✒️SAP FI Las características del grupo de cuentas
SAP FI Las características del grupo de cuentas
Grupo de Cuentas – Características
Las cuentas de mayor poseen dos segmentos diferenciados que nos permitirán descentralizar la administración de las cuentas.
Segmento Plan de Cuentas: Este segmento contiene información básica de las cuentas y estos datos son válidos para todas las sociedades. Los campos más importantes que se encuentran en el segmento plan de cuentas son el número de la cuenta de mayor, la denominación, si es de patrimonio o resultado y el grupo de cuentas. Al momento de crear una cuenta de mayor en el segmento Plan de Cuentas, es muy importante la selección que hagamos del Grupo de Cuentas, ya que el mismo define el status campo que estará presente en la creación de la cuenta de mayor.
Segmento Sociedad: Para que una cuenta del plan de cuentas se pueda utilizar en una sociedad, se debe crear el segmento de sociedad. El segmento de sociedad contiene información que se refiere exclusivamente a la sociedad en cuestión. Con esta información se controla la contabilización de documentos y la gestión de datos de la contabilidad. En este segmento se encuentran, por ej, la moneda en la que se gestiona la cuenta, la clasificación fiscal, si se administra por partidas abiertas o solo por partidas individuales y muchos campos más que veremos a lo largo de la lección. El segmento de sociedad en conjunto con el segmento del plan de cuentas, forman la cuenta de mayor que utilizaremos para registrar asientos contables.
2. Grupo de Cuentas
Dado que el plan de cuentas contiene diferentes tipos de cuentas, las cuentas pueden clasificarse por medio del Grupo de cuentas.
El grupo de cuentas reúne cuentas que tienen la misma función en la contabilidad general, por ejemplo, Bancos, Deudores, Activos, Ganancias, Perdidas etc.
El grupo de cuentas es un dato que se encuentra en el segmento plan de cuentas y tiene dos funciones importantes:
Determinar el status campo del dato maestro de la cuenta: recordemos que el status campo es lo que determina que datos son obligatorios, opcionales o permanecen ocultos. De esta manera, para cada grupo de cuentas que se de alta en un plan de cuentas se determinan los campos necesarios. Por ejemplo, si se trata de una cuenta de bancos, el campo banco propio debe ser un dato obligatorio, sin embargo, si se trata de una cuenta de resultado, el campo banco propio podría estar oculto.
Define el rango de números: se puede crear para cada grupo un rango de números diferentes. Estos rangos pueden llegar a solaparse o incluso puede asignarse el mismo rango a todos los grupos de cuentas.
Transacción OBD4
*IMG- Gestion Financiera (Nuevo) – Contabilidad Principal – Datos Maestros – Cuentas de Mayor – Tratamiento Inicial – Definir Grupo de Cuentas
Cada grupo de cuentas, se debe crear para un plan de cuentas específico. Los datos que debemos ingresar son los siguientes:
*Plan de Cuentas
*Código del grupo de cuentas
*Denominación del Grupo de Cuentas
*Rango de números
El rango de números puede solaparse. El número de cuenta siempre lo definirá el usuario, es decir, el sistema no numera de manera automática. Sin embargo, este rango de número puede controlar el número de la cuenta que se asigne. Por ejemplo si el grupo ERG-Cuentas para egresos, le asignamos el rango de 5000000 a 5999999 no se podrá crear una cuenta de egresos que comience con el número 1.
Luego de que se hayan creado los grupos hay que definir el status campo que tendrá dicho grupo.
Presionando el icono de la lupa podremos acceder a la siguiente configuración donde nos encontraremos con los subgrupos que contienen los campos que forman parte de una cuenta de mayor.
Presionando el icono Lista de Subgrupos podremos ver cuáles son los campos que forman parte del subgrupo.
Haciendo doble clic sobre uno de los subgrupos veremos los campos que forman el dato maestro de la cuenta de mayor. Estos son los campos que debemos configurar como obligatorios, ocultos (suprimir), opcionales o de solo visualización.
