✒️SAP FI La integración con controlling
SAP FI La integración con controlling
UNIDAD 5: CONFIGURACIÓN DE PROCESOS DE CIERRE
LECCIÓN: INTEGRACIÓN CON CONTROLLING
Esta lección proporciona una introducción al módulo de Controlling (CO) y cómo se interrelaciona con el módulo de Finanzas (FI) en SAP.
1. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA - SOCIEDAD CO:
ü Controlling es un módulo que ofrece herramientas para preparar y analizar datos operativos, esenciales para la toma de decisiones empresariales y la gestión.
ü Cubre todas las funciones para un control efectivo de costos e ingresos, abarcando todos los aspectos del control de gestión.
Sociedad CO: Es una unidad organizativa de una empresa que actúa como un sistema contable cerrado, específicamente para la contabilidad de costes.
Detalles Importantes:
- Una Sociedad CO puede incluir una o varias Sociedades FI.
- Las Sociedades FI dentro de una Sociedad CO pueden operar en distintas monedas.
- Es necesario que las Sociedades FI agrupadas en una Sociedad CO compartan el mismo plan de cuentas operativo y sigan la misma variante de ejercicio fiscal.
- Las operaciones de imputaciones internas se limitan a los objetos dentro de la misma Sociedad CO.
2. DATOS MAESTROS EN EL MÓDULO DE CO
El módulo de Controlling (CO) en SAP es esencial para la gestión de datos maestros, que varían según las necesidades de información de la empresa. La conexión clave entre CO y el módulo de Finanzas (FI) se establece a través de las clases de costos.
Clases de Costo Primarias
- Son objetos de coste en Conrolling que corresponden directamente con las cuentas de gastos o ingresos del plan de cuentas.
- Una clase de costo primaria actúa como un reflejo de una cuenta de mayor en la contabilidad de costos, compartiendo el mismo código.
- Solo se pueden crear si y solo si la cuenta correspondiente existe en el plan de cuentas.
- Estas cuentas son vitales para planificar y registrar costos comprometidos o reales, y son fundamentales para entender la naturaleza de los gastos o ingresos.
- Los valores en las clases de costo afectan directamente al objeto de coste relacionado, como un centro de coste o una orden, facilitando el análisis detallado de los costos.
Clases de Costo Secundarias
- Son objetos de coste en CO que no se vinculan directamente con cuentas contables específicas de gastos o ingresos.
- Se utilizan para realizar contabilizaciones propias del módulo de Controlling (CO). Funcionan como cuentas intermedias para distribuir costos entre varios centros de coste u órdenes, especialmente si se han asignado inicialmente a un centro u orden de manera genérica o incorrecta.
- Solo se pueden crear y gestionar dentro de CO y son cruciales para representar los flujos de valores internos, como los subrepartos entre centros de coste u órdenes.
- Al intentar crear una clase de costo secundario, el sistema verifica la existencia de una cuenta correspondiente en FI; si existe, no se permite la creación en CO.
- Estas clases no son parte del plan de cuentas y se establecen en un rango de numeración exclusivo para ellas.
Transacciones Relevantes
ÿ KA01: Crear clases de costo primaria
ÿ KA02: Modificar clases de costo primaria
ÿ KA03: Visualizar clases de costo primaria
ÿ KA06: Crear clases de costo secundaria
Grupo de Clases de Costo
En SAP, las clases de costo, ya sean primarias o secundarias, se pueden organizar en grupos según criterios específicos para satisfacer distintas necesidades como reportes y procesos contables. Cada grupo de clases de costo se identifica con un nombre único y contiene clases de costo individuales o un rango de ellas.
Transacciones
- KAH1: Para crear grupos de clases de costo primaria.
- KAH2: Para modificar grupos de clases de costo primaria.
- KAH3: Para visualizar grupos de clases de costo primaria.
Centros de Costo
Un Centro de Costo es una unidad organizativa dentro de una sociedad CO que define un lugar específico de generación de costos. Estos centros permiten una asignación detallada de gastos generales y son esenciales para el control interno de costos.
Los centros de costos se caracterizan por:
- Ser clasificados según criterios definidos.
- Tener un responsable asignado.
- Coincidir generalmente con Sectores, Departamentos o Áreas específicas.
- Actuar como colectores de gastos.
- Clasificarse de acuerdo con la unidad de negocio correspondiente.
- Tener un responsable designado, como un gerente o jefe de área.
- Agruparse en una jerarquía estándar dentro de la empresa.
Transacciones Importantes
- KS01: Para crear Centros de costo.
- KS02: Para modificar Centros de costo.
- KS03: Para visualizar Centros de costo.
Jerarquía Estándar de Centros de Costo
La jerarquía de centros de costo en SAP representa la estructura organizativa de una sociedad CO desde la perspectiva de Controlling. Esta jerarquía incluye todos los centros de coste de un período específico, reflejando la estructura completa de la empresa.
Los centros de coste se pueden combinar con grupos de centros de costo y organizar en jerarquías de centros de coste de dichos grupos combinándolos de modo que reflejen las áreas de decisión, responsabilidad o gestión.
Transacciones para la Jerarquía
- OKEON: Para modificar la Jerarquía Estándar.
- OKENN: Para visualizar la Jerarquía Estándar.
