✒️SAP FI Las reclasificaciones de deudas y créditos

UNIDAD 5: PARAMETRIZACIÓN DE PROCESOS DE CIERRE

LECCIÓN: RECLASIFICACIÓN DE DEUDAS Y CRÉDITOS

En esta lección, aprenderemos cómo ajustar las cuentas de deudores y acreedores al final del período contable, enfocándonos en la reclasificación y verificación de saldos.

1. RECLASIFICACIONES

En la preparación de los balances financieros, es crucial diferenciar claramente entre deudas y créditos. Si un acreedor presenta un saldo en el Debe, este monto necesita ser ajustado y transferido a una cuenta de activo. Este proceso debe completarse antes de la elaboración de los estados financieros. De manera similar, si un deudor tiene un saldo en el Haber, también se requiere una reclasificación correspondiente. Estos pasos garantizan que los balances contables reflejen con precisión la realidad económica de la empresa.

En ciertas jurisdicciones, las deudas deben clasificarse en el balance según su vencimiento. Ambas reclasificaciones se realizan mediante un programa especial y son revertidas al inicio del nuevo período contable, ya que no son necesarias para las operaciones diarias.

Para la correcta presentación en los balances, se utiliza una cuenta de compensación como contrapartida para las correcciones, ya que no se pueden registrar directamente en cuentas de conciliación.

Antes de generar los balances financieros, es crucial clasificar los créditos y deudas según su vencimiento. Esto se logra a través de ajustes contables.

El programa SAPF101 es una herramienta útil para la reclasificación y clasificación de créditos y deudas, con funciones clave como:

Clasificación de créditos y las deudas en función de la duración en el tiempo:

• ¿Qué hace? El programa revisa todos los créditos (dinero que se espera recibir) y deudas (dinero que se debe) y los organiza según cuánto tiempo falta para que se venzan o se tengan que pagar.
• ¿Por qué es importante? Esto ayuda a entender mejor cuáles son las obligaciones financieras a corto plazo y a largo plazo, lo cual es crucial para la planificación financiera.

Ajustes contables:

• ¿Qué hace? Realiza cambios en los registros contables de corrección para corregir cualquier error o para actualizar la información. Por ejemplo, si una cuenta que normalmente se usa para conciliar pagos ha cambiado, el programa hará los ajustes necesarios para reflejar esta nueva información.

• ¿Por qué es importante? Estos ajustes aseguran que los balances financieros sean precisos y confiables.

Análisis e informe SAPF101:

• ¿Qué hace? El programa genera un informe que muestra dónde se necesitan hacer traslados o cambios. Además, cuando se configura el método de clasificación (un conjunto de reglas sobre cómo organizar la información financiera), el programa utiliza estas reglas para determinar cómo y dónde se deben hacer las reclasificaciones.

• ¿Por qué es importante? Esto permite a los contadores y a la gerencia saber exactamente qué ajustes se deben hacer y dónde, lo que facilita la preparación de los balances y asegura que se cumplan las normativas contables.

2. CUSTOMIZING

Acceso al Customizing: Primero, necesitas entrar en el sistema y seguir una serie de pasos hasta llegar a la opción de reclasificación. La ruta que debes seguir es:

• TRANSACCIÓN OBBU -> IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Contabilidad principal (nuevo) -> Operaciones periódicas -> Reclasificar -> Trasladar y clasificar créditos y deudas -> Definir método clasificación y cuentas de corrección.

Creación de un Nuevo Método:

• Una vez en la sección correcta, crearás un nuevo método de reclasificación. Encontraremos dos carpetas una para créditos y otra para débitos desde donde podremos establecer una nueva regla o conjunto de instrucciones para organizar los créditos y deudas.

Definición de Parámetros:

Con el nuevo método creado, seleccionarás si vas a trabajar con créditos o deudas para establecer cómo se van a reclasificar.

Aquí es donde defines los detalles de cómo se organizarán los saldos según su fecha de vencimiento y si están en Debe o Haber.

Campos a Definir:

• Desde: Aquí pones el tiempo que falta para que la deuda o crédito venza (por ejemplo, 30 días, 6 meses, 5 años).
• Tipo de tiempo: Especificas si el tiempo que ingresaste es en días, meses o años.
• Significado: Escribe una descripción para entender qué representa cada entrada.
• Con saldo Deudor: Marca esta opción si los créditos o deudas con saldo deudor deben ir a una cuenta diferente.
• Con Saldo Acreedor: Marca esta opción si los créditos o deudas con saldo acreedor deben ir a una cuenta diferente.
• Cuenta: Aquí defines las cuentas específicas que se usarán para cada situación.

