✒️SAP FI Los pagos manuales

OBJETIVOS:

• Esta lección explora las transacciones manuales más importantes en SAP: pagos y cobros.
• Muestra como registrar pagos a proveedores y cobros a clientes de forma manual, utilizando las mismas transacciones para ambos procesos, pero variando el medio de pago.
• Aborda las transferencias, efectivo y cheques, a fin de brindar un conocimiento integral para una gestión financiera eficiente.

A continuación, repasaremos la pantalla de pagos manuales en SAP, la cual se encuentra dividida en tres secciones claves: cabecera, datos bancarios y cuenta de terceros. Aprenderemos a navegar por cada sección, comprender sus funciones y realizar pagos manuales con eficiencia.

Para hacer un pago con efectivo o transferencia, debes ingresar los siguientes datos:

• Clase de documento: Identifica si se trata de un pago (KZ) o una cobranza (DZ). El sistema propone valores por defecto.
• Fecha contable: Fecha en la que se registra el pago o la cobranza.
• Texto de referencia: Descripción breve del pago o la cobranza.

• Medio de pago: Seleccionamos la cuenta de mayor que representa el medio de pago (efectivo, moneda extranjera, transferencia bancaria o cheque).Las transferencias y cheques pueden usar la misma cuenta de mayor.
• Importe entrado: Importe total del pago o la cobranza. Se puede modificar posteriormente.
• Moneda: Moneda en la que se realiza el pago o la cobranza.

Acreedor/Deudor: Seleccionamos el acreedor (para pagos) o el deudor (para cobros).

Selección de partidas: Seleccionamos las partidas abiertas (comprobantes pendientes) que se cancelarán con el pago o la cobranza.

Opciones de tratamiento: Permite marcar/desmarcar partidas, activar/desactivar descuentos por pronto pago, ordenar la grilla y buscar partidas específicas.

Para marcar y desmarcar partidas, hay que fijarse en el color de los importes. Si son negros, no están seleccionados. Si son azules, sí lo están.

También depende del flag de opciones de tratamiento: Si está activo, las partidas se desmarcan. Si no, se marcan.

Hay dos formas de hacerlo:

• Manualmente: doble clic en el importe de la partida. Si lo hacemos en el número de documento, veremos el documento.
• Con iconos: seleccionamos las partidas y usamos los botones de Activar o Desactivar.

• Partidas: Total de documentos pendientes de compensación, incluyendo las no seleccionadas.
• Visualización desde Posición: Indica la primera posición visible en la pantalla, útil para listas largas.
• Origen de Diferencias: Es una clave que clasifica las diferencias entre el importe introducido y las partidas seleccionadas.
• Importe Entrado: Importe introducido en la pantalla de datos bancarios, modificable posteriormente. Por lo general, al realizar un pago no se conoce el importe exacto sino hasta que se seleccionan las partidas a cancelar.
• Asignados: Suma de las partidas seleccionadas, actualizándose al marcarlas o des-marcarlas.

• Iconos: Marcar/desmarcar partidas, seleccionar bloques de partidas, ordenar la grilla, buscar partidas, activar/desactivar descuentos, activar importe bruto/neto, elegir moneda de visualización y activar/desactivar partidas.
• Status de tratamiento: Muestra información sobre la cantidad de partidas abiertas, los totales de las partidas seleccionadas y el origen de las diferencias.

Ajustes

• Resumen de Posiciones: Permite ajustar el importe introducido o agregar una cuenta de mayor adicional (por ejemplo una cuenta de gasto o retenciones).
• Modificación del Importe: Doble clic en la posición de banco para modificar el importe.
• Importe Automático: Introducir un asterisco para que el sistema determine el importe correspondiente al banco automáticamente en base a las partidas seleccionadas.
• Monedas Paralelas: Al colocar el asterisco el sistema muestra el importe en las monedas paralelas, pero deben eliminarse para que se re-calculen con el tipo de cambio de la fecha del documento.

Agregar Nueva Posición:

• Introducir la clave de contabilización (Debe o Haber), la cuenta, el importe y datos adicionales dependiendo del tipo de cuenta (como el centro de costos).

• Simulación del asiento: Permite revisar cómo quedará el asiento contable antes de grabar la transacción.
• Grabación de la operación: Finaliza el proceso de pago o cobranza.
• Las claves de contabilización el sistema las determina automáticamente.

• SAP verifica la fecha del pago y aplica el descuento si corresponde.
• Al seleccionar las partidas a cancelar, se muestran los descuentos disponibles.
• Los descuentos pueden desactivarse para cobrar o pagar el importe total.
• Los iconos "Activar" y "Desactivar DPP" permiten gestionar los descuentos.

• El campo "Asignados" refleja el importe total con el descuento aplicado.
• Ejemplo: Una factura de 1.000 USD con un descuento del 3% tendrá un importe asignado de 970 USD.

• Se ingresa el importe correcto en la posición del banco, considerando el descuento.
• La función "Completar con asterisco" calcula automáticamente el importe con descuento.

• Depende de la configuración del sistema:
• Imputación del descuento en una cuenta de resultados.
• Generación de dos asientos: uno por el pago y otro por el reconocimiento del resultado.

• Factura por el gasto.
• Descuento por pronto pago.
• Pago de la factura.
• Pago del descuento por pronto pago.

Ejemplo contable:
Factura de gastos: 1.000 USD.
Descuento por pronto pago: -30 USD.
Pago neto: 970 USD.

Asientos contables:

Factura de Gasto
KR 1900000019 1.000

Doc x Desc. Pronto Pago
AB 100000157 -30

Pago - Factura
KZ 1500000015 -1.000

Pago - NC
KZ 1500000015 30

• Se ingresan en SAP y se asignan al documento de pago correspondiente.
• Permiten controlar los cheques emitidos y realizar la conciliación bancaria.
• La asignación de cheques manuales se abordará en la próxima lección.