✒️SAP FI Los pagos semi automáticos

UNIDAD 4 - TEMA 4 - PAGOS SEMI-AUTOMÁTICOS

1.- PAGOS SEMI AUTOMÁTICO. Transacción F-58

Ruta: Finanzas - GF - Acreedores - Contabilización - Salida de pagos - Contabilizar e imprimir formulario

Transacción similar a la de pagos manuales. Hay que completar una pantalla previa con los siguientes datos:

Pantalla "Pagos con impresión. Datos cabecera"

• Vía de pago: se especifica la vía de pago. En esta transacción siempre se utilizará la vía de pago de cheques.
• Banco propio: identifica al banco con el que se hace el pago. La cuenta de mayor de banco vendrá determinada por el sistema en función del banco propio.
• Remesa: la remesa que se utilizará. En base a ella el sistema determina la numeración del cheque al que se asigna el pago.
• Formulario alternativo: se pueden tener configurados distintos formularios Al programa impresor de cheques se le asigna un único formulario.
• Impresora: la que emitirá el cheque.
• Calcular importe del pago: realiza el cálculo correspondiente a la partida del banco, el que se le asignará al cheque.

Se presiona el botón Entrar pagos para continuar con el procesamiento del pago.

Siguiente pantalla: "Pantalla con impresión datos cabecera". No hay que colocar ni la cuenta mayor de banco ni el importe.

El procedimiento es el mismo que el de la transacción F-53, se calculan las partidas a cancelar, se simula y se graba.

No será necesario hacer correcciones de importes porque el sistema lo determina en base a las facturas seleccionadas para pagar.

Una vez grabado se puede realizar la impresión de los cheques.

Cada impresión que se genere en SAP genera una orden de spool.

Pantalla "Control de salida: Resumen de órdenes Spool".

SAP tiene varios formularios de cheques modelos, para imprimir. Pero cada empresa realiza sus propios formularios de cheques asignados a la vía de pago, en función del formato de cheques utiliza y de los datos que desee imprimir.

2. REIMPRESIÓN DE CHEQUES. Transacción FBZ5

Los datos a ingresar son:

- Datos del doc. de pago (número de doc., sociedad, ejercicio)

- Via de pago y remesa.

Se puede visualizar el cheque antes de imprimir. Icono gafitas.

Presionando el icono de la impresora, se genera una nueva orden de spool.

El sistema consulta si se desea imprimir el cheque original, generado con el documento de pago, o si se desea generar un nuevo cheque. Esta opción de cheque Nuevo provoca que se anule el cheque antiguo y se le asigne un nuevo número de cheque.

Transacción FCH7: permite anular y reimprimir cheques. Esta transacción siempre anula el cheque y genera uno nuevo. Sólo hay que especificar los datos de banco propio y número de cheques.

Pantalla "Reimprimir cheques".

Presionando el icono de la impresora, se genera una nueva orden de spool y el sistema arrojará un mensaje indicando el número del cheque anulado y el del nuevo.

Transacción FCHT: cambia sólo el número de cheque. Cambia la asignación del cheque al documento de pago.

3. CONSULTA DE CHEQUES Y DOCUMENTOS DE PAGO.

Si se está visualizando un documento de pago, con la transacción FB03, se puede saber si tien un cheque asignado accediendo a través de la barra de menú - Entorno - Info cheques.

Pantalla "Visualizar información de cheques".

4. PAGOS PARCIALES Y PARTIDAS RESTANTES.

Existen dos formas de realizar este tipo de operaciones:

a) PAGOS PARCIALES. No generan documentos de compensación. la partida pendiente no se considera cancelada a pesar de haber sido parcialmente abonada o cobrada. En este tipo de operaciones se mantiene el doc. original, y en el doc. de pago se genera una partida en la cuenta del tercero que refleja el pago.

Al seleccionar las partidas pendientes ,a través de la solapa Pago parcial, se genera un pago parcial, y se ingresa el importe a cancelar en el campo Importe pago.

Pantalla "Contabilizar salida pagos Entrar pagos parciales".

Visualizando el doc. de pago que contiene el pago parcial, se ve que genera el mismo asiento que si fuese un pago completo. La única diferencia es que el doc. de pago no es un doc. de compensación, ya que no compensa ninguna partida, sólo vincula el pago parcial con la factura original.

Pantalla "Visualizar documento: vista de entrada"

Visualizando un reporte de partidas individuales, se ven dos partidas para la misma cuenta, la factura original y el doc. de pago que genera el pago parcial. Sin embargo, ambos comprobantes estarán vinculados por medio de un campo denominado Referencia Factura, que hará de nexo entre ambas partidas manteniéndolas vinculadas.

En el momento de volver a ingresar un pago para la factura que posee un pago parcial, se ve en la grilla de partidas pendientes ambos doc. SE incorpora un nuevo campo denominado Status, que posee un icono que sirve para desplegar las partidas.

En el doc. correspondiente a la factura, se ve en el campo Importe Bruto, el importe toal de la factura, y en el campo Importe Pagado en parte, el importe del pago parcial. Si desplegamos con el icono del campo Status, se ven los doc. que componen el importe Pagado en parte. Esta misma lógica se aplica cuando una Nota de Crédito está vinculada a una factura.

Pantalla "Contabilizar salida pagos Procesar partidas abiertas"

b) PAGOS POR EL RESTO. También es un pago parcial de una factura, con la particularidad de crear un nuevo doc. por la diferencia que resta por cancelar.

Aquí existe un doc. de compensación, ya que la factura original es compensada completamente, se paga una parte y por el resto que no se abonó se genera una nueva partida que quedará pendiente de cancelación.

Se accede a la solapa Partida restante y se completa el campo Importe de la partida restante. El importe es aquel por el que se debe generar la nueva partida, por diferencia se obtiene el importe a pagar.

Pantalla "Contabilizar salida pagos Crear partidas por resto".

Si visualizamos las partidas del proveedor, se ve la factura original que fue totalmente compensada por el doc. de pago y una nueva partida abierta por la diferencia entre el monto total de la factura original y el pago parcial.

Si visualizamos el doc. de pago, éste contiene tres posiciones: la del banco, la del careedor que genera la baja total de la factura y la que crea una nueva partida pendiente de cancelar.

En las partidas que se generan por pagos por el resto, se copia las condiciones de pago de la factura original, y además, en el campo asignación se guarda el número de doc. de la factura original sobre la cual se generó el pago por el resto. Estos datos pueden resultar muy útiles a la hora de analizar los datos de un cliente o acreedor y conservar el flujo de doc.