✒️SAP FI Las transacciones clásicas de contabilización de documentos

UNIDAD 3 LECCION 7 TRANSACCIONES CLASICAS DE CONTABILIZACION DE DOCUMENTOS

1. TRANSACCIONES CLASICAS DE CONTABILIZACION DE DOCUMENTOS

En la unidad 2 hemos visto como contabilizar documentos con cuentas de mayor con la transaccion F-02. En el caso de deudores y acreedores la transacccion es similar solo que se incorporan otros tipos de cuentas.

Las tranacciones que utilizaremos son mascaras de la tranacción básica FB01, que traen propuestos ciertos datos. el proocedimiento de ingreso es siempre el mismo.

2. FACTURAS DE ACREEDORES

En este punto veremos las principales características para el ingreso de documentos de acreedores ya sean facturas, Notas de crédito o Notas de Débito

Transacción F-43 finanzas/ gestión financiera/ Acreedores/ contabilización/ factura general

En la primera pantalla debemos ingresar los datos de cabecera y la primera posición del documento. El sistema ya trae como propuesta la clase de documento KR (factura de acreedor) y la clave de contabilización 31 (imputación de acreedor en el haber).

Datos a completar en la cabecera del documento:

fecha de documento y contabilización

Clase de documento (ya vendra propuesto por SAP) y sociedad

Moneda y tipo de cotización

referencia y texto de cabecera (datos libres pero en referencia solemos guardar el número de factura del acreedor).

En la primera pantalla el sistema nos habilita en la parte inferior, nos habilita los campos para el ingreso de la primera posición del documento. No es relevante el orden de las posiciones, no obstante, SAP siempre propone una clave de contabilización de deudor o acreedor dependiendo de la transacción con la que accedimos.

Datos a Completar en la primera posición del documento:

Clave de contabilización: el sistema propone 31, que corresponde para el uso de facturas de acreedores.

Cuenta: en este campo se elige el código acreedor que corresponda (matchcode) nos propone clases de cuentas dependiendo de la clave de contabilización

Presionar enter o tilde verde superior izquierdo accedemos a la siguiente pantalla

Una vez se halla accedido a la posición de acreedor, se deberá ingresar el monto total d ela factura, es decir el monto a pagar. Datos adicionales como condición d epago, que se completará con los datos maestros del acreedor, si es necesario se puede modificar.

La condición de pago tiene almacenada los días de plazo en el cual se deberá abonar la factura, este plazo de pago comenzará a contarse desde la fecha base. puede contener un % de descuento por pronto pago.

Fecha de vencimiento, este campo se calcula automáticamente teniendo en cuenta la fecha base y los días de plazo.

Bloqueo de pago, las facturas que se ingresan por FI, no bloquean automáticamente el comprobante, pero a través de sustituciones con determinadas reglas, se pueden bloquear para el pago todas las facturas que se ingresan al sistema, para que posteriormente un responsable apruebe y las liberé para el pago. Liberar el documento simplemente significa modificar el comprobante y eliminar el bloqueo.

Finalmente antes de pasar a la siguiente pantalla, deberemos ingresar los datos correspondientes a la próxima posición. la siguiente posición corresponderá a la cuenta de mayor que identificará la naturaleza del gasto.

Enter o tilde de confirmación accedemos a la siguiente pantalla.

En la posición correspondiente al gasto (dependiendo de lo que se haya comprado tambien puede usarse una cuenta de activo) se deberá elegir el indicador de impuestos que corresponda de cuerdo al % de impuesto que haya facturado el acreedor.

El impirte a indicar en esta posición debería ser el importe antes de impuestos , no obstante SAP nos da la posibilidad de ingresar el importe bruto o neto. En cualquiera de los casos, el sistema determinará el importe correspondiente a los impuestos y creará la posición con la que la cuenta de mayor corresponda en cada caso.

Si se encuentra implementado el modulo de CO, rn todas las cuentas de resultado deberá ingresarse un objeto de CO, en este caso utilizaremos el centro de costo.

Podrán ingresarse tantas posiciones de cuentas de mayor como sean necesarias.

El campo texto nos permitira indicar el motivo de la compra. Si una factura posee varias linea, completando en el campo texto, el sistema copiara el texto que tiene en la posición anterior. El campo asignación es libre y se puede usar para dar información diferente a la del campo texto. Util para filtrar u ordenar en las cuentas corrientes.

