✒️SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización

Clases de documentos y Claves de contabilización

Los documentos en SAP se encuentran estructurados en Datos de Cabecera y Datos de Posicion. Cada una de estas estructuras poseen un dato de control fundamental. En los datos de cabecera se encuentran las clases de documentos y en cada posición la clave de contabilización es el principal campo de control.

Ambas se definen a nivel de mandante, por lo tanto no se define ni asocia a ninguna sociedad en particular.

Clase de Documento

Tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las multiples operaciones contables que se registran en una empresa. A través de la consulta de las partidas individuales podemos diferenciar a que tipo de operación corresponde.

Adicionalmente las clases de documento poseen las siguientes funciones de control:

· Controla que tipo de cuentas se pueden imputar.

· Determina el rango de numeración con el cual se generara cada documento en el sistema.

· Define otros datos de control como si permite operaciones intercompany, si los descuentos por pronto pago se contabilizan por el neto, etc.

SAP trae configurado una gran cantidad de clases de documento , no obstante se pueden definir nuevas clases de documento de acuerdo a la necesidad de la empresa.

Transaccion OBA7

IMG- Gestion Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de Gestion Financiera (Nuevo) – Documento – Definir clases de documento

1. Identificacion

Codificacion: clave de dos caractereses alfanuméricos.

Texto: texto explicativo para definir que operaciones se utilizara la clase de documento.

2. Propiedades

Rango: a cada clase de documento se le debe asignar un rango de numeración que determinara el numero de documento con el cual se registrara en el sistema.

Clase de documento de anulación: si un documento se anula el sistema reversa la operación con un contra asiento. Se recomienda definir una clase de documento nueva para la anulación. Si el espacio se deja vacio se anulara con la misma clase de documento original.

Grupo de Autorizaciones: este campo es necesario para roles y perfiles para autorizar a determinados usuarios.

Nota

“La clase de documento de anulación generalmente se utiliza en aquellos documentos que generan numeración legal. Cuando SAP genera de manera automática los números de factura no conviene que la anulación se realice con la misma clase de documento, porque si no dicha anulación generaría un nuevo documento con numeración legal. Para evitar esto es que se utiliza una clase de documento distinta para marcar las anulaciones.”

3. Clase de cuentas permitidas

En este sector se marcan que tipos de cuentas están permitidas imputar en cada clase de documento. Se pueden elegir diferentes tipos de cuentas.

4. Control

Clase de documento neto: determina en que comento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o en el pago.

1 Deudor/Acreedor: impide que se contabilice a mas de un deudor o acreedor. Solo podrán tener a un deudor o acreedor. Lo que si esta permitido es tener varias posiciones con el mismo deudor/acreedor.

Contabilizaciones negativas permitidas: en SAP existen reportes de Cifras de Movimiento, es decir cuanto se contabilizó en aumentos y disminuciones. Para no alterar estos reportes con anulaciones se permite la anulación negativa.

Multisociedades GL: permite que se contabilicen documentos para mas de una sociedad en una única operación.

Sociedad GL asociada introducible: este dato es importante para las implementaciones del modulo EC-CS Consolidacion Empresarial. El modulo de consolidación trabaja con unidades asociadas para relacionar las operaciones entre empresas del mismo grupo. Habilitando este campo se podrá introducir en cada posición cual es la unidad asociada.

5. Necesario para entrada de documentos

Desde la clase de documentos se puede definir que los campos Referencia y Texto de Cabecera sean datos obligatorios o no. Es muy importante que las facturas de Acreedores y Deudores posean el campo Referencia como entrada obligatoria ya que es el campo asignado para guardar el numero de comprobante del interlocutor comercial.

6. Solo BI (Batch Input)

SAP cuenta con muchas herramientas que permiten hacer cargas masivas de documentos. Las clases de documento que posean el tilde BI solo podrán registrarse a través de Batch Input.

7. T/C Documento en Moneda Extranjera

En este campo se puede especificar si para esta clase de documento se debe utilizar un tipo de cotización diferente para los documentos que se generen en moneda extranjera. Ej. Si registramos facturas en moneda extranjera, se puede especificar que la clase de documentos para pagos considere el tipo de cotizacion Vendedor.

Rangos de Numeracion

Los documentos se pueden numerar de la siguiente forma:

· Con asignación interna: el sistema generara el numero de documento. Solo podrá ser numérico y consecutivo.

· Con asignación externa: puede ser numérica o alfanumérica, el usuario que registre el documento será quien le asigne un numero al documento que se generara. Esta asignación no aguarda una correlatividad. Este tipo de numeración habitualmente se utiliza en las interfases con otros sistemas donde el numero es asignado por un sistema externo.

