✒️SAP FI La gestión de documentos

LECCIÓN 6 LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

1. VISUALIZAR DOCUMENTOS. Los documentos en SAP se visualizan de manera individual o a través de un reporte a través de la transacción FB03:

Ruta:

• Finanzas
• Gestión Financiera
• Libro Mayor
• Documento
• Visualizar

En esta pantalla se dan los datos de: Número de documento, Sociedad y ejercicio

Si no se tiene los datos, se puede ingresar a través de “Lista de documentos” con filtros que permiten delimitar los documentos en el reporte.

Con el ícono de ejecutar (reloj con palomita verde) se visualiza el listado de documentos del parámetro seleccionado. Son datos de cabecera los que se visualizan.

Ingresando con el número de docto. O dando doble clic sobre el documento de consulta se muestra el resumen de este con datos principales de cabecera y de posición.

Íconos del resumen de documentos:

(Lentes/lápiz) Visualizar / Modificar, permite pasar de un modo ver a modificar y viceversa.

(Documento/ Documento) Cambia de un documento a otro con una ventana emergente solicitando el nuevo número de docto.

Con el ícono “Seleccionar posiciones” (Lupa). Se visualiza una posición con información más detallada.

Los datos adicionales de una posición dependen del grupo status campo del dato maestro de la cta. De mayor.

Con el ícono “Seleccionar Cabecera” (sombrero) se visualizan los datos de cabecera completos.

Datos que se ingresaron al registro del documento y otros datos automáticos como: código de la transacción, autor, fecha y hora de entrada cuando se contabiliza el documento.

Moneda de visualización (2 flechas abajo con documento cada una). Visualiza el asiento en distintas monedas configuradas en la sociedad.

Se abre ventana con las monedas en las cuales se puede visualizar el documento:

• Moneda del documento: Moneda en la que se registró la operación, local o extranjera.
• Moneda local. En la cual la sociedad administra su contabilidad.
• Moneda de grupo y moneda fuerte. Monedas paralelas en las que se contabilizan todas las operaciones, SAP administra hasta tres monedas.

Desde la visualización “resumen de documento” se puede ver también “Presentación Preliminar” para impresión del documento.

Ruta:

• Barra de menú
• Documento
• Presentación preliminar

En el primer recuadro se ven los datos de cabecera y en el segundo todas las posiciones del documento.

Las columnas de los datos de posiciones se pueden mostrar u ocultar columnas, textos u ocultar datos no necesarios a través de los íconos “Seleccionar o Modificar Layout”, lo cuales se tienen en muchos reportes en diferentes versiones.

a) Modificar Layout (documento con tres pequeños documentos como exponente) Disposición de columnas.

b) Modificar Layout (Cuadrícula de varios colores) Disposición de columnas.

Cuando se selecciona uno de estos íconos se abre una ventana con campos de las columnas derecho (ocultas) e izquierdo (que se visualizan en el reporte) con flechas bidireccionales para elegir cuales y el orden de presentación.

Una vez hecha la selección de columnas se graban con los siguientes íconos:

a) Grabar Layout o disposición (documento con tres pequeños documentos como exponente)

b) Grabar Layout o disposición (cuadrícula difuminada con disco de guardar resaltado)

Con cualquiera de los dos íconos se abre una ventana que solicita clave y denominación que identifique el layout, si se antepone / (diagonal) significa que el layout es válido para todos los usuarios. Sin diagonal y tildando la opción “específico usuario” es solo para el usuario que lo creo.

Posteriormente si se desea una disposición distinta se selecciona ícono:

a) “Seleccionar layout o disposición” (documento con tres pequeños documentos como exponente).

b) “Seleccionar layout o disposición” (cuadrícula difusa con documento sobresaliente).

a) Existe también el ícono con las 3 opciones: modificar, grabar y seleccionar layout. (cuadrícula difusa con documento sobresaliente).

A través de la opción “Gestionar disposiciones” se pueden modificar o borrar disposiciones existentes o elegir la disposición que aparece por defecto.

Existen diversas maneras de acceder a la visualización de documentos, no solo desde la Tr. FB03, sino también desde reportes de partidas individuales.

1. MODIFICAR DOCUMENTOS. - Se pueden modificar documentos dependiendo de la configuración, solo son modificables algunos campos a nivel cabecera y posiciones.

Transacción FB02

o Finanzas

o Gestión Financiera

o Libro Mayor

o Documento

o Modificar

La pantalla es similar a la Tr. FB03, solo que al ingresar con el número de documento se habilitan los campos editables. La primera pantalla por default es la de “Resumen de Documento”, con el ícono datos de cabecera (sombrerito) se accede a la ventana que permite modificar datos: referencia y campo de texto de cabecera.

A nivel de posición no se pueden modificar cuentas contables, importes e imputaciones adicionales. Los datos permitidos a modificar son: asignación, texto de posición, condición de pago y otros modificables.

Para la pantalla de modificación se da doble clic en alguna de las posiciones del docto. Se debe grabar una vez hechos los cambios.

1. MODIFICAR DOCUMENTO POR POSICIÓN.

En SAP al visualizar un documento se puede ver todas las posiciones o solo la cabecera o solo una posición.

La transacción que permiten modificar un documento habilitando filtros de selección para posiciones con ciertas características es la FB09, con el procedimiento similar al anterior.

Ruta:

ü Finanzas

ü Gestión Financiera

ü Libro Mayor

ü Documento

ü Modificar Posición

1. VISUALIZAR MODIFICACIONES: SAP guarda en un log todas las modificaciones realizadas, con la siguiente información:

o El campo que se ha modificado

o Los valores nuevos y antiguos

o El usuario que realizó la modificación

o Fecha y hora de la modificación.

Puede verse por cada documento o mediante un reporte. Visualizar de manera individual desde la visualización de un documento, Menú “Entorno”, desplega lista y elegir la opción “Modificaciones de Documento”.

El sistema mostrará una pantalla con los campos modificados.

El ejemplo muestra el campo modificado de texto. Dando doble clic se observa el anterior y nuevo texto.

Con doble clic en la línea de modificación se amplía la información sobre el usuario, fecha y hora de modificación.

Para visualizar las modificaciones por medio de un reporte Tr. S_ALR_87012293

Ruta:

• Finanzas
• Gestión Financiera
• Libro Mayor
• Sistema de Información
• Informes para Libro Mayor (nuevo)
• Documento
• General
• Visualizar Modificaciones Documento

Aparece una pantalla de selección de datos que mediante filtros delimita los documentos del reporte.

Se ejecuta (ícono del reloj con la palomita verde) con datos seleccionados y emite reporte:

En SAP se puede duplicar la pantalla para imprimir, en el ícono datos locales (botón de colores) en barra de herramientas, es posible imprimir una copia de la pantalla que se está visualizando.