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✒️SAP FI Las características del grupo de cuentas
SAP FI Las características del grupo de cuentas
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1.- SEGMENTOS DE LAS CUENTAS DE MAYOR
Las cuentas de mayor poseen dos segmentos diferenciados que permiten descentralizar la administración de las cuentas.
- Segmento Plan de cuentas: contiene información básica de las cuentas y son válidos para todas las sociedades. Los campos más importantes son el número de la cuenta de mayor, la denominación, si es de patrimonio o resultado y el grupo de cuentas.
Al crear una cuenta de mayor en el segmento Plan de Cuentas, es muy importante la selección del Grupo de Cuentas, ya que éste define el status campo que estará presente en la creación de la cuenta de mayor.
- Segmento Sociedad: para que una cuenta del plan de cuentas se pueda utilizar en una sociedad, se debe crear el segmento de sociedad. Este segmento contiene información que se refiere exclusivamente a la sociedad en cuestión. Con esta información se controla la contabilización de documentos y la gestión de datos de la contabilidad. En este segmento se encuentran, por ejemplo, la moneda en la que se gestiona la cuenta, la clasificación fiscal, si se administra por partidas abiertas o solo por partidas individuales, etc.
El segmento de sociedad en conjunto con el segmento del plan de cuentas, forman la cuenta de mayor que se utiliza para registrar asientos contables.
2.- GRUPO DE CUENTAS
Dado que el plan de cuentas contiene diferentes tipos de cuentas, las cuentas pueden clasificarse por medio del Grupo de cuentas.
El Grupo de Cuentas reune cuentas que tienen la misma función en la contabilidad general, por ejemplo: Bancos, Deudores, Activos, Ganancias, Pérdidas, etc.
El grupo de cuentas es un dato que se encuentra en el segmento plan de cuentas y tiene dos funciones importantes:
- Determinar el status campo del dato maestro de la cuenta: el status campo es lo que determina qué datos son obligatorios, opcionales o permanecen ocultos. De esta manera, para cada grupo de cuentas que se dé de alta en un plan de cuentas se determinan los campos necesarios. Por ejemplo, si se trata de una cuenta de bancos, el campo banco propio debe ser un dato obligatorio, sin embargo, si se trata de una cuenta de resultados, el campo banco propio podría estar oculto.
- Define el rango de números: se puede crear para cada grupo un rango de números diferentes. Estos rangos pueden llegar a solaparse o incluso puede asignarse el mismo rango a todos los grupos de cuentas.
3.- CONFIGURACIÓN DEL GRUPO DE CUENTAS.
Todo lo relacionado al grupo de cuentas lo veremos desde un mismo punto del customizing.
Transacción OB04: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad Principal - Datos Maestros - Cuentas de Mayor - Tratamiento Inicial - Definir grupo de cuentas.
Se cebe crear un plan de cuentas específico para cada grupo de cuentas Los datos que debemos ingresar son los siguientes:
- Plan de cuentas
- Código del Grupo de Cuentas
- Denominación del Grupo de Cuentas
- Rangos de números.
El rango de números puede solaparse. El número de cuenta siempre lo definirá el usuario, es decir, el sistema no numera de manera automática. Sin embargo, este rango de número puede controlar el número de la cuenta que se asigne. Por ejemplo, si al grupo ERG - Cuentas para egresos, le asignamos el rango de 500000 a 599999 no se podrá crear una cuenta de egresos que comience con el número 1.
Pantalla: Modificar vista Grupo ctas.: Ctas. mayor: Resumen
Creados los grupos hay que definir el status campo que tendrá dicho grupo.
Con el icono de la lupa se accede a la siguiente configuración en la que encontramos los subgrupos que contienen los campos que forman parte de una cuenta de mayor.
Presionando el icono Lista de Subgrupos se pueden ver los campos que forman parte del subgrupo.
Con un doble clic sobre uno de los subgrupos se ven los campos que forman el dato maestro de la cuenta de mayor. Estos son los campos que debemos configurar como obligatorios, ocultos (suprimir), opcionales o de solo visualización.
Algunas consideraciones para la creación del status campos de los grupos de cuentas:
- Las cuentas asociadas o de reconciliación deben contener el campo Cuenta asociada para como obligatoria (Subgrupo Control).
- La cuentas de resultados nunca se gestionan por partidas abiertas, se puede suprimir el campo (Subgrupo Gestión).
