✒️SAP FI Las características del grupo de cuentas
SAP FI Las características del grupo de cuentas
Las cuentas de mayor poseen dos segmentos diferenciados que nos permitirán descentralizar la administración de las cuentas.
Segmento Plan de Cuentas
Contiene información básica de las cuentas y estos datos son válidos para todas las sociedades. Los campos mas importantes que se encuentran en el segmento son:
- Número de cuenta de mayor
- Denominación
- Si es de patrimonio o resultado
- Grupo de cuentas
Al momento de crear una cuenta de mayor en el segmento de Plan de Cuentas, es muy importante la selección que hagamos del Grupo de Cuentas, ya que el mismo define el status campo que estará presente en la creación de cuenta de mayor.
Segmento Sociedad
Para que una cuenta del plan de cuentas se pueda utilizar en una sociedad, se debe crear el segmento de sociedad.
El segmento de sociedad contiene información que se refiere exclusivamente a la sociedad en cuestión. Con esta información se controla la contabilización de documentos y la gestión de datos de la contabilidad. En este segmento se encuentran, por ejemplo:
- Moneda en que se gestiona la cuenta
- Clasificación Fiscal
- Si se administra por partidas abiertas o solo individuales
- Muchos mas que se verán más adelante
El segmento de sociedad en conjunto con el segmento del plan de cuentas, forman la cuenta de mayor que utilizaremos para registrar documentos contables.
Las cuentas pueden clasificarse por medio del Grupo de cuentas.
El grupo de cuentas reúne cuentas que tienen la misma función en la contabilidad general, por ejemplo, Bancos, Deudores, Activos, Ganancias o Pérdidas, etc.
El grupo de cuentas es un dato que se encuentra en el segmento plan de cuentas y tiene dos funciones importantes:
- Determinar el status campo del dato maestro de la cuenta: recordemos que el status campo es lo que determina que datos son obligatorios, opciones o permanecen ocultos. De esta manera, para cada grupo de cuentas que se dé de alta en un plan de cuentas se determinan los campos necesarios. Por ejemplo, si se trata de una cuenta de bancos, el campo banco propio debe ser un dato obligatorio, sin embargo, si se trata de una cuenta de resultados, el campo banco propio podría estar oculto
- Define el rango de números: se puede crear para cada grupo un rango de números diferentes. Estos rangos pueden llegar a solaparse o incluso puede asignarse el mismo rango a todos los grupos de cuentas.
Todo lo relacionado al grupo de cuentas lo haremos desde un mismo punto de customizing.
- OBD4 – IMG – Gestión Financiera (Nuevo) – Contabilidad principal – Datos Maestros – Tratamiento Inicial – Definir grupo de cuentas
Cada grupo de cuentas se debe crear para un plan de cuentas especifico. Los datos que debemos ingresar son los siguientes:
- Código del Plan de cuentas
- Código del Grupo de Cuentas
- Denominación del Grupo de Cuentas
- Rango de Números (Puede solaparse)
El numero de cuenta siempre lo definirá el usuario, el sistema no numera de manera automática. Sin embargo, este rango puede controlar el numero de cuenta que se asigne. Por ejemplo, si al grupo ERG – Cuentas para egresos, le asignamos el rango 500000 a 599999 no se podrá crear una cuenta de egresos que comience con el número 1.
Luego que se hayan creado los grupos hay que definir el status campo que tendrá dicho grupo.
Presionando el icono de la lupa podremos acceder a la siguiente configuración donde nos encontraremos con los subgrupos que contienen los campos que forman parte de una cuenta de mayor.
Haciendo doble clic sobre uno de los subgrupos veremos los campos que forman el dato maestro de la cuenta de mayor. Estos son los campos que debemos configurar como obligatorios, ocultos (suprimir), opcionales o de solo visualización.
Algunas consideraciones para la creación del status campo de los grupos de cuentas:
- Las cuentas asociadas o de reconciliación deben contener el campo cuenta asociada para como obligatoria (Subgrupo Control)
- Las cuentas de resultado nunca se gestionan por partidas abiertas, se puede suprimir el campo (Subgrupo Gestión)
- Las cuentas de gestión de materiales, habitualmente son solo de contabilización automática (Subgrupo Entrada de Documentos podremos poner el dato como obligatorio)
- Todas las cuentas deben llevar el Grupo de Status campo como dato obligatorio (Subgrupo entrada de Documentos)
No obstante, las parametrizaciones dependerán de las necesidades de control y gestión de datos maestros que posea la empresa en la cual se este implementando SAP.
