✒️SAP FI La gestión de documentos
SAP FI La gestión de documentos
UNIDAD 2 - TEMA 6 - GESTIÓN DE DOCUMENTOS
1. VISUALIZAR DOCUMENTOS. Transacción FB03
Ruta: Finanzas - Gestión financiera - Libro Mayor - Documento - Visualizar
A través de esta transacción se accede a la visualización individual o a través de un reporte de los documentos grabados en SAP.
En la primera pantalla, el sistema solicita los campos clave para acceder al documento: número de documento, sociedad y ejercicio.
Presionando el icono Lista de documentos se accede a un reporte que se inicia con una pantalla de selección en la que se filtran los documentos a mostrar en el reporte.
Se ejecuta el reporte y éste arroja un listado de documentos que cumplen las condiciones ingresadas en los parámetros de selección.
Los datos que se visualizan en este reporte son sólo los datos de cabecera.
Para ver el resumen del documento se ingresa el número de documento en la transacción o se hace doble clic sobre los documentos mostrados en el reporte de consulta.
Pantalla: Visualizar documento: vista de entrada
En el resumen del documento se ven los principales datos de cabecera y los datos de posición.
Principales iconos en el resumen de documentos:
- Visualizar / modificar: permite pasar del modo visualización al de modificación y viceversa.
- Visualizar otro documento: para cambiar de documento. Se abre una ventana emergente que solicita el nuevo número de documento.
- Seleccionar posiciones. Permite visualizar una posición con información más detallada. Abrirá la posición sobe la cual estemos posicionados.
Los datos adicionales que se ven en una posición dependen del grupo de status campo que posee el dato maestro de la cuenta de mayor.
- Seleccionar cabecera. Permite visualizar los datos de cabecera completo.
Los datos de cabecera contienen los datos que ingresó el usuario al momento de registrar el documento y también posee otros datos que se completan automáticamente, como son el código de transacción, autor del doc., fecha y hora de entrada.
- Moneda de visualización. Permite visualizar el asiento en las distintas monedas que tiene configurada la sociedad. Se abre una ventana emergente con las distintas monedas en las cuales se puede visualizar el doc.
- Moneda del doc.: es la moneda en la que se registró la operación. Puede ser local o extranjera.
- Moneda local: es la moneda en la cual la sociedad administra su contabilidad.
- Moneda de grupo y moneda fuerte: son las monedas paralelas en las cuales se contabilizan todas las operaciones. SAP es un sistema multimoneda y puede administrar sus libros contables hasta en tres monedas.
Desde la visualización del resumen de doc. se puede pasar a la visualización en modo preliminar, que permite hacer una impresión del documento.
Ruta: barra de Menú - Doc. - Presentación Preliminar
Dos recuadros: el primero muestra los datos de cabecera, los cuales son válidos para todo el doc. y el segundo, todas las posiciones que forman parte de un doc.
Las columnas que muestran los datos de las posiciones son modificables, se pueden ocultar. Esto se realiza con los iconos Seleccionar y Modificar Layout. Estos aparecen en muchos reportes y tienen diferentes versiones. Se puede modificar el orden de las columnas y el ancho.
La posibilidad de visualizar en Layout se puede realizar en muchas operaciones: resumen de doc. presentación preliminar, reportes o simulación de los asientos. Muchas veces en vez de utilizar el botón de monedas de visualización, se realiza un layout que muestra los importes de todas las monedas en distintas columnas. Esta disposición se graba e incluso se puede establecer como layout predeterminado.
Las columnas que se visualizan en el resumen de doc. son ajustables, se pueden ampliar o reducir o cambiar de lugar, como en un excel.
Seleccionada la disposición de las columnas, se puede grabar. Al hacerlo, se solicita una clave y una denominación que identifique al layout. En la clave, se antepone una barra/ significa que éste layout es válido para todos los usuarios, Para ser específico del usuario que lo está creando, no debe ponerse la barra y hay que tildar la opción Específico usuario.
2. MODIFICAR DOCUMENTOS. Transacción FB02
Los doc. ya contabilizados se pueden modificar, pero dependiendo de la configuración, sólo lo serán algunos campos. Se pueden modificar los datos a nivel de cabecera y a nivel de posición.
Ruta: Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Documento - Modificar
La pantalla de acceso es la misma que para la transacción FB03, pero al ingresar con el número de doc. se habilitan los campos editables.
Pantalla Resumen de doc. - icono Datos de Cabecera (sombrerito), se accede a modificar los datos de cabecera. son modificables la Referencia y el Texto de cabecera.
A nivel de posición nunca se pueden modificar los datos de Cuentas contables, importes e imputaciones adicionales.
Habitualmente, se permite modificar el campo Asignación, Texto de posición, Condición de pago y otros que estén parametrizados como modificables.
Hechos los cambios, se graba el doc.
3. MODIFICAR DOCUMENTO POR POSICIÓN. Transacción FB09
Ruta: Finanza - G.F. L.M. - Documento - Modificar posición
En SAP, al acceder a un documento, se puede visualizar un resumen del doc. (todas las posiciones), solo la cabecera del doc. o sólo una posición del doc.
La transacción que permite modificar doc. por posición, habilita la posibilidad de realizar un filtro en la pantalla de selección para que sólo se habiliten las posiciones que cumpla con determinadas características.
El procedimiento de modificación es como el visto en el punto anterior.
4. VISUALIZAR MODIFICACIONES.
Todas las modificaciones realizadas en algún doc, el sistemas las guarda en un log, siempre disponible para el usuario, con la siguiente información:
- El campo que se ha modificado.
- Los valores nuevos y antiguos.
- El usuario que ha realizado la modificación.
- Fecha y hora de la modificación.
El log de modificaciones puede visualizarse por cada doc. o a través de un reporte.
Para una visualización individual, se debe acceder a la transacción de visualización de un doc., ir al Menú Entorno, deslegar la lista y elegir la opción Modificaciones de Documento.
Para visualizar las modificaciones por medio de un reporte, se usa la transacción S_ALR_87012293
o la ruta: Finanzas - G.F. - L.M. - Sistema de información - Informes para Libro Mayor - Documento - General - Visualizar modificaciones documento
NOTA:
En cualquier pantalla del sistema, se puede hacer un duplicado de pantalla para imprimir. Clic botón Datos Locales (botón de colores) en la barra de herramientas - opción duplicado de pantalla. Clic en esta opción, el sistema enviará a la impresora, una copia de la pantalla que se está visualizando. Si la impresora está predefinida pdf. por defecto, el sistema generará la impresión en un archivo pdf.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Mar?a Isabel Ba?a Espasand?n, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Mar?a Isabel Ba?a Espasand?n
Profesión: Economista - Espa?a - Legajo: KZ17G
✒️Autor de: 144 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial
- Curso Introducción a SAP