✒️SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización
SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización
UNIDAD 3: PARAMETRIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y OPERACIONES CONTABLES
LECCIÓN: CLASES DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACIÓN
En esta lección aborda la configuración de las operaciones básicas de contabilización de documentos en SAP. Aprenderemos a definir las clases de documentos que representan las diferentes transacciones comerciales, establecer las claves de contabilización que controlan la dirección y naturaleza de las imputaciones, y gestionar los rangos de numeración para una organización eficiente de los registros financieros.
INTRODUCCIÓN:
En el corazón de la gestión financiera de SAP se encuentran las clases de documentos y las claves de contabilización. Estas entidades desempeñan un papel fundamental en la configuración y el control de las transacciones contables, asegurando la precisión y la eficiencia de los registros financieros.
1. DOCUMENTOS CONTABLES:
Los documentos contables en SAP se estructuran en dos niveles: datos de cabecera y datos de posición. Cada nivel posee un elemento de control fundamental:
Datos de Cabecera: La clase de documento identifica el tipo de operación contable, como facturas de acreedores, asientos de ajuste o ventas de servicios.
Datos de Posición: La clave de contabilización especifica la naturaleza de la imputación, como débito o crédito, y la cuenta afectada, como deudor, acreedor o cuenta de mayor.
Es importante destacar que tanto las clases de documentos como las claves de contabilización se definen a nivel de mandante, lo que significa que no están asociadas a una sociedad específica.
2. Clases de Documento:
La clase de documento tiene como objetivo principal diferenciar las diversas operaciones contables que se registran en una empresa. Al visualizar un informe de partidas individuales o un mayor contable, la clase de documento permite identificar claramente el tipo de transacción.
Además de esta función principal, las clases de documento poseen otras características de control:
- Control de Cuentas Permitidas: Define qué tipos de cuentas pueden imputarse en cada clase de documento. Por ejemplo, en las clases de documento de facturas de acreedores, solo se permiten imputaciones a cuentas de mayor y de acreedor.
- Rango de Numeración: Asigna un rango de números para la generación automática de números de documento.
- Controles Adicionales: Permite especificar parámetros como operaciones intercompany, contabilización de descuentos por pronto pago, etc.
- SAP proporciona una amplia gama de clases de documento predefinidas, pero también permite la creación de nuevas clases de documento para satisfacer las necesidades específicas de cada empresa.
Configuración de la Clase de Documento
La transacción OBA7 permite configurar las clases de documento en SAP.
A continuación, se detalla la información necesaria para la creación de una nueva clase de documento:
1) Identificación:
- Codificación: Clave alfanumérica de dos caracteres.
- Texto: Descripción explicativa del tipo de operación que representa la clase de documento.
2) Propiedades:
- Rango: Rango de números para la generación automática de números de documento.
- Clase de documento de anulación: Define la clase de documento utilizada para anular registros contabilizados con la clase de documento actual.
- Grupo de autorizaciones: Permite restringir el uso de la clase de documento a usuarios específicos o grupos de usuarios.
3) Clase de cuentas permitidas:
Se indica qué tipos de cuentas pueden imputarse en la clase de documento.
4) Control:
- Clase de documento neto: Determina cuándo se considera un descuento por pronto pago, en la factura o en el pago.
- 1 Deudor/Acreedor: Limita la imputación a un único deudor o acreedor por documento.
- Contabilizaciones negativas permitidas: Permite anulaciones negativas para mantener la integridad de los reportes de cifras de movimiento.
- Multisociedades GL: Permite registrar documentos para múltiples sociedades en una única operación.
- Sociedad GL asociada introducible: Facilita la asociación de unidades asociadas en las operaciones multisociedades.
5) Necesario para entrada de documentos:
Define si los campos "Referencia" y "Texto de cabecera" son obligatorios para la entrada de documentos.
6) Solo BI:
Restringe la creación de documentos con esta clase de documento a través de Batch Input.
7) T/C Documento en Moneda Extranjera:
Permite especificar un tipo de cotización diferente para documentos en moneda extranjera.
3. RANGO DE NUMERACIÓN
Para cada clase de documento se debe definir un rango de números para la numeración automática de documentos. La numeración puede ser interna (generada por el sistema) o externa (asignada manualmente por el usuario).
Creación de Rangos de Numeración:
La transacción FBN1 permite crear y gestionar rangos de numeración de documentos. En esta transacción se debe especificar:
- Sociedad: A la que se asocia el rango de numeración.
- Rango: Clave única para identificar el rango de numeración.
- Año: Si la numeración se reinicia cada año.
- Desde/Hasta: Números inicial
- Desde/Hasta: Números inicial y final del rango.
- Número actual: Número actual del rango, utilizado como punto de partida para la numeración posterior.
- Externo: Indica si la numeración es externa (manual) o interna (automática).
Consideraciones importantes:
- Los rangos de numeración no se pueden solapar.
- Es posible copiar rangos de numeración entre sociedades o años (transacción OBH1).
4. CLAVES DE CONTABILIZACIÓN:
Las claves de contabilización determinan la dirección (débito o crédito) y la naturaleza (deudor, acreedor, cuenta de mayor, etc.) de cada imputación contable. Además, poseen las siguientes características:
- Indicador Relevante para Ventas: Afecta los volúmenes de operaciones en los reportes de ventas.
- Indicador Relevante para Pagos: Indica si la operación está relacionada con pagos o diferencias de pago.
- Indicador Cuenta de Mayor Especial: Requiere un indicador CME para las imputaciones.
- Control de Status Campo de Imputación: Define qué campos son obligatorios, opcionales u ocultos al imputar una posición.
Configuración de Claves de Contabilización:
- La transacción OB41 permite configurar las claves de contabilización en SAP. A continuación, se detalla la información necesaria para la creación de una nueva clave de contabilización:
1) Tipo de Imputación:
- Débito o Haber: Indica la dirección de la imputación.
- Clase de Cuenta: Define la clase de cuenta a la que se imputa la transacción.
2) Propiedades Adicionales:
- Posición con Efecto sobre Ventas: Afecta los volúmenes de operaciones en los reportes de ventas.
- Cuenta de Mayor Especial: Requiere un indicador CME para las imputaciones.
- Clave de Contabilización de Anulación: Define la clave de contabilización utilizada para anular registros contabilizados con la clave actual.
- Operación de Pago: Indica si la operación está relacionada con pagos o diferencias de pago.
Consideraciones importantes:
SAP proporciona una amplia gama de claves de contabilización predefinidas.
Es posible crear nuevas claves de contabilización para satisfacer necesidades específicas.
5. TABLAS MAESTRAS
- BKPF: Tabla de datos de cabecera de documentos. El campo BLART contiene la clase de documento.
- BSEG: Tabla de datos de posición de documentos. El campo BSCHL contiene la clave de contabilización.
CONCLUSIÓN:
La parametrización correcta de las clases de documentos y las claves de contabilización es fundamental para garantizar la precisión, eficiencia y consistencia de los registros financieros en SAP. Al comprender las funciones y características de estas entidades, las empresas pueden configurar un sistema de contabilidad que se ajuste a sus necesidades específicas y les permita obtener información financiera confiable para la toma de decisiones estratégicas.
Sobre el autor
Publicación académica de Aracelis Prado De Abreu, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Aracelis Prado De Abreu
Profesión: Licenciada en Administración - Venezuela - Legajo: WH18F
✒️Autor de: 90 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Consultor sap fi con sólida experiencia en el entorno sap. mi objetivo es obtener la certificación como experto en fico para mejorar mis habilidades técnicas y consolidar mi experiencia en esta área.
Certificación Académica de Aracelis Prado