Algunos campos que visualizamos en el subgrupo poseen mas de un campo dato maestro. Para saber si el campo se compone de más de un campo, simplemente nos posicionamos sobre el campo y presionamos el icono info de Campo.
En el ejemplo de la siguiente imagen vemos que el campo categoría fiscal está compuesto por dos campos. La actividad de status campo que marquemos será valido para ambos campos.
Tip Audio
Con esta parametrización hemos visto por primera vez como se configuran los status campos, este tipo de parametrizaciones lo vamos a ver bastante en SAP. Lo ideal es siempre utilizar como base los grupos de cuenta que tiene SAP en el estándar y ajustarlos si fuera necesario. NO es una buena práctica crear muchos grupos de cuentas ya que los usuarios luego se confunden al tener que elegir uno para crear las cuentas. También es recomendable ocultar todos aquellos campos que nunca se vayan a utilizar.
Al cierre de cada balance comercial, se deben ejecutar dos procesos que contablemente se conocen como:
- Arrastre de Saldo: el arrastre de saldos lleva a todos los saldos de las cuentas patrimoniales como saldos de inicio para el ejercicio siguiente.
- Refundición de Resultados: el resultado neto de un ejercicio debe reflejarse en el patrimonio neto de un balance, dejando las cuentas de resultado en cero y pasando el saldo a la cuenta contable Resultados no Asignados o la determinada por la empresa.
Este proceso se realiza mediante la transacción FAGLGVTR y lo hemos visto en la unidad de tareas de cierre del modulo inicial. Para poder ejecutar este programa, debemos configurar cual es la cuenta en la cual se traspasarán los saldos de las cuentas de resultado.
SAP denomina a este tipo de cuenta como Cuenta de Remanente.
Para todas las cuentas de resultado debemos elegir una cuenta de remanente o de arrastre de saldos.
- OB53 – IMG – Gestión Financiera (Nuevo) – Datos Maestros – Cuentas de Mayor – Tratamiento Inicial – Especificar cuenta de remanente
Para realizar este paso en la configuración debemos elegir una clave de un digito y asignarle la cuenta remanente.
Podemos crear mas de una cuenta de remanente, por ejemplo: creamos la clave x con la cuenta de resultados ordinarios no asignados y la clave y con la cuenta de resultados extra ordinarios no asignados. Si parametrizamos mas de una cuenta como cuenta de remanente en la creación de cuentas de mayor se habilitará un nuevo campo que nos permitirá seleccionar cual es la cuenta de remanente en la cual vamos a traspasar los saldos.
Entonces, al momento de crear una cuenta de beneficio (de resultado) el sistema nos solicitará una clave (X o Y) en la cual se pasen los resultados cuando se refunda la cuenta al final del ejercicio.
Si elegimos una única cuenta de remanente en la parametrización, el campo Tipo de Cuenta de beneficios no estará disponible en la creación de las cuentas de mayor.
Tip Audio
La cuenta que determinemos en la parametrización de cuentas de refundición es simplemente para reflejar los resultados de ejercicios anteriores. Con el programa de arrastre de saldos se refunden las cuentas de resultado y el saldo se pasa a esta cuenta.
Algo que habitualmente consultan los usuarios es como visualizar el asiento y SAP no realiza un asiento por esta reclasificación, sino que es solo un arrastre a nivel de tablas de totales. Es por eso que si visualizan un mayor en la cuenta que se haya determinado como cuenta de remanente no verán ningún asiento, en cambio si visualizan un balance si podrán ver un saldo en la cuenta de remanente.
Tablas importantes
- SKA1: contiene los datos de las cuentas de mayor correspondientes al segmento Plan de cuentas.
- SKB1: contiene los datos de las cuentas de mayor correspondientes al segmento Sociedad
- SKAT: contiene los textos de las cuentas de mayor en sus diferentes idiomas.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Grisel Curti, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Grisel Curti
Argentina - Legajo: PN27F
✒️Autor de: 67 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Presentación:
Solida trayectoria en el ?rea de an?lisis y qa participando y colaborando activamente en la implementaci?n de sap, realizando an?lisis y pruebas de servicios, integraciones, integrales y e2e.
Certificación Académica de Grisel Curti