✒️SAP FI Las condiciones de pago y descuentos por pronto pago
SAP FI Las condiciones de pago y descuentos por pronto pago
UNIDAD 3: PARAMETRIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y OPERACIONES CONTABLES
LECCIÓN: CONDICIONES DE PAGO Y DESCUENTOS POR PRONTO PAGO
En el nivel inicial, hemos explorado la funcionalidad de las condiciones de pago y cómo afectan la contabilización de descuentos por pronto pago. Profundizaremos en cómo configurar estas condiciones y aplicar los descuentos correspondientes.
1. CONDICIONES DE PAGO - REPASO
Las condiciones de pago son acuerdos entre partes comerciales que establecen los términos para el pago de facturas. Estas condiciones especifican tanto la fecha de vencimiento como los descuentos aplicables por pronto pago dentro de un plazo determinado.
Para calcular el descuento por pronto pago y la fecha de vencimiento de una factura, el sistema requiere:
- Fecha base: la fecha que marca el inicio del período de pago.
- Condiciones de descuento por pronto pago: Se refiere a los términos establecidos que permiten aplicar un descuento cuando el pago se realiza dentro de un período específico de tiempo previamente acordado.
- Porcentajes de descuento por pronto pago: el porcentaje aplicado para calcular el descuento.
Al procesar un documento, es necesario introducir las condiciones de pago para que el sistema calcule los términos aplicables. Al registrar una factura de acreedor, se puede especificar un importe de descuento fijo o un porcentaje de descuento por pronto pago, aplicable independientemente de la fecha de pago.
Abonos referidos a facturas:
Cuando realizas un abono que está directamente relacionado con una factura específica, puedes vincular ambos documentos ingresando el número de la factura en un campo designado llamado "Referencia a factura".
Esto se puede hacer en el momento en que estás registrando el abono o incluso después. Al hacer esta vinculación, las condiciones de pago que se habían acordado para la factura original se aplican también al abono. Esto significa que tanto la factura como el abono tienen la misma fecha de vencimiento, es decir, deben pagarse en la misma fecha.
Otros abonos:
En el caso de los abonos que no están vinculados a ninguna factura (es decir, no se refieren a una factura existente), las condiciones de pago habituales no aplican. Estos abonos tienen una fecha de vencimiento que se establece en la fecha base, que es la fecha en la que se registra el abono.
Si quieres aplicar condiciones de pago a este tipo de abono, necesitas ingresar el valor "V" en el campo "Referencia a factura" al momento de registrar el abono en el sistema. Esto activará las condiciones de pago para el abono, aunque no esté vinculado a una factura específica.
2. CONFIGURACIÓN
Crear una condición de pago es sencillo si se entiende la función de cada campo.
TRANSACCIÓN OBB8
IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Contabilidad de deudores y acreedores -> Operaciones Contables -> Recepción de facturas/Entrada de abonos -> Actualizar condiciones de pago
Datos Generales
Clave de Condición de Pago:
Las condiciones de pago se organizan y se identifican mediante una clave única que es alfanumérica, es decir, puede contener letras y números. Esta clave puede tener hasta 4 dígitos. Por ejemplo, una clave podría ser "A1B2" y representaría un conjunto específico de términos de pago que tu empresa ha definido.
Límite de días:
El límite de días se refiere a la cantidad máxima de días naturales (es decir, días consecutivos, incluyendo fines de semana y festivos) que se tienen para cumplir con las condiciones de pago. Por ejemplo, si el límite de días es de 30, significa que el pago debe realizarse dentro de los 30 días naturales siguientes a la fecha acordada. En un sistema como SAP, puedes tener una clave de condiciones de pago, como "0009", que puede tener asociadas varias condiciones de pago, ya sean simples o múltiples, todas bajo esa misma clave.
Descripción de las condiciones de pago:
Cuando se crean las condiciones de pago en el sistema, este genera automáticamente una descripción o explicación de lo que implican esas condiciones. Sin embargo, tienes la opción de personalizar esta descripción para que sea más clara o informativa según tus necesidades. Además, puedes agregar un texto comercial que se imprimirá en las facturas para informar a los clientes sobre los términos de pago específicos que se aplican a esa factura.
1.Clase de Cuenta
Define si las condiciones de pago se aplican a facturas de deudores o acreedores. Si contienen descuentos por pronto pago, es preferible establecer condiciones separadas para cada tipo de cuenta.
2.Cálculo de Fecha Base
La fecha base es crucial para determinar la fecha de vencimiento de un documento. Se puede fijar un día específico del mes y añadir meses adicionales para su cálculo.
