
Los datos como cuentas contables, importes e imputaciones adicionales no se pueden modificar.
asignación, texto de posición, condición de pago, son algunos de los campos que se habilitan para modificar.
cuando se modifican los campos, se debe grabar para que queden guardados los cambios.
3 - Modificar documento por posición
La transacción para modificar documentos por posición, nos permite realizar un filtro en la pantalla de selección para que nos muestre posiciones que cumplen con determinadas características, luego de acceder, el procedimiento es el mismo que para modificar documentos.
FB09 Finanzas Gestión financiera Libro mayor Documento Modificar posición.
4 - Visualizar modificaciones
Sap guarda un log con información de todas las modificaciones realizadas a un documento:
Campo modificado
Los valores nuevos y antiguos
El usuario que ha realizado la modificación
Fecha y hora de la modificación
el log se puede visualizar:
De forma individual: Transacción de visualización de documento: menú entorno Modificaciones de documento
el sistema nos muestra los campos que sufrieron modificaciones, hacemos doble clic sobre el campo que queremos ver y nos muestra el valor antiguo, y el nuevo. si hacemos doble clic sobre la linea de modificación, se amplia la información con respecto al usuario, fecha y hora de la modificación.
Por un reporte: Menú usuario por S_ALR_87012293
Finanzas Gestión financiera Libro Mayor Sistema de información informas para libro mayor Documento general Visualizar modificaciones documento.
aparece una pantalla que nos permite ingresar filtros para delimitar un reporte.
presionando el icono ejecutar, nos sale el reporte con los datos y modificaciones.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Maria Del Valle Carrizo, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Maria Del Valle Carrizo
Profesión: Administrativa - Argentina - Legajo: KN10J
✒️Autor de: 16 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor en SAP FI Nivel Inicial
Certificación Académica de Maria Carrizo