Crear rangos de números

Transaccion FBN1

IMG- Gestion Financiera (Nuevo) – Rangos de números de documento- Documentos en vista de registro – Definir rangos de números de documentos de la vista de entrada de datos

Pantalla de ingreso:

Ø Sociedad: los rangos de números de documentos siempre son por sociedad.

Ø Visualizar intervalos: permite visualizar los rangos de números existentes.

Ø Modificar intervalos: permite modificar o agregar nuevos rangos de números.

Ø Status: permite la modificación del numero actual que es el ultimo numero generado por el sistema. La modificación siempre debe ser para adelante y no para atrás.

Nota

“Desde este punto del customizing encontramos dos transacciones mas que nos facilitan el ingreso de los rangos de números en ejercicios siguientes. Hay una opción que nos permite copiar los rangos de números de una sociedad a otra o sino la otra opción es copiar de un ejercicio a otro. Esta herramienta es muy útil para agilizar la creación de rangos de números al inicio de cada ejercicio. Transaccion OBH1 ”

Creacion de Rangos de Numeros

Ø Rango: clave que identifica el rango de números que estamos creando. Este rango es el que se asigna a la clase de documento. Muchas clases de documentos pueden tener asignado el mismo rango.

Ø Año: los documentos pueden numerarse por año o ejercicio. Esto significa que cada año los números volverán a comenzar desde el inicio. Si en año se completa con 9999 entonces los rangos serán únicos y no por años.

Ø Desde: numero con el cual comenzara el rango.

Ø Hasta: numero donde finaliza el rango.

Ø Numero actual: ultimo numero emitido por el sistema. Se puede dejar en blanco y el sistema comenzara a numerar desde el inicio del rango. Si se completa con algún valor el próximo documento que emitirá el sistema será el numero siguiente al ingresado.

Ø Externo: es la marca que permite identificar que el rango de numeración será externo. A pesar de que sea externo se debe especificar un rango, por ejemplo Desde A hasta ZZZZZZZZ si el alfanumérico.

“Los Rangos no pueden solaparse. Cada numero solo puede estar contenido en un único rango. Si algún rango se ingresa mal no se podrá grabar la transacción.”

Cada documento en SAP se encuentra identificado por los siguientes datos:

Ø Numero de documento

Ø Sociedad

Ø Ejercicio

Claves de Contabilizacion

A nivel funcional las claves de contabilización son las que determinan si una imputación se realiza al Debe o al Haber. En SAP también determina que tipo de imputación estamos realizando, si un deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales, etc.

Adicionalmente tiene las siguientes funciones:

Ø Indicador relevante para ventas: documentos que se ingresen con claves de contabilización que posean esta marca se tendrán en cuenta en los volúmenes de operaciones que muestra el sistema en determinados reportes.

Ø Indicador relevante para pagos: es relevante para pagos o diferencias en pagos.

Ø Indicador Cuenta de Mayor Especial (CME): con este tilde todas las contabilizaciones deberan llevar un indicador CME.

Ø Controlar el status campo de la imputación.

Transaccion OB41

IMG- Gestion Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) – Documento – Definir claves de contabilización

SAP trae definidas todas las claves de contabilización necesarias para las operaciones de una compañía, sin embargo pueden crearse nuevas claves de contabilización.

Se definen los siguientes datos:

Ø Si es una clave para el Debe o al Haber

Ø La clase de cuenta que se imputara ( solo se puede elegir una única clase de cuenta por clave de contabilización)

Otras Propiedades:

Ø Posicion con efecto sobre ventas: este indicador hace que las posiciones de documento que se hayan entrado con esta clave de contabilización se tenga en cuenta en la determinación del volumen de operaciones.

Ø Cuenta de mayor especial: indica si se trata de imputaciones con CME. Ejemplo Claves 09 y 19 para deudores o 29 y 39 para acreedores.

Ø Clave de contabilización para anulación: se especifica con que clave se contabilizara una anulación. Ejemplo los registros contabilizados con clave 40 (Debe) se anulan con clave 50 (haber)

Ø Operación de Pago: indica si se trata de posiciones relevantes para pagos. Un clásico ejemplo es la clave 15 para deudores (Cobros) y clase 25 (Pagos).

Las claves de contabilización también tienen un Grupo de Status Campo que determina que campos son obligatorios, opcionales u ocultos al momento de imputar una posición.

Tablas Importantes

BKPF: clase de documento campo BLART

BSEG: claves de contabilización campo BSCHL