✒️SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización
SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización
UNIDAD 3 - TEMA 1 - CLASES DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACIÓN
1.- DOCUMENTOS CONTABLES.
Los documentos en SAP se encuentran divididos en datos de cabecera y datos de posición. Cada una de estas partes tiene un dato de control.
En los datos de cabecera el dato de control es la clase de documento y en cada posición el dato de control es la clave de contabilización.
Las clases de documentos y las claves de contabilización se definen a nivel de mandante, es decir, que no dependen de una sociedad en particular.
2.- CLASE DE DOCUMENTO.
La clase de documento permite diferenciar las diferentes operaciones contables que se registran dentro de una compañía.
Al visualizar un reporte de partidas individuales o un mayor contable, a través de la clase de documento se puede saber de qué tipo de operación se trata.
Funciones de control de las clases de documentos:
- Controla el tipo de cuentas que se pueden imputar.
- Determina el rango de numeración con el que se genera cada documento.
- Define otros datos de control, por ej. si se permiten operaciones intercompañia, si los descuentos por pronto pago se contabilizan por el neto, etc.
Además de los documentos que SAP ya tiene definidos se pueden crear otros según las necesidades de la empresa.
Transacción OBA7: IMG Gestión Financiera (Nuevo) - Parametrizaciones básicas de gestión financiera(nuevo) - Documento - Definir Clases de documento
Pantalla: Modificar vista clases doc.: detalle
Para configurar una clase de documento es necesario definir:
1. Identificación:
- Codificación: clave alfanumérica de hasta dos caracteres.
- Texto: texto explicativo que permite identificar para qué operaciones se va a utilizar la clase de documento (contabilizaciones de caja, asientos de ajuste de auditoria, ventas de servicios, etc.)
2. Propiedades:
- Rango: asignar rango de numeración que determina el número de documento con el que se registra en el sistema.
- Clase de documento de Anulación: al anular un documento, el sistema reversa la operación con un contra asiento. En este campo se define la clase de documento para los comprobantes de anulación. Esta clase de documento de anulación generalmente se emplea en aquellos documentos que generan numeración legal.
- Grupo de Autorizaciones: es necesario para roles y perfiles, permite asignar a determinados usuarios grupos de autorizaciones para limitar que usuarios contabilizan con que clase de documento.
Nota de audio: ????
3. Clases de cuentas permitidas:
Se marca el tipo de cuentas que se puede imputar en cada clase de documento. Es posible elegir diferentes tipos de cuentas.
4. Control:
- Clase de documento neto: determina en qué momento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o en el pago.
- 1 Deudor/Acreedor: si se marca este tilde en el documento sólo es posible utilizar un deudor o acreedor, pero sí está permitido tener diferentes posiciones con el mismo deudor/acreedor.
- Contabilizaciones negativas permitidas: para no alterar informes se permite la anulación negativa.
- Multisociedades GL: este tilde permite que se contabilicen documentos en más de una sociedad con una única operación.
- Sociedad GL asociada introducible: este dato es importante en las implementaciones del módulo EC-CS consolidación empresarial. Habilitado este campo, se puede ingresar en cada posición cual es la unidad asociada.
5. Necesario para entrada de documentos:
Desde la clase de documento se puede definir que los datos de referencia y texto de cabecera sean datos obligatorios o no.
Por ej. en facturas de acreedores y deudores, es importante que el campo Referencia sea una entrada obligatoria, pues es el que guarda el número de comprobante.
6. Solo BI:
Las clases de documentos que tengan marcado este tilde solo se puedan ingresar por Batch Input.
7. T/C Documento en Moneda Extranjera:
Se puede especificar si para esta clase de documento se debe utilizar un tipo de cotización diferente para los documentos que se generan en moneda extranjera.
Por ej. si se registra facturas en moneda extranjera, se puede especificar que la clase de documento para pagos considere el tipo de cotización Vendedor.
3.- RANGOS DE NUMERACIÓN.
Hay que determinar un rango de números, que será necesario para numerar los documentos contables.
Los documentos se pueden numerar de la siguiente manera:
- Con asignación interna: el sistema genera el número de documento. En este caso será consecutivo y numérico.
- Con asignación externa, que puede ser numérica o alfanumérica: en este caso es el usuario quien asigna el número del documento, esta asignación no guarda correlatividad. Generalmente se utiliza para interfaces con otros sistemas.