Por Ejemplo:
Tienes una Condición de Pago con los siguientes detalles:
• Día Fijo: 10
• Meses Adicionales: 1
Si se realiza una operación el día 05.05.2024, la fecha base para el documento no será inmediatamente después de la operación, sino que se ajustará al Día Fijo y se le añadirán los Meses Adicionales.
Siguiendo nuestra condición de pago, la fecha base sería el día 10.06.2024. Esto se debe a que siempre se establece el día 10 como el día fijo y se suma 1 mes al mes en que se registra la operación.
Por lo tanto, el 10 de junio de 2024 será la fecha base que se utilizará para calcular la fecha de vencimiento del pago.
3. Control de pago
Se pueden definir métodos y restricciones de pago que se aplicarán al contabilizar una factura con la condición de pago correspondiente.
4. Propuesta de Fecha Base
En el contexto de las condiciones de pago, la fecha base es un elemento clave que determina cuándo deben cumplirse los pagos. El sistema ofrece varias opciones para establecer esta fecha base:
- Sin propuesta: En este caso, no hay una fecha base predefinida por el sistema. El usuario es responsable de ingresar manualmente la fecha base en el momento en que se registra el documento en el sistema.
- Fecha de Contabilización: La fecha base se establecerá automáticamente como la fecha en la que el documento es contabilizado o registrado en el sistema financiero.
- Fecha de Documento: La fecha base coincidirá con la fecha que aparece en el documento o factura en cuestión.
- Fecha de Entrada: La fecha base se asignará como la fecha en la que el documento es efectivamente ingresado al sistema.
Es importante destacar que la fecha base puede ser modificada por el usuario después de que el documento ha sido contabilizado, permitiendo así flexibilidad en caso de que sea necesario ajustar los términos de pago posteriormente.
Condiciones de Pago
Existen distintas metodologías para calcular cuándo debe ser saldada una factura. A continuación, se detallan las opciones:
- Pago a Plazos: Se puede optar por fraccionar el pago de una factura en varias cuotas, cada una con su propia fecha de vencimiento. Este método será explicado más adelante.
Para definir las Condiciones de Pago, es necesario completar los campos siguientes:
- Porcentaje: Aquí se indica el porcentaje de descuento que se aplicará si el pago se realiza antes de la fecha de vencimiento especificada en la condición de pago.
- Días: Se refiere al número de días que se añadirán a la fecha base para calcular la fecha de vencimiento de la factura.
- Días Fijos / Meses Adicionales: De manera similar al cálculo de la fecha base, se puede establecer un día específico del mes y agregar meses adicionales para determinar la fecha de vencimiento.
Es importante recordar que se debe seleccionar únicamente una de las dos últimas opciones: o bien se añaden Días a la fecha base, o se establece un Día Fijo con Meses Adicionales para el cálculo del vencimiento.
Ejemplo de Condiciones de Pago:
Utilizando la condición de pago ilustrada previamente, la secuencia de vencimientos para una factura con fecha base del 01/01 sería la siguiente:
- Hasta el 15/01: La factura puede ser saldada con un 3% de descuento por pronto pago.
- Hasta el 31/01: La factura puede ser saldada con un 2% de descuento por pronto pago.
- El 14/02: Es la fecha de vencimiento final de la factura, donde el monto total debe ser pagado en su totalidad, sin ningún descuento aplicable.
Estas fechas establecen los plazos para aprovechar los descuentos por pago anticipado y la fecha límite para el pago completo de la factura.
3. CONDICIONES DE PAGOS EN CUOTAS
SAP permite pagos a plazos mediante condiciones especiales que dividen el importe total de las facturas en cuotas con diferentes fechas de vencimiento.
TRANSACCIÓN OBB9
IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Contabilidad de deudores y acreedores -> Operaciones Contables -> Recepción de facturas/Entrada de abonos -> Definir condiciones de pago para plazos
Se deben ingresar datos como la condición de pago a plazos, el número de cuotas, el porcentaje de cada cuota y la condición de pago simple asignada a cada cuota.
-
Condición de Pago a Plazos: Al inicio, se define una condición de pago a plazos. Esta condición se ingresa en el sistema, creando una entrada por cada cuota que se va a generar. Por ejemplo, si se acuerda pagar en 3 cuotas, se deben crear tres entradas distintas.
- Número de Cuotas: Se especifica la cantidad total de cuotas en las que se dividirá el pago. El sistema generará un registro individual para cada cuota al momento de procesar el documento financiero.