Algunas consideraciones para la creación del status campo de los grupos de cuentas:
*Las cuentas asociadas o de reconciliación deben contener el campo cuenta asociada para como obligatoria (Subgrupo Control).
*Las cuentas de resultados nunca se gestionan por partidas abiertas, se puede suprimir el campo (Subgrupo Gestión).
*Las cuentas de gestión de materiales, habitualmente son solo de contabilización automática (Subgrupo Entrada de Documentos)
*Todas las cuentas deben llevar el Grupo de Status campo como dato obligatorio (Subgrupo Entrada de Documentos).
Con esta parametrización hemos visto por primera vez como se configuran los status campo, este tipo de parametrizaciones lo vamos a ver bastante en SAP, lo ideal es usar como base los Grupos de Cuenta que tiene SAP de manera estándar y ajustarlo si fuera necesario, no es una buena práctica crear muchos grupos de cuenta, porque los usuarios después se confunden para tener que elegir uno al tener que crear las cuentas, también es recomendable ocultar todos aquellos campos que nunca se vayan a utilizar.
Al cierre de cada balance comercial, se deben ejecutar dos procesos que contablemente se conocen como:
Arrastre de Saldos: El arrastre de saldos lleva todos los saldos de las cuentas patrimoniales como saldos de inicio para el ejercicio siguiente.
Refundición de Resultados: El resultado neto de un ejercicio debe reflejarse en el patrimonio neto de un balance, dejando las cuentas de resultados en cero y pasando el saldo a la cuenta contable Resultados no Asignados.
Este proceso se realiza mediante la transacción FAGLGVTR y lo hemos visto en la unidad de tareas de cierre el modulo inicial. Para poder ejecutar este programa, debemos configurar cual es la cuenta en la cual se traspasarán los saldos de las cuentas de resultado. SAP denomina a este tipo de cuenta como Cuenta de Remanente.
Para todas las cuentas de resultado debemos elegir una cuenta de remanente o de arrastre de saldos.
TRANSACCION OB53
*IMG- Gestión Financiera Nuevo -Contabilidad Principal - Datos Maestros - Cuentas de Mayor - Tratamiento Inicial - Especificar cuenta de remanente.
Para realizar este paso en la configuración debemos elegir una clave de un dígito y asignarle la cuenta de remanente.
Podemos crear más de una cuenta de remanente, por ejemplo:
X 330101 Resultados ordinarios no asignados
Y 330102 Resultados extraordinarios no asignados.
Entonces al momento de crear una cuenta de beneficio (de resultado) el sistema nos solicitará que elijamos una clave (X o Y) en la cual se pasen los resultados cuando se refunda la cuenta al final del ejercicio.
Si elegimos una única cuenta de remanente en la parametrización, el campo Tipo de cuenta de beneficios no estará disponible en la creación de las cuentas de mayor.
La cuenta que determinemos en la parametrización de cuentas de refundición es simplemente para reflejar los resultados de ejercicios anteriores, con el programa de arrastre de saldos se refunden las cuentas de resultados y el saldo se pasa a esta cuenta. Algo que habitualmente consultan los usuarios es como visualizar los asientos y SAP no realiza un asiento por esta reclasificación, sino que es solo un arrastre a nivel de tabla de totales, es por eso que si visualizan un mayor en la cuenta que hayan determinado como cuenta de remanente no verán ningún asiento en cambio si visualizan un balance si verán un cambio en la cuenta de remanente.
Tablas Importantes
SKA1 Es la tabla que contiene los datos de las cuentas de mayor correspondientes al segmento Plan de Cuentas.
SKB1 Es la tabla que contiene los datos de las cuentas de mayor correspondiente al segmento sociedad.
SKAT Es la tabla que contienen los textos de las cuentas de mayor en sus diferentes idiomas.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Ana Maria Garz?n Villamil, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Ana Maria Garz?n Villamil
Profesión: Auxiliar Contable - Colombia - Legajo: WZ56P
✒️Autor de: 119 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Ana Garz?n