✒️SAP FI La gestión de documentos

Gestión de Documentos.

1- Visualizar documentos

Ya sea de manera individual o a través de reporte se accede por la transacción FB03

Finanzas >> Gestión financiera >> Libro Mayor >> Documento >> Visualizar

Tenemos que completar los datos para acceder al documento :

- Documento

- Sociedad

- Ejercicio.

Si no tenemos estos datos claves, presionando el ícono Lista de Documentos, accedemos a un reporte donde podemos ingresar filtros para delimitar el reporte ( Traerá los datos de cabecera)

Haciendo clic en la transacción elegida se abre el resumen de documento , con los datos de cabecera y los de posición.

Principales íconos que encontramos en el resumen de documentos.

Visualizar/ Modificar

Visualizar otro documento . Se abre una ventana emergente para ingresar el nuevo documento.

Seleccionar posiciones : se accede a información más detallada.

Seleccionar Cabecera : contienen los datos ingresados por el usuario al registrar el documento y otros datos automáticos que genera el sistema ( código de transacción, autor del documento. fecha y hora de entrada)

Moneda de visualización. ( de acuerdo a las distintas monedas que tenga configurada la sociedad)

Moneda documento: con la que se registró la operación , ya sea local o extranjera.

Moneda Local: con la que la sociedad administra su contabilidad

Moneda de Grupo y Moneda fuerte: son las monedas paralelas en las que se contabilizan las operaciones. Sap permite administrar los libros contables hasta en tres monedas.

Presentación preliminar

Permite imprimir el documento.. Menú >> Documentos >> Presentación preliminar.

Podemos modificar la visualización con los íconos de Layout. Apretando este ícono se abren dos columnas, una con los documento que e visualizan y( izquierda) y las que están ocultas ( a la derecha) . Con las fechas bidireccionaes se pasan campos de un lado al otro. Podemos elegir el orden y el ancho de las columnas.

Nota de voz : El ícono de loyaout lo vamos a poder visualizar en múltiples documentos como en los reportes , en la vita preliminar, en la simulación de los asientos. Podemos armar un layaout para ver el importe de todas las monedas en diferentes columnas ( se puede grabar o usar como layout predeterminado) .Las columnas se pueden ajustar en el ancho y con el mouse arrastrarlas a la posición deseada..

Podemos grabar , poniendo una clave y denominación que indique el layout. Si a la clave le anteponemos la / , l layout es válido para todos los usuarios, De lo contrario tildamos la opción Específico Usuario,

Si queremos ver una disposición diferente a la que nos trae por defecto el sistema, debemos presionar el ícono Seleccionar layout..

También tenemos podemos encontrar un ícono que al desplegarlo nos permita : modificar, grabar , eleccionar layout o gestionar disposiciones ( borrar o modificar)

2- Modificar documentos

Transacción FB02

Finanzas

Gestión Financiera

Libro Mayor

Documento

Modificar

Presionando el ícono de Datos de cabecera se pueden modificar : campo Referencia y el Texto de Cabecera..

A nivel de posición nunca podrán modificarse dato como Cuentas COntables , importes e imputaciones adicionales.

Sí se pueden modificar los campos de Asignación, Texto de posición, Condición de pago , entre otros.

Para acceder , e deberá realizar doble click en alguna de las posiciones del documento y el sistema habilitará los campos modificables . Luego de hacer los cambios , se graban para guardarlos

3- Modificar Documento por posición.

En SAP se puede visualizar un resumen el documento ( todas las posiciones) , sólo la cabecera o sólo una posición del documento.

Transacción FB09 es la que nos permite modificar documentos por posición , pudiendo realizar unfiltro en la pantalla de selección.

Finanzas

Gestión Financiera

Libro Mayor

Documento

Modificar Posición

4- Visualizar Modificaciones

Sap guarda las modificaciones que se realicen en un log que se puede visualizar por cada documento o a través de un reporte, con la siguiente info:

El campo que se ha modificado

Los valores nuevos y antiguos

El usuario que ha realizado la modificación

Fecha y hora de modificación

Para visualizar de manera individual : acceder a la transacción visualización de docuemento, ir al Menú Entorno y desplegar la lista y elegir Modificaciones de Docuementos y el sistema nos muestra una pantalla con los campos modificados.. Elegimos el que nos interesa haciendo doble click y nos mostrará la info antiguo y el nuevo valor,

Si hacemos doble click sobre la línea de modificación, veremos info de quién y cuándo se realizó la modificación.

Para visualizar las modificaciones por medio de un reporte , accedemos :

Transacci{on S_ALR:_87012293

Finanzas

Gestión Financiera

Libro Mayor

Sistema de información .

Informes para Libro Mayor ( nuevo)

Documento

General

Visualizar Modificaciones Documento

Presionando el ícono de ejecutar obtenemos el reporte

NOta de voz : En sap, en cualquier pantalla del sistema tenemos la opción de hacer un duplicado de pantalla para imprimir. Haciendo un click en datos locales ( botón de color en la barra de herramientas) hay una opción duplicado de pantalla, El sistema manda a la impresora una copia de la pantalla que estamos visualizando.. Podemos configurarlo para que imprima en un formulario pdf.