✒️SAP FI Las cuentas CME y su utilización en diferentes ámbitos

CME Utilización en Diferentes Ámbitos

1. Introducción

El CME o cuenta de mayor especial nos permite registrar operaciones en cuentas de mayor diferentes de la cuenta asociada que tiene un deudor o acreedor.

En cada registro maestro de deudor/acreedor se introduce la cuenta asociada a contabilizar. El campo Cuenta asociada se encuentra en el segmento sociedad del registro maestro de deudor/acreedor, es decir, que el mismo deudor/acreedor puede tener una cuenta asociada distinta en cada sociedad.

Cuando se introduce una factura o un abono en una cuenta de acreedor, por ejemplo, el documento en cuestión se contabilizará en la cuenta asociada previamente creada. En la visualización del documento contable se podrá ver el número de cuenta de la cuenta asociada en la que se ha efectuado la contabilización.

Operaciones en cuenta de mayor especiales (cuentas asociadas alternativas)

Las operaciones en cuenta de mayor especiales son aquéllas operaciones efectuadas en la contabilidad de deudores y acreedores que se visualizan en cuentas diferentes en el libro de mayor y se diferencia con un indicador en los libros auxiliares.

Esto nos sirve para contabilizar las operaciones en las cuentas de mayor que corresponden. Por ejemplo los anticipos deben mostrarse en una cuenta de mayor diferente (dentro del activo) y no como menos pasivo en la cuenta de acreedores a pagar.

Las operaciones de los libros auxiliares de deudores y acreedores están enlazadas al libro mayor mediante la cuenta asociada definida en el dato maestro. Si las imputaciones del libro auxiliar se efectúan mediante un indicador CME, las contabilizaciones se realizarán en cuentas asociadas alternativas o cuentas de mayor especial para que estas operaciones puedan contabilizarse por separado.

2. Métodos de contabilización de operaciones CME

Existen tres métodos para contabilizar en cuentas de mayor especial en el sistema. En la configuración del indicador CME, se especifica si se trata de una contabilización en:

· Una cuenta de mayor personalizable

· Un apunte estadístico o

· Una contabilización con contrapartida automática.

Las Contrapartidas Automáticas (Estadísticas)

Son operaciones que siempre se contabilizan en la misma cuenta de contrapartida. Suelen estar incluidas en las explicaciones o notas del balance. Ejemplo: Contabilización de una Aval.

Para simplificar el procedimiento de contabilización, en el Customizing se define el número de la cuenta de contrapartida. El sistema contabilizará las contrapartidas de forma automática. En caso de compensar partidas abiertas en la cuenta correspondiente, el sistema compensará, asimismo, las partidas correspondientes en la cuenta de contrapartida.

Estas operaciones reciben la denominación de asientos estadísticos porque generalmente no se visualizan en los balances y en todo caso, únicamente en las explicaciones de los balances. Los avales efectuados, por ejemplo, se visualizan en notas; no asi los avales recibidos. Sin embargo, con fines internos resulta útil contar con un resumen de los avales recibidos.

Transacción F-38: SAP Easy Acces – Finanzas – Gestión Financiera – Deudores – Contabilización – Otros – Asiento Estadístico.

En esta transacción, solo debemos ingresar los datos de cabecera y los datos correspondientes a una posición. La segunda posición se genera de manera automática.

Nota: Si bien el sistema trata las operaciones con el nombre de estadísticas se pueden utilizar para cualquier tipo de operación repetitiva que lleven siempre las mismas cuentas de mayor pero donde puedan diferir los importes o los acreedores o deudores, estas partidas que se generen con esta transacción, pueden cobrarse o pagarse o incluso compensarse como cualquier partida abierta.

Los Apuntes Estadísticos: Son operaciones en cuentas de mayor especial de carácter informativo que sirven únicamente como recordatorio para que el usuario de los pagos este informado de los pagos a efectuar de deuda no registrada, como por ejemplo, los anticipos financieros.

Al crearse un apunte estadístico, sólo se actualiza una partida individual. No se realiza ninguna contrapartida, es decir, no es un asiento ya que no balancea.

Los apuntes estadísticos se administran como partidas abiertas en las cuentas de deudores/acreedores y en la cuenta de mayor especial.

Una solicitud de anticipo es un "recordatorio", un apunte estadístico que tiene como objetivo recordar al usuario que debe efectuar un anticipo.

Las solicitudes de anticipo pueden ser de deudor o de acreedor. El objetivo de las solicitudes de anticipo de deudor es permitir el tratamiento automático de los anticipos en el programa de pagos.

Transacción F-47: SAP Easy Acces – Finanzas – Gestion Financiera – Deudores – Contabilización – Anticipo- Solicitud

En esta transacción completamos los datos de cabecera y los datos de una posición indicando, el deudor/acreedor, el CME de destino (CME en el cual se contabilizará el anticipo), el importe y la fecha de vencimiento.

