✒️SAP FI La gestión de documentos

Gestión de documentos:

Visualizar documentos:

Transacción FB03 Menu: Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Documento Visualizar.

Aparecerá una pantalla que nos solicita los datos claves (número de documento, sociedad, ejercicio) para acceder a un documento. O presionando el ícono Lista Documentos, se accede a un reporte que se inicia con la pantalla de selección que nos permite ingresar filtros que delimiten los documentos que mostrará el reporte.

Con el reloj ejecutamos el reporte y nos arrojará un listado con los documentos que cumplen las condiciones. Los datos que podemos visualizar en este reporte son sólo los datos de cabecera. Si ingresamos con el numero de documento en la transacción o haciendo doble clic sobre los documentos que muestra ek reporte de consutla, veremos un resumen de documento. Aca veremos los principales datos de cabecera y los datos de posición.

Iconos en el resumen de documentos:

Anteojos y Lapiz: Visualizar y Modificar: Nos permite pasar del modo visualización al modo Modificación y viceversa.

Dos cuadros superpuestos el de atras anaranjado y el de adelante blanco y una flecha que viene de atras para adelante. Visualizar otro Documento: Nos permite cambiar de documento. Al seleccionar este icono se abrirá una ventana emergente solicitando el nuevo número de documento.

Una lupa y hoja hojita abajo: Seleccionar posiciones: Nos permite visualizar una posición con información más detallada. Abrirá la posición sobre la cual estemos posicionados y nos muestra los datos de la misma. Recordemos que los datos adicionales que vemos en una posición depende del grupo de Status Campo que posee el dato maestro de la cuenta de mayor.

Sombrerito: Seleccionar cabecera: Nos permite visualizar los datos de cabecera completo. Los datos de cabecera contienen los datos que ingresó el usuario al momento de registrar el documento y también, posee otros datos que se completan de manera automática al contabilizarse el documento, como dódigo de la transacción, autor del documento, fecha y hora de entrada.

dos cuadraditos amarillas al lado del otro y una flecha azul arriba de cada uno. Moneda de Visualización: Nos permite visualizar el asiento en las distintas monedas que tiene configurada la sociedad. Al seleccionar este ícono se abrirá una ventana emergente que contiene las distintas monedas en las cuales se puede visualizar el documento.

• Moneda del documento: moneda en la que se registro la operación. Puede ser la local o una extranjera.
• Moneda local: moneda en la cual la sociedad administra su contabilidad.
• Moneda grupo y Moneda fuerte: son las monedas paralelas en las cuales se contabilizan todas las operaciones. SAP es un sistema multimoneda y puede administrar sus libros contables hasta en tres monedas.

También podemos "Presentacion preliminar" del reporte, para imprimirlo. Menu: Doc. Presentación Preliminar. Se ve en un recuadro la cabecera y en otro recuadro todas las posiciones. Las columnas que muestran las posiciones son modificables, o sea, se pueden mostrar mas o menos columnas -> Iconos "Seleccionar" o "Modificar Layout". Lo podemos grabar al Layout. Appretar el boto "Grabar Layout". Si a la clave se le antepone la barra invertida, significa que este layout es válido para todos los usuarios. Para que sea específico del usuario que lo esta creando, no debe colocarse la barra y se deberá tildar la opción "Específico Usuario". Para ver un reporte con unLayout grabado por nosotros, se deberá presionar el boton "Seleccionar Layout".

Existen diversas maneras de acceder aa laa visualización de un documento, no solo desde la transacción FB03, sino también desde reportes de partidas individuales-

2) Modificar Documentos:

Se pueden modificar documentoss que ya han sido contabilizados, sin embargo, dependiendo de la configuración, solo son modificables algunos campos. Se pueden realizar realizar modificaciones de datos a nivel cabecera y aa nivel de posiciones.

Transacción FB02. Menú: Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Documento Modificar.

La primer pantalla que aparece por default es la correspondiente al Resumen de Documento, presionando el icono de Datos de Cabecera (Sombrerito) accederemos a la ventana que permite modificar los datos de cabecera. Aquí, los datos que se pueden modificar son el campo Referencia y Texto de Cabecera.

A nivel de posición nunc apodráan modificarse datos como Cuentas Contables, importes e imputaciones adicionales. Pueden modificar Asignación, Texto de Posición, Condición de Pago. Para modificar se debe hacer doble click en alguna de las posiciones del documento. Una vez modificados los datos se deberá grabar.

3) Modificar Documento por Posición.

En SAP, cuando se accede a un documento se puede visualizar un resumen del documento (todas las posiciones), solo la cabecera o sólo una posición.

La transacción que nos permite modificar documentos por posición habilita la posibilidad de realizar un filtro en la pantalla de selección para que solo nos habilite las posiciones que cumplan con determinadas características. Luego de acceder, el procedimiento de modificación es igual. Transacción FB09 : Menu: Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Documento Modificar Posición.

4) Visualizar Modificaciones
Todas las modificaciones que se realicen en algún documento, SAP las guarda en un log. Con la siguiente info:

• Campo que se ha modificado
• Valores nuevos y antiguos
• Usuario que realizó la modificación.
• Fecha y hora de modificación.

Se puede visualizar:

• Individualmente: Vamos al documento, y Menú Entorno Modificaciones de Documento. Y debemos ir haciendo doble clic para ir viendo mas información.
• Por medio de un reporte: Transacción: S_ALR_87012293 o Menu: Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Sistema de Información Informes para Libro Mayor Documento General Visualizar Modificaciones Documento

En cualquier pantalla del sistema, podemos hacer un duplicado de pantalla para imprimir. Haciendo click en el boton "Datos Locales", hay una opción denominada "Duplicado de Pantalla" al hacer click, SAP manda a la impresora predeterminada, una copia de la pantalla que estamos visualizando.