Clave de clasificación del dato maestro el sistema grabara automáticamente un valor en el campo asignación, por ejemplo el número de comprobante mas el ejercicio.

Una vez finalizada las cargas de posiciones deberá presionarse el icono Resumen de Posiciones que nos mostrará un resumen de todo lo ingresado.

Ademas de los datos ingresados , el sistema muestra un total de los importes acumulados en el debe y en el haber y el importe de la difererencia en caso de que no de cero.

Se puede utilizar la función simular (menú/documento/ simular) para visualizar como quedará el asiento contable cuando se grabe.

Al usar el indicador de impuestos que registran posiciones de manera automática, veremos en el asiento (C1). Discriminando la base y el impuesto, que cruza con el total de la factura.

Una segunda opción es la de Simulación de Libro Mayor que nos permite ver cuales son las cuentas de mayor en las cuales se contabilizará en la contabilidad general. En la posición del acreedor veremos la cuenta contable que se le asignó en el dato maestro del acreedor.

Ejp en la simulación de cuentas veremos el valor 11 que es el código del acreedor utilizado, en la segunda simulación (la del libro mayor) vemos la cuenta 210101 proveedores locales que es la cuenta de mayor en la cual se contabilizan las cuentas por pagar.

Si todo esta correcto se debe oprimir el botón guardar

Nota Débito:

Para la contabilización de las notas débito, la transacción es la misma que para factura F-43, sólo será necesario cambiar la clase de documento para identificar un documento cono Nota débito

Notas Crédito

Las notas de cédito se debe ingresar por medio de otra transacción similar a la transacción de ingreso de facturas pero que traerá como clase de documento KG- Abono acreedor y como clave de contabilización 21 (imputaciones de acreedor en el debe).

Finanzas/ Gestión financiera/ acreedores/ contabilización/ abono general. F-41

3. FACTURAS DE DEUDORES

Veremos las diferencias con lo descrito para acreedores, ya sean facturas, notas créditos o débitos.

Finanzas/ gestión financiera/ deudores/ contabilización/ factura general. F-22

La principal diferencia son los datos propuestos por SAP, en clase de documento el sistema propone DR (factura deudor) y la clave de contabilización es 01 (impitación de deudor en el debe)

El resto de la operación, pantallas, funcionalidades y datos son idénticos a los documentos de acreedores. Hay que tener en cuenta que la clave de contabiliazación de la cuenta de contrapartida (cuenta de ingresos por la venta a un cliente) deberá ser 50 (impputación en cuenta de mayor en el haber).

Cuando ingresemos un documento y utilizamos una clave de contabilización de deudores, el matchcode nos traerá una lista de deudores de acuerdo a los criterios que especifiquemos en la pantalla de preselección de datos.

Condición de pago esta propuesta en el dato maestro del deudor, sinembargo se puede cambiar al momento de ingresar un documento; incluso después de grabar un documento.

Los datos relacionados a la condición de pago son:

Fecha base: es la fecha desde la cuenta se comienza a contar los días de la condición de pago. En la configuración de la condición de pago se especifica como debe llenarse esa fecha (fecha documento, decontabilizació, de entrada o ninguna fecha). Este campo tambien es editable al momento de ingresar un documento.

Días y porcentajes: La condición de pago posee condigurado los días de vencimiento. Ademas pueden indicarse porcentajes de descuento en base al momento en el que se produzca el pago o cobranza. Dependiendo de las condiciones de descuento, el sistema revisa y si da a lugar aplica el mismo.

En la posición correspondiente a la cuenta de resultado positivo por l venta, debemos especificar cual será e indicador de impuesto. como corresponde a deudor, seleccionaremos el correspondiente a IVA repercutido.

ejp. Calculo del impuesto sobre importe neto, la diferencia esta en que son diferentes los valores en la cuenta del deudor y la cuenta mayor.

deudor 121

mayor 100

indicado de impuestos d1 (21%)

opción de tratamiento: calcular impuesto sobre importe neto.

Resumen del documento, las posiciones no suma 0, hay diferencia

si simulamos el documento, vemos partidas de contabilización autmatica, el sistema determina el importe y la cuenta mayor de IVA

La diferencia entre el método de importe bruto y neto esta en importe con el que completamos la cuenta de mayor, elegir el método de calculo mas adecuado depende de la información que tengamos.