✒️SAP FI Las características del grupo de cuentas

UNIDAD 2 LA PARAMETRIZACION DE DATOS MAESTROS

LECCION 2 LAS CARACTERISTICAS DEL GRUPO DE CUENTAS

Continuar con el tema plan de cuentas y sus características, enfocándonos en el grupo de cuentas y sus funciones.

1. LOS SEGMENTOS DE LAS CUENTAS DE MAYOR

Las cuentas de mayor poseen 2 segmentos diferenciados que permiten descentralizar la administración de las cuentas:

• Segmento Plan de Cuentas: Contiene información básica de las cuentas. datos válidos para todas las sociedades.

Los campos más importantes en este segmento son # cuenta de mayor, Denominación, si es una cuenta de patrimonio o de resultados y el grupo de cuentas.

Al momento de crear una cuenta de mayor es este segmento, es importante la selección que se haga del Grupo de Cuentas, pues en él se define el status campo de la cuenta de mayor.

• Segmento Sociedad: Datos válidos sólo para la sociedad en que se está creando la cuenta. Con la información del segmento Sociedad se controla la contabilización de documentos y la gestión de datos de la contabilidad. Datos que se encuentran son: Moneda en que se gestiona la cuenta, categoría fiscal, gestión de partidas abiertas o individuales, etc.

*AMBOS SEGMENTOS FORMAN LA CUENTA DE MAYOR

2. GRUPO DE CUENTAS

El grupo de cuentas reúne / clasifica cuentas contables que tienen la misma función en la contabilidad general.

El plan de cuentas contiene muchas cuentas contables, las cuales se clasifican en grupos de cuentas.

El grupo de cuentas se encuentra en el Segmento Plan de Cuentas y tiene 2 funciones importantes:

1. Determinar el status campo del dato maestro de la cuenta: Status campo>determina los datos que son obligatorios, opcionales u ocultos. Entonces cada grupo de cuentas tiene su status campo. Ejemplo: en la cuenta Bancos, el banco propio es un dato obligatorio; en cambio en una cuenta de resultados el campo banco propio puede estar oculto.
2. Definir el rango de números: se pueden crear para cada grupo de cuentas un rango diferente. Ejemplo, cuenta de Activo Fijo 200000 a 299999 todo lo que sea de activos se ingresa en este rango de números y no podremos ingresar una cuenta de Efectivo en ese rango.

3. LA CONFIGURACION DEL GRUPO DE CUENTAS

Todo lo relacionado al grupo de cuentas se hace desde la misma transacción

TRANSACCION OBD4 > IMG > GESTION FINANCIERA NUEVO > CONTABILIDAD PRINCIPAL > DATOS MAESTROS > CUENTAS DE MAYOR > TRATAMIENTO INICIAL > DEFINIR GRUPO DE CUENTAS

1) Crear los grupos de cuentas. Cada grupo de cuentas > Plan de cuentas especifico Datos a ingresar:

• ü Plan de cuentas
• ü Código del Grupo de Cuentas que voy a crear
• ü Denominación del Grupo de Cuentas
• ü Rangos de números:

* NOTA: El Rango de Números en Cuentas de mayor SÍ puede SOLAPARSE (repetirse). En cambio, El Rango de Números en Cuentas de DEUDOR/ACREEDOR NO puede SOLAPARSE.

El número de Cuenta siempre lo define el usuario, el sistema no numera de manera automática. Sin embargo, el rango de números controla el número de cuenta que el usuario asigna. Ejemplo, para el grupo de Egresos se le asigna un rango de 500000 a 599999, entonces no podrá crear una cuenta una cuenta de egresos de numero 100000.

2) Definir el status campo que tendrá cada grupo de cuentas. Icono lupa se accede a la configuración de los subgrupos de los campos.

Ícono Lista de subgrupos: visualiza los campos que forman parte del subgrupo.

Ícono Info de Campo: para saber si el campo se compone de más de in campo.

