✒️La metodología ASAP

LA METODOLOGÍA ASAP

Esta metodología fue diseñada para ayudar a sus clientes y partners (consultoras) a realizar una implementación rápida y de bajo costo.

Esta metodología permite:

• Minimizar el tiempo de la instalación y arranque productivo.
• Maximizar la utilización de los recurso (de clientes y partners).
• Incorporar un esquema de entrenamiento orientado a los procesos.
• Obtener resultados en un “modelo de procedimientos” que puede ser usado en otras implementaciones en el cliente
• Involucrar y lograr una pronta aceptación del sistema por parte de los usuarios.

La metodología ASAP contempla las siguientes fases:

Fase I: La Preparación de Proyecto:

En esta fase, el equipo del proyecto se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, se completará el plan del proyecto de alto nivel y se revisará el esquema del hardware necesario. El proyecto se inicia oficialmente con una reunión de lanzamiento donde no sólo estará el equipo del proyecto y los consultores del implementador, sino que también participan otros miembros claves de la empresa. Este arranque preparará un escenario propicio para el proyecto destacando su importancia con los objetivos de la compañía.

Fase II: Los Planos del Negocio (Business Blueprint):

EL propósito de esta fase es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplirlas. En una reunión de Revisión Ejecutiva, se discuten las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel.

Otros requerimientos más detallados serán discutidos durante reuniones de trabajo de revisión de cada uno de los procesos de negocio. Las reuniones de Revisión Ejecutiva y de los procesos de negocio serán conducidas por los consultores del implementador.

Para asegurar que quedó todo claro y que se incluyeron a todos los involucrados en el proyecto, se preparará un “Plano” del estado futuro y será presentado a sus ejecutivos para la aprobación del mismo. Este plano consistirá en un diagrama de la estructura de la empresa, además del primer borrador de la definición de los procesos de negocio que usará la compañía; ambos se presentarán en forma escrita y de diagrama. Con la elaboración de los planos se finalizará el alcance detallado del proyecto.

Estos BBP Como consultores debemos relevar exhaustivamente todos los procesos de la compañía, realizar minutas de reunión después de cada relevamiento para ir marcando los principales lineamientos y acuerdos con los usuarios. Estas minutas se pueden usar como punto de partida para armar los Planos (Blueprint o BBP). Se debe elaborar un Blueprint por cada submódulo de FI ya que en cada uno participan diferentes usuarios y dependiendo del tamaño del proyecto puede haber más de un consultor FI.

Fase III: La Realización:

Durante esta fase, el equipo del proyecto y los consultores, se separará para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistirá al entrenamiento de SAP. El entrenamiento se organizará alrededor de procesos de negocios para tener un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema.

Mientras el equipo del proyecto está en entrenamiento, los consultores configurarán loas procesos de negocio definidos en los “planos aprobados”. El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los datos maestros y deberá soportar un flujo integrado de todos los procesos del sistema.

La configuración de cada proceso será dividida en ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados. Los flujos de procesos de negocios son configurados junto con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad. Estos ciclos son clave para el seguimiento de los puntos clave para proar y simular partes específicas de los procesos del negocio. Este enfoque permite tener una retroalimentación inmediata, así como el involucramiento de toda la organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Durante los ciclos, el equipo del proyecto del cliente estará trabajando estrechamente con los consultores del implementador para definir los escenarios específicos del negocio y las condiciones de excepción. Esto asegura la máxima transferencia de conocimientos permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuración de los procesos de negocio mientras pone a punto el sistema para tomar en cuenta procesos comunes de negocios.

De forma paralela se van desarrollando y probando los programas de interface y conversión, así como los reportes especiales.

Fase IV: La Preparación Final:

En esta fase se terminan las pruebas finales del sistema, se entrena a los usuarios finales y se llevan los datos y el sistema al ambiente productivo. Las pruebas finales consisten en probar los procedimientos, programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interface a los sistemas actuales, hacer pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación del usuario final.

Para entrenar a los usuarios finales, el equipo del proyecto entrenará a usuarios clave (Key Users) usando un método de “Entrenar al entrenador”. Este método ayudará a ganar la aceptación de los usuarios finales, así como la construcción de una base de conocimiento para soporte propio de los reportes en línea y futuras mejoras al sistema.

Otro propósito de esta fase es crear una estrategia para la Puesta en Marcha. Este plan específicamente identifica la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoría y una estructura de soporte al equipo del proyecto.

El último paso de esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del Sistema SAP ERP.

Las pruebas integrales son esenciales para el éxito de la salida en productivo. Los usuarios claves deben estar comprometidos con el proyecto y hacer diversas pruebas de escenarios con distintas variables de acuerdo con la realidad de sus procesos. Mientras más pruebas haya, más se podrá hacer ajustes al sistema y a su vez esto genera un mayor entendimiento del sistema. Es ,uy importante un buen entendimiento de los usuarios clave, ya que ellos son quienes darán el soporte a los usuarios finales.

Fase V: El Arranque Productivo y Soporte:

Inmediatamente luego de la puesta en marcha, se debe revisar el sistema y afinar para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado. Este proceso involucra no solamente verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.

El último paso en el proceso involucra la medición de los beneficios que brinda el nuevo sistema al negocio.