Órdenes Internas en CO
Las órdenes internas son herramientas clave dentro del módulo de Controlling (CO) en SAP, diseñadas para una gestión detallada de costos. Estas órdenes facilitan la planificación y el seguimiento de los gastos asociados con actividades específicas dentro de una organización. Ofrecen una visión operativa más granular que la simple asignación a Centros de Costo y son utilizadas durante un periodo definido para proyectos o tareas concretas.
Su función principal es:
- ü Planificar: Establecer presupuestos y expectativas de costos para operaciones específicas.
- ü Agrupar: Consolidar costos relacionados para un análisis cohesivo.
- ü Analizar: Examinar los costos incurridos para obtener información de valor y optimizar el gasto.
- ü Liquidar: Asignar los costos acumulados a los objetos de costos pertinentes al finalizar la operación.
Las órdenes internas son, por tanto, elementos temporales que proporcionan una capa adicional de control y visibilidad sobre los costos operativos, más allá de la contabilidad general de costos en Centros de Costo.
Tipos de Órdenes Internas:
- Órdenes Estadísticas: Utilizadas para un análisis más detallado de los gastos en Centros de Costos por un concepto determinado. No se liquidan, ya que los gastos se asignan directamente a un Centro de Costo.
- Órdenes Reales: son objetos de imputación que acumulan costos temporales para un concepto específico. A través de la liquidación, los costos se reasignan al objeto definitivo, como un centro de costo o un activo fijo.
- Gestión de Órdenes Internas en SAP:
- Control completo del ciclo de vida de las órdenes internas, desde su creación hasta la liquidación y archivo.
- Posibilidad de gestionar compromisos de gastos anticipados para costos futuros aún no especificados.
Transacciones para Órdenes Internas:
- KO01: Crear Órdenes Internas
- KO02: Modificar Órdenes Internas
- KO03: Visualizar Órdenes Internas
Las órdenes internas pueden agruparse para facilitar la generación de informes y la gestión de distribuciones y subrepartos.
Centros de Beneficio
ü Un centro de beneficio es una división interna que permite rastrear la rentabilidad de diferentes áreas de la empresa. De esta forma se vinculan todos sus ingresos y costos al centro de beneficio.
ü Cada unidad operativa, como plantas o proyectos, se puede vincular a un centro de beneficio para monitorizar sus ingresos y costos.
Objetivo de la Contabilidad de Centros de Beneficio:
Determinar la rentabilidad de áreas específicas de gestión dentro de la empresa.
Transacciones para Centros de Beneficio:
- KE51: Crear Centros de Beneficio
- KE52: Modificar Centros de Beneficio
- KE53: Visualizar Centros de Beneficio
Existe una jerarquía estándar para los centros de beneficios, similar a la de los centros de costos.
Transacciones para la Jerarquía de Centros de Beneficio:
- KCH5N: Modificar Jerarquía Estándar
- KCH6N: Visualizar Jerarquía Estándar
3. OPERACIONES CLAVE EN EL MÓDULO DE CO
El módulo de Controlling (CO) en SAP es una herramienta poderosa que permite realizar una variedad de operaciones financieras. Estas operaciones son cruciales para la contabilidad de centros de costos, órdenes internas y centros de beneficios. A continuación, se detallan algunas de las operaciones más comunes:
Traspasos Periódicos
- Permiten ajustar las contabilizaciones en los centros de coste o en las órdenes de CO, que suelen provenir de los módulos de Finanzas (FI) o de Gestión de Materiales (MM).
- Al cierre de un período, se reasignan los costos acumulados a los centros de coste responsables mediante claves de usuario (valores fijos, estadísticos, porcentajes, etc.).
- Se mantiene la clase de coste original y primaria en el proceso.
- Requieren la definición de ciclos que contienen los parámetros del proceso de traspaso, incluyendo los objetos de costos emisores y receptores y las reglas de traspaso.
Distribuciones
ü Facilitan la asignación analítica de costos entre distintos objetos según criterios predefinidos, conservando la naturaleza de la imputación primaria.
ü A diferencia de los traspasos periódicos, las distribuciones son aplicables tanto a costos planificados como reales.
Subrepartos
- Son métodos para distribuir costos primarios y secundarios, tanto reales como planificados, desde centros emisores a receptores.
- Utilizan clases de coste secundarias para transferir los gastos, evitando la mezcla de gastos propios del centro con los distribuidos.
- Los detalles de los subrepartos se documentan internamente en CO.
Al igual que con los traspasos periódicos y las distribuciones, los subrepartos requieren la definición de ciclos que establecen los parámetros del proceso, incluyendo los objetos de costos involucrados y las reglas de distribución.
Valores Estadísticos
- Son referencias utilizadas para imputaciones periódicas o para generar ratios en informes.
- Sirven como base para subrepartos, traspasos periódicos y distribuciones.
- Deben crearse primero como datos maestros y luego registrarse los valores para cada centro de costo.
- Son fundamentales en la configuración de los ciclos de distribución y subrepartos.
Transacciones Relevantes
ÿ KK01: Para crear Valores Estadísticos.
ÿ KK02: Para modificar Valores Estadísticos.
ÿ KK03: Para visualizar Valores Estadísticos.
Sobre el autor
Publicación académica de Aracelis Prado De Abreu, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Aracelis Prado De Abreu
Profesión: Licenciada en Administración - Venezuela - Legajo: WH18F
✒️Autor de: 90 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Consultor sap fi con sólida experiencia en el entorno sap. mi objetivo es obtener la certificación como experto en fico para mejorar mis habilidades técnicas y consolidar mi experiencia en esta área.
Certificación Académica de Aracelis Prado