- Crear rangos de Números:
Transacción FBN1: IMG - Gestión Financiera(Nuevo) - Rangos números de documento - Documentos en vista de registros - Definir rangos de números de documento de la vista de entrada de datos.
* Pantalla de Ingreso:
- Sociedad: los rangos de números se definen por sociedad, por lo cual pueden existir dos documentos con el mismo número pero pertenecientes a diferentes sociedades.
- Visualizar intervalos: permite visualizar los intervalos existentes.
- Modificar Intervalos: permite modificar o agregar nuevos rangos de números.
- Status: permite modificar el número actual, que es el último número generado por el sistema. Se debe tener cuidado para no pisar el número con uno ya grabado.
Pantalla: Rango de números para el documento contable
Se encuentran dos transacciones que facilitan el ingreso de los rangos de números en ejercicios siguientes, una permite copiar los rangos de números de una sociedad a otra y la otra opción es copiar de un ejercicio a otro.
* Creación de Rangos de números:
- Rango: clave que identifica el rango de numeración, este rango es el que se asigna a la clase de documento. Diferentes clases de documentos pueden tener asignado el mismo rango.
- Año: los documentos se pueden numerar por año, es decir, cada año los números vuelven a comenzar. Si en año se digita 9999 los rangos serán únicos y no por año.
- Desde: número con el que comienza el rango.
- Hasta: número final del rango.
- Número Actual: último número emitido. Si se deja en blanco el sistema comienza a numerar desde el inicio del rango. Si se completa con algún valor el próximo documento será el número siguiente ingresado al número actual.
- Externo: permite identificar que el rango de numeración va a ser externo, aún siendo externo se debe especificar un rango.
Los rangos no pueden solaparse. Cada número sólo puede estar contenido en un único rango. Si algún rango no se ingresa bien, no se podrá grabar la transacción
La transacción OBH1 permite copiar intervalos de rangos de números de documento desde una sociedad a otra, o copiar intervalos de un ejercicio a otro.
Cada documento se identifica por Número de documento, sociedad y ejercicio.
4.- CLAVES DE CONTABILIZACIÓN.
A nivel funcional, determinan si una imputación se hace en el Debe o Haber, también determinan qué tipo de imputación se está realizando, deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales.
Además, la clave de contabilización tiene las siguientes funciones:
- Indicador relevante para ventas: los documentos que tengan esta marca se tendrán en cuenta en los volúmenes de operaciones.
- Indicador relevante para pagos: indica que una operación es relevante para pagos o diferencias en pagos.
- Indicador cuenta de mayor especial: si se marca este tilde todas las contabilizaciones deberán llevar indicador CME.
- Controlar el status campo de la imputación.
Customizing
Transacción OB41: IMG - Gestión Financiera(Nuevo) - Parametrizaciones Básicas de gestión Financiera(Nuevo) - Documento - Definir claves de contabilización.
Además de todas las claves definidas en SAP, se pueden crear nuevas claves de contabilización.
Hay que definir los siguientes datos:
- Si es una clave para el debe o haber
- Clase de cuenta que se imputa (se elige una única clase de cuenta por clave de contabilización).
Otras propiedades:
- Posición con efecto sobre ventas. Este indicador hace que se tengan en cuenta en la determinación del volumen de operaciones las posiciones de documento registradas con esta clave de contabilización.
- Cuenta de mayor especial: indica imputaciones con CME. Por ej. claves 09 y 19 para deudores.
- Clave de contabilización de anulación: especifica la clave de contabilización con la que se contabiliza una anulación. Por ej. registros contabilizados con clave 40 (debe) se anulan con la clave 50 (haber)
- Operación de Pago: indica si se trata de posiciones relevantes para pagos. Por ej. 15 (cobros) y 25 (Pagos).
Las claves de contabilización también manejan status campos que determinan campos obligatorios, opcionales u ocultos al momento de imputar una posición.
TABLAS IMPORTANTES:
- BKPF: contiene los datos de cabecera. La clase de documento se encuentra en el campo BLART.
- BSEG: contiene las posiciones de un documento. Las claves de contabilización están en el campo BSCHL.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Mar?a Isabel Ba?a Espasand?n, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Mar?a Isabel Ba?a Espasand?n
Profesión: Economista - Espa?a - Legajo: KZ17G
✒️Autor de: 144 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial
- Curso Introducción a SAP