- Porcentaje de Cada Cuota: Se asigna un porcentaje del total de la factura a cada cuota, y la suma de estos porcentajes debe ser igual al 100%. Por ejemplo, la primera cuota podría ser el 30% del total, la segunda el 20%, y la tercera el 50%.
- Condición de Pago Simple para Cada Cuota: A cada cuota se le asigna una condición de pago simple que define su fecha de vencimiento. Por ejemplo, la primera cuota podría vencer a los 30 días, la segunda a los 60 días, y así sucesivamente.
Este método permite una gestión flexible del flujo de caja tanto para el emisor como para el receptor de la factura, facilitando el cumplimiento de las obligaciones financieras de manera escalonada.
4. DESCUENTO POR PRONTO PAGO
Este es un incentivo que ofrecen los proveedores a sus clientes para que realicen el pago de sus facturas antes de la fecha de vencimiento. Hay dos maneras de contabilizar este descuento:
1. Contabilización en el momento del pago: Aquí, el descuento se registra solo cuando el pago se realiza dentro del periodo de descuento. Por ejemplo, si tienes una factura de $1000 con un 2% de descuento por pronto pago, y pagas dentro del plazo, registrarías un pago de $980 y un descuento ganado de $20.
2. Contabilización por adelantado al registrar la factura: En este caso, el descuento se registra en el momento de la emisión de la factura, anticipando que el pago se realizará a tiempo. Siguiendo el ejemplo anterior, registrarías la factura por $980 y un descuento por tomar de $20. Si el pago se realiza después del periodo de descuento, deberás ajustar la contabilidad para reflejar el pago completo de $1000.
La elección entre estas dos formas depende de la política de la empresa y cómo se configuran las clases de documento en su sistema contable. La "Clase de Documento Neto" es una configuración que determina si el descuento se considera automáticamente al registrar la factura o no.
¿Cómo funciona con la cuenta de compensación de descuento?: Cuando se registra un descuento por pronto pago mediante el procedimiento neto, se crea un saldo en la cuenta de compensación de descuento. Esta cuenta debe ser monitoreada y ajustada cuando se realizan los pagos.
• Ejemplo: Si aplicaste un descuento de $30 al registrar la factura, este monto aparece en la cuenta de compensación de descuento. Cuando pagas la factura dentro del periodo de descuento, debes asegurarte de que este saldo de $30 se "compense" o ajuste, reflejando que se ha tomado el descuento.
1. Ventaja del procedimiento neto:
Reflejo directo en gastos: La ventaja principal es que el descuento se muestra directamente en la cuenta de gastos, lo que significa que los gastos se registran ya netos del descuento.
• Ejemplo con números:
- Con procedimiento neto: Si la factura original es de $1000 y tienes un descuento de $30, al aplicar el procedimiento neto, la cuenta de Alquileres mostrará directamente $970, que es el monto neto después del descuento.
- Con procedimiento estándar: Si no aplicas el procedimiento neto, registrarías la factura por el monto total de $1000 en la cuenta de Alquileres. Luego, si pagas dentro del periodo de descuento, registrarías el descuento de $30 como un ingreso en la cuenta de Descuento por Pronto Pago, manteniendo la cuenta de Alquileres en $1000.
En resumen, la gestión de partidas abiertas asegura que los saldos en las cuentas reflejen la realidad de las transacciones, y el procedimiento neto permite que los gastos se muestren ya descontados, simplificando la contabilidad y reflejando de manera más precisa el costo real de los servicios o productos adquiridos.
TABLAS IMPORTANTES
• T052: contiene las condiciones de pago.
• T052S: contiene las condiciones para pagos a plazos.
• BSEG: contiene los datos de condiciones de pagos para las partidas. Campos relevantes:
· KOART: Clase de cuenta (las condiciones de pago se encuentran en las clases de cuenta K o D)
· ZTERM: Clave de condición de pago
· ZFBDT: Fecha base
· ZBD1T: Días del descuento por pronto pago 1
· ZBD2T: Días del descuento por pronto pago 2
· ZBD3T: Plazo para condición de pago neto
· ZBD1P: Porcentaje de descuento por pronto pago 1
Sobre el autor
Publicación académica de Aracelis Prado De Abreu, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Aracelis Prado De Abreu
Profesión: Licenciada en Administración - Venezuela - Legajo: WH18F
✒️Autor de: 90 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Consultor sap fi con sólida experiencia en el entorno sap. mi objetivo es obtener la certificación como experto en fico para mejorar mis habilidades técnicas y consolidar mi experiencia en esta área.
Certificación Académica de Aracelis Prado