Accediendo a los subgrupos se accede a los campos del dato maestro de la cuenta de mayor.

NOTA IMPORTANTE PARA CREACIÓN DEL STATUS CAMPO

• Cuentas asociadas o de reconciliación: DEBEN contener el campo CUENTA ASOCIADA PARA (subgrupo COntrol)
• Cuentas de Resultados: NUNCA se gestionen por partidas abiertas, puede suprimir el campo (Subgrupo Gestión)
• Cuentas de Gestión de Materiales: Son sólo de contabilización automática (Subgrupo Entrada de Documentos)
• TODAS las cuentas DEBEN llevar el Grupo Status campo como OBLIGATORIO (Subgrupo Entrada de Documentos)

*NOTA AUDIO: Ideal utilizar como base los grupos de cuenta que tiene SAP de manera estándar y ajustarlos de ser necesario. NO es bueno crear muchos grupos de cuentas porque luego los usuarios ssse confunden. Recomendable ocultar todos los campos que no se vayan a utilizar.

4. ESPECIFICAR CUENTA DE REMANENTE

Recordar: al cierre de periodo, se deben ejecutar: Arrastre de Saldos y la Refundición de Resultados > Este proceso se realiza con la TRANSACCION FAGLGVTR

Para realizar este proceso se debe CONFIGURAR la CUENTA de REMANENTE (cuenta a la que se TRASPASARÁN los SALDOS de las cuentas de RESULTADOS)

*Para todas las cuentas de resultados se debe elegir una cuenta de remanente.

TRANSACCION OB53 > IMG > GESTION FINANCIERA NUEVO > CONTABILIDAD PRINCIPAL > DATOS MAESTROS > CUENTAS DE MAYOR > TRATAMIENTO INICIAL > ESPECIFICAR CUENTA DE REMANENTE

Se puede crear más de una cuenta de remanente (X o Y). Al crear una cuenta de beneficio (resultados) se debe elegir a que cuenta de remanente se refundirá la cuenta de beneficio. También se puede elegir una única cuenta de remanente y entonces ya no tendremos que elegir el Tipo de Cuenta de Beneficio.

*NOTA AUDIO: La cuenta que se elija como cuenta de Refundición es únicamente para pasar y reflejar el resultado de ejercicio anteriores. No se visualiza un asiento como tal ya que solo se pasa el saldo de una cuenta a otra. Sólo se podrá visualizar el saldo refundido en un Balance.

NOTA DE MI CONSULTA:

Cuando se dice que un rango de números no puede solaparse, significa que no puede haber ningún número que esté incluido en dos o más rangos diferentes al mismo tiempo.

Por ejemplo, si tienes dos rangos de números:

Rango A: 1-10
Rango B: 5-15

Estos rangos se solapan porque los números del 5 al 10 están incluidos en ambos rangos. Para que los rangos no se solapen, deberías ajustarlos de manera que no haya ningún número que esté en dos o más rangos al mismo tiempo.

Por ejemplo:
Rango A: 1-10
Rango B: 11-15

Volviendo a SAP, a los rangos que se asignan a los grupos de cuentas para crear cuentas contables, el sistema permite que se puedan solapar, es decir, que un mismo número este contenido en varios grupos. Por ejemplo:

Grupo Caja y Bancos: 110.000 a 122.000
Grupo Inversiones: 121.000 a 121.999

No se va a poder crear la cuenta 121001 dos veces o en dos grupos, solo se crea una vez, pero podrá tener el grupo Caja y Bancos ó Inversiones.

Por otro lado, a nivel de numeración de documentos o numeración de acreedores o deudores, el sistema no permite que se solapen los números. Por ejemplo:

Clientes Nacionales: 100.000 a 199.999
Clientes Exterior: 200.000 a 299.000 >> Si se intentara crear el rango 150.000 a 250.000 no lo va a permitir, porque parte de estos números ya están contenidos en el rango de los clientes nacionales.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Adolfo Dulce Mercado