Determinación de Cuentas:

Finalmente, determinas las cuentas de origen (donde están actualmente los saldos), la cuenta puente (que se usa temporalmente para ajustes) y la cuenta de destino (donde se reflejarán los saldos en el balance final).

En contabilidad, esto ayuda a que los balances sean claros y ordenados, facilitando la comprensión de la situación financiera de la empresa.

3. EJECUCIÓN DE LA RECLASIFICACIÓN

1. Determinación del Saldo: El estado de una cuenta, ya sea como crédito o deuda, se define por su saldo actual. Esto es importante porque en los informes financieros, los créditos (dinero que se espera recibir) y las deudas (dinero que se debe pagar) deben mostrarse de manera independiente y organizados según el tiempo que falta para su vencimiento.

2. ¿Cómo acceder? Transacción FAGLF101 (Nueva) / F101 (Antiguo):SAP Easy Access -> Finanzas -> Gestión Financiera -> Deudores -> Operaciones periódicas -> Cierres -> Reclasificar -> Clasificación / Reclasificación (nueva).

3. ¿Qué hacer allí? para que el sistema realice estos "traslados" o reasignaciones de manera correcta, debes especificar sobre qué sociedad estás trabajando, aplicar las reglas de clasificación que has configurado y seleccionar las partidas específicas que requieren ajuste filtrando por determinados criterios (tipos de cuenta, cuenta asociada, etc.).

4. Modo Test y Ejecución Real:

ÿ Modo Test: Puedes ejecutar el programa en modo de prueba para ver qué cambios se harían sin afectar realmente las cuentas.

ÿ Ejecución Real: Si marcas la opción "Generar Contabilizaciones", el programa realizará los cambios en las cuentas de manera efectiva.

5. ¿Qué sucede al ejecutar el programa?

• El sistema te mostrará un registro de todas las contabilizaciones que se van a realizar basadas en los criterios que has definido.
• Asientos de Reclasificación: Se crearán registros contables que ajustan los saldos y la duración de los créditos y deudas según sea necesario.
• Visualización de Asientos: Puedes ver los asientos contables que el sistema va a registrar como resultado de la reclasificación utilizando el botón Contabilizaciones.
• Anulación de Asientos: Todos los asientos se hacen al final del ejercicio fiscal y se anulan al comienzo del mes siguiente para mantener la contabilidad al día.

¿Qué pasa si hay cambios en las cuentas? Si durante el año se ha modificado la cuenta de reconciliación en el registro maestro de un deudor o acreedor, el programa tomará en cuenta este cambio y ajustará las contabilizaciones de las partidas antiguas, trasladándolas a la nueva cuenta asociada.

Este proceso es como hacer una revisión general de tu contabilidad al final del año, asegurándote de que todo esté correcto y actualizado para el próximo período. Es una parte vital para mantener la precisión en los informes financieros de la empresa.

4. CONFIRMACIÓN DE SALDOS

La circularización es un procedimiento de auditoría que se realiza para confirmar la exactitud de los saldos registrados en los libros contables de una empresa. Durante este proceso, se envían cartas o formularios a deudores y acreedores solicitando que confirmen los montos que la empresa afirma que ellos deben o tienen a su favor, respectivamente. Este método ayuda a asegurar que la información financiera que la empresa reporta es precisa y está corroborada por terceros.

¿Cómo funciona la circularización?

1. Selección de Partidas: La empresa, a través de su departamento de auditoría, selecciona una muestra de deudores y acreedores para la verificación.

2. Envío de Cartas: Se generan y envían cartas a estos deudores y acreedores. Las cartas incluyen los detalles de los saldos según los registros de la empresa.

3. Respuesta de Confirmación: Los deudores y acreedores responden confirmando si los saldos indicados son correctos o si hay discrepancias.

4. Análisis de Respuestas: La empresa analiza las respuestas recibidas. Si hay discrepancias, se investigan y se hacen los ajustes necesarios en los registros contables.

En el contexto de SAP, que es un sistema de planificación de recursos empresariales, existe una herramienta que automatiza la creación y el envío de estas cartas de circularización, facilitando el proceso de auditoría y cierre de ejercicio. Esto permite a la empresa gestionar eficientemente la confirmación de saldos con sus deudores y acreedores, lo cual es un paso crucial para mantener la integridad de su información financiera.

• Auditoría y Cierre de Ejercicio: Al finalizar el año fiscal, es necesario verificar que los saldos registrados en la compañía sean correctos. Esto se hace enviando cartas a deudores (quienes deben dinero a la empresa) y acreedores (a quienes la empresa debe dinero).

• Herramientas SAP: SAP ofrece programas específicos, SAPF130D para deudores y SAPF130K para acreedores, que generan estas cartas automáticamente, tomando en cuenta el estado actual de las cuentas.