Visualización de apuntes estadísticos en el libro mayor

Al introducir apuntes estadísticos no se actualizan las cifras de movimientos ni saldos contables. Esto significa que los apuntes pueden encontrarse en el informe de partidas individuales, pero no afectarán al saldo visualizado del deudor/Acreedor. Asimismo, la cuenta de mayor especial en la que se efectúan las contabilizaciones siempre mostrará saldo cero.

Contrapartidas personalizables: Este tipo de operaciones forman parte de los balances. Se trata de contabilizaciones con contrapartidas de libre definición. Ejemplo: contabilización bancaria de un anticipo recibido.

Las operaciones en cuenta de mayores especiales denominadas contrapartidas personalizables generan una contabilización en el libro mayor. En la cuenta asociada alternativa se efectúa un abono o un débito de forma automática, en función de la clase de contabilización. El usuario debe introducir la cuenta de mayor para la contrapartida.

Ejemplo de una contrapartida personalizable:

Entrada de anticipo: El deudor responde a una solicitud de anticipo con un pago de 11.000 USD. En el sistema se registra la entrada del pago tanto en la cuenta del libro auxiliar del deudor como en la cuenta asociada alternativa (anticipos recibidos) del libro mayor. En el transcurso de la operación en el sistema se puede seleccionar la cuenta bancaria de balance (que varía en función del banco y el número de cuenta) en la que se cobrará el anticipo.

Un anticipo efectuado por el deudor con anterioridad a la ejecución de un servicio, es una deuda, por lo tanto, no modifica los créditos de la cuenta asociada. La cuenta de mayor especial (cuenta asociada alternativa) para anticipos efectuados se visualiza en los balances del área de acreedores.

Amortización acumulada individual de deudores: Los créditos en litigio o dudosos se ingresan como amortizaciones acumuladas individuales al preparar la visualización de los saldos para el cierre del ejercicio (Previsión para deudores incobrables).

En esta fase conviene utilizar el procedimiento de cuenta de mayor especial, dado que la operación se introduce en la cuenta de deudor y se contabiliza además en la cuenta de mayor especial Amortizaciones acumuladas individuales para deudores.

Efectos: Los efectos son una clase de operación financiera a corto plazo. Si una factura se cobra con un efecto, el período de pago quedará ampliado para los deudores (hasta el vencimiento del efecto). Si se desea, es posible transferir el efecto a un tercero con el fin de refinanciarlo. Es posible descontarlo en un banco con anterioridad a la fecha de vencimiento, lo cual implica que el banco cobrará intereses.

Los efectos son considerados como operaciones en cuenta de mayor especiales en SAP. Debido a ello, estas operaciones se graban automáticamente en el libro auxiliar, y por separado, y se contabilizan en una cuenta de mayor especial.

Por este motivo, se podrá obtener un resumen de las actividades relativas a efectos siempre que se desee. Es posible contabilizar efectos de deudores y acreedores, asi como cheques y efectos emitidos y recibidos.

Otras Operaciones: Independientemente de los ejemplos mencionados anteriormente, se pueden definir operaciones libres en cuentas de mayor especial. Es decir, podemos hacer registraciones en deudores y acreedores y en lugar de contabilizar en la cuenta de asociada que posee el dato maestro se contabiliza por medio de un indicador CME en otras cuentas. Por ejemplo, si tenemos como cuentas de mayor asociada Proveedores locales y deseamos contabilizar una factura de gastos pero cuya deuda se refleje en la cuenta de mayor Proveedores de servicios podemos utilizar un CME.

Estas operaciones se pueden crear en transacciones Enjoy con FB60 o FB70 o en operaciones clásicas como en la FB01.

En las transacciones ENJOY, en el campo siguiente al código de deudor / acreedor podremos colocar el indicador CME. El sistema determinará la clave de contabilización de manera automática.

En transacciones clásicas, simplemente debemos ingresar la posición indicando una clave de contabilización para cuentas de mayor especial, lo cual hará que sea obligatorio completar el campo CME.

Nota: Es normal que con un mismo acreedor tengamos diferentes tipos de operaciones que impliquen utilizar CME , por ejemplo si tenemos como acreedor a un banco en el cual registramos los gastos bancarios e impuestos también podríamos utilizar un CME para reflejar por ejemplo un préstamo obtenido u operaciones de leasing, si tenemos a los directores de la sociedad creados como acreedores sus honorarios pueden ir a una cuenta y los anticipos por gastos a rendir se podrían reflejar con un CME.

Resumen

Los indicadores CME permiten contabilizar en cuentas asociadas diferentes a las definidas en el dato maestro de un deudor o acreedor.

Existen 3 formas de contabilizar en cuentas de mayor especial

*Contrapartida automática

*Apuntes estadísticos

*Contrapartida personalizable

Existen 3 tipos de indicadores CME

*Anticipos

*Estadísticos