- Las cuentas de gestión de materiales, habitualmente son solo de contabilización automática (Subgrupo Entrada de Documentos).
- Todas las cuentas deben llevar el Grupo de Status campo como dato obligatorio (Subgrupo Entrada de Documentos).
No obstante, las parametrizaciones dependerán de las necesidades de control y gestión de datos maestros que posea la empresa en la cual se este implementando SAP.
Pantalla: Actualizar grupo status de campos: Control
Algunos campos que visualizamos en el subgrupo poseen mas de un campo en el dato maestro. Para saber si el campo se compone de más de un campo, hay que posicionarse sobre el campo y presionar el icono Info de Campo.
Por ej., el campo Categoria Fiscal está compuesto por dos campos. La actividad de status campo que marquemos será válido para ambos campos
Con esta parametrización, hemos visto, como se configuran los status campos.
Este tipo de parametrizaciones lo vamos a ver bastante en SAP. Lo ideal es siempre utilizar como base los grupos de cuenta que tiene SAP en el standar y ajustarlo si fuera necesario.
No es una buena práctica crear muchos Grupos de cuenta, porque los usuarios, luego se confunden al tener que elegir uno para crear las cuentas.
También es recomendable ocultar todos aquellos campos que nunca se vayan a utilizar.
4.- ESPECIFICAR CUENTA DE REMANENTE
Al cierre de cada balance comercial, se debe ejecutar dos procesos:
- Arrastre de Saldos: se llevan todos los saldos de las cuentas patrimoniales como saldos de inicio para el ejercicio siguiente.
- Refundición de Resultados: el resultado neto de un ejercicio debe reflejarse en el patrimonio neto de un balance, dejando las cuentas de resultados en cero y pasando el saldo a la cuenta contable de Resultados no Asignados.
Este proceso se realiza mediante la transacción FAGLGVTR. Para poder ejecutar este programa, debemos configurar cual es la cuenta en la cual se traspasarán los saldos de las cuentas de resultado. SAP denomina a este tipo de cuenta como Cuenta de Remanente.
Para todas las cuentas de resultado debemos elegir una cuenta de remanente o de arraste de saldos.
Transacción OB53: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad Principal - Datos Maestros - Cuentas de Mayor - Tratamiento Inicial - Especificar cuenta de remanente.
Para realizar este paso en la configuración debemos elegir una clave de un dígito y asignarle la cuenta de remanente.
Pantalla: Actualizar config. contab.: Cntb. automáticas - Cuentas
Podemos crear más de una cuenta de remanente, por ejemplo:
Tipo Cuenta Denominación
X 330101 Resultados ordinarios no asignados
Y 330102 Resultados extraordinarios no asignados
En el momento de crear una cuenta de beneficio (de resultado) el sistema pedirá elegir una clave (X o Y) a la cual se pasen los resultados cuando se refunda la cuenta al final del ejercicio.
Pantalla:L Cta. mayor Visualizar: Central
Si se elige una única cuenta de remanente en la parametrización, el campo Tipo de Cuenta de beneficios no estará disponible en la creación de las cuentas de mayor.
La cuenta que que se determine en la parametrización de cuentas de refundición es sólo para reflejar los resultados de ejercicios anteriores. Con el programa de arrastre de saldos se refunden las cuentas de resultado y el saldo se pasa a esta cuenta. Algo que habitualmente consultan los usuarios es como visualizar el asiento y SAP no realiza un asiento por esta reclasificación sino que es solo un arrastre a nivel de tablas de totales. Es por eso que si visualizan un mayor en la cuenta que se haya determinado como cuenta de remanente no se verá ningún asiento, en cambio, si visualizan un Balance si se podrá ver un saldo en la cuenta de remanente.
Tablas Importantes:
- SKA1: Tabla que contiene los datos de las cuentas de mayor correspondientes al segmento Plan de Cuentas.
- SKB1: Tabla que contiene los datos de las cuentas de mayor correspondientes al segmento Sociedad.
- SKAT: Tabla que contiene los textos de las cuentas de mayor en sus diferentes idiomas.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de María Isabel Baña Espasandín, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
María Isabel Baña Espasandín
Profesión: Economista - España - Legajo: KZ17G
✒️Autor de: 144 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial
- Curso Introducción a SAP