Procedimientos Disponibles:

• Confirmación de saldos: Se solicita a deudores y acreedores que confirmen los montos que se registran en sus cuentas.
• Notificación de saldos: Se informa a deudores y acreedores sobre los saldos actuales de sus cuentas.
• Solicitud de saldos: Se pide a deudores y acreedores que envíen información sobre los saldos que tienen registrados.

Listas Generadas por los Informes:

• Lista de Reconciliación: Un resumen que ayuda a verificar si las confirmaciones de saldos han sido recibidas.
• Lista de Errores: Un registro de los errores encontrados durante el proceso de verificación.
• Lista de Resultados: Un análisis de las respuestas recibidas, incluyendo la cantidad y los montos totales.

TRANSACCIÓN F.17: La Transacción F.17 en SAP es una función utilizada para gestionar la confirmación de saldos al final de cada año fiscal. Este proceso forma parte de las actividades de cierre y tiene como objetivo reconciliar los ítems abiertos y los saldos de las cuentas por cobrar (AR) y cuentas por pagar (AP) para cada cuenta.

Funcionalidad de la Transacción F.17

• Emitir cartas de confirmación de saldo a clientes y proveedores.
• Ajustar el formato y contenido de estas cartas según sea necesario.
• Definir direcciones de respuesta que se imprimirán en las cartas para que los clientes o proveedores puedan confirmar los saldos.

¿Cómo se accede?

TRANSACCIÓN F.17 SAP Easy Access-> Finanzas-> Gestión Financiera-> Deudores-> Operaciones periódicas-> Cierres-> Verificar/contar-> Conf.saldo: imprimir

• Impresión de Portada de Selección: El sistema está diseñado para imprimir una portada que sirve como introducción para cada informe generado.
• Impresión de Recordatorios: Alternativamente, los informes pueden ser utilizados para imprimir recordatorios dirigidos a aquellos deudores con confirmaciones de saldo pendientes. Para esto, se deben ingresar los datos de los deudores y la fecha de la última comunicación.
• Especificación de Dirección de Envío: Es necesario definir al menos una dirección postal a la cual se enviarán las confirmaciones de saldo. Esta dirección se identifica con un ID único que debe ser incluido en los criterios de selección al ejecutar el programa.
• Contenido del Formulario Emitido:El formulario generado incluye varias páginas que contienen un encabezado con la identificación del deudor o acreedor, una nota explicativa del motivo de la correspondencia, y, dependiendo del procedimiento, puede incluir detalles de los comprobantes, el saldo actual o una solicitud para que confirmen el saldo adeudado.

5. CONFIGURACIÓN ID DE DIRECCIÓN

En esta actividad de configuración en SAP, se procede a registrar las direcciones postales específicas a las que los deudores y acreedores deben enviar sus confirmaciones de saldos.

Es común que estas direcciones no coincidan con la dirección principal de la empresa registrada en el sistema financiero (sociedad FI), por lo que es crucial tenerlas bien definidas y guardadas.

Para facilitar la organización, es posible asignar múltiples direcciones a una sola sociedad FI, todas bajo un código identificador común. Este código será el que se utilice para dirigir las respuestas cuando se realicen las operaciones de confirmación de saldos en el programa.

Es esencial especificar este identificador cada vez que se ejecute el programa para asegurar que la correspondencia llegue al lugar adecuado.

Para el programa de confirmación de saldos, el elemento esencial a configurar son los identificadores únicos para las direcciones de respuesta. Es posible establecer varios de estos identificadores, que posteriormente serán utilizados para seleccionar la dirección correspondiente durante el proceso de confirmación.

Paso a paso para configurar el ID de Dirección

1. Accede al Sistema SAP y sigue la Ruta de Configuración:

• VIMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Contabilidad de deudores y acreedores -> Operaciones contables -> Cierre -> Contar -> Correspondencia confirmación de saldos -> Almacenar direcciones de respuesta para confirmación de saldos.

2. Selecciona la opción: para crear un nuevo ID de dirección.

3. Elige una sociedad FI para la cual deseas configurar la dirección de respuesta.

4. Asigna un Código al ID de Dirección: Determina un código único de hasta cuatro dígitos para el nuevo ID de dirección. Ingresa este código en el campo correspondiente y confirma tu selección.

5. Introduce la Dirección de Respuesta: Cuando el sistema muestre la ventana de configuración, introduce la dirección postal completa donde se deben enviar las respuestas de confirmación de saldos.

6. Guarda la Configuración.

Resumen de la Lección:

En el contenido de esta lección, hemos cubierto las operaciones de cierre contable relevantes tanto para las cuentas de deudores como para las de acreedores. A continuación, se presentarán las transacciones específicas y se describirán los pasos para cada procedimiento de ejecución.

Transacciones y Programas para cada ejecución

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