✒️SAP FI Los pagos semi automáticos
SAP FI Los pagos semi automáticos
U4L4 Pagos Semi-automáticos.
Pagos Semi Automáticos - Transacción F-58
En esta lección veremos un programa que nos permitirá pagar una transacción manual y además asignará e imprimirá los cheques en un único paso. Esta transacción es similar a la de pagos manuales, solo que debemos completar una pantalla previa con los siguientes datos:
Vía de Pago: Se especifica la vía de pago con la cual se realizará el pago. En esta transacción siempre utilizaremos vías de pago de cheques.
Banco Propio: Identifica el banco con el que haremos el pago. No es necesario colocar la cuenta de mayor de banco sino que el sistema lo determinará por el Banco Propio.
Remesa: Se especifica la remesa que se utilizará, en base a la remesa el sistema determina la numeración del cheque que le asignará al pago.
Formulario Alternativo: Podemos tener configurado distintos formularios. Solo un formulario se asigna al programa impresor de cheques. En muchos países los formatos de cheques no están estandarizados y debemos configurar un formulario por cada banco.
Impresora: Se elige la impresora por la cual se emitirá el cheque.
Calcular Importe del Pago: Realiza el cálculo correspondiente a la partida del banco. Es decir el importe que se le asignará al cheque. Sino marcamos esta tilde, en la siguiente pantalla deberemos ingresar un importe, aunque sea el valor 1, el cual luego deberemos modificar con el importe correspondiente a las facturas del pago.
"Entrar Pagos" Presionar el botón Entrar pagos para continuar con el procesamiento del pago.
Luego el procedimiento es igual a la Transacción F-53, seleccionamos las partidas a cancelar, simulamos y grabamos.
Luego de que grabamos aparece una nueva ventana que nos permite realizar la impresión de los cheques.
Cada impresión que se genere en SAP genera una Orden de Spool, si en la pantalla de Entrada de Pagos marcamos el tilde de Salida Inmediata, saldrá automáticamente por la impresora que tengamos definida, si no lo marcamos podremos visualizarlo por pantalla. En ese caso la primera pantalla que nos aparece es una lista de las impresiones generadas y su correspondiente Orden de Spool.
Simplemente usando el icono de la Lupa podremos acceder en la visualización de las órdenes de spool, y desde aquí, con el icono de los Anteojos, podremos visualizar el cheque.
SAP contiene varios formularios modelos, no obstante, cada empresa podrá realizar sus propios formularios, ya que depende de los formatos de los cheques que utiliza y de los datos que desee imprimir.
Algunos de los modelos de formulario que trae SAP poseen una carta de pago que detalla los datos del pago y las facturas canceladas. Cada uno de estos formularios siempre debe ser adaptado por la empresa que implementa SAP de acuerdo a sus propios requerimientos y necesidades.
Reimpresión de Cheques - Transacción FBZ5
Si por algún motivo no hemos podido imprimir los formularios generados en el pago semi-automático, tenemos varias opciones para realizar una reimpresión.
Esta transacción nos permitirá la reimpresión de los formularios correspondientes a un documento de pago. Los datos que debemos ingresar son los siguientes:
Datos del documento de pago (Número de documento, Sociedad y ejercicio), Vía de Pago y Remesa.
Previo a la impresión podremos visualizar el cheque para asegurarnos de que el documento seleccionado es el correcto.
Simplemente presionando el icono de la impresora, generaremos la nueva Orden de Spool.
El sistema consultará si deseamos imprimir el cheque original, generado con el documento de pago o si deseamos generar un nuevo cheque. La opción de Cheque Nuevo provoca que se anule el cheque antiguo y se le asigne un nuevo número de cheque.
Transacción: FCH7
Ahora veremos una transacción muy similar a la anterior que nos permite anular y reimprimir cheques. La diferencia es que esta transacción siempre anulará el cheque que queremos reimprimir y generará uno nuevo. Aquí no deberemos ingresar los datos del pago para identificar los cheques a anular, solo deberemos especificar los datos de Banco Propio y número de cheque.
Nuevamente presionando el icono de la impresora, generaremos la nueva Orden de Spool. El sistema nos arrojará un mensaje indicando cual es el número de cheque anulado y cuál es el nuevo cheque.
Puede llegar a ocurrir que los cheques se impriman en un orden diferente y los números de cheques queden cruzados, por ejemplo se envió a la impresora el cheque 1 pero físicamente estaba el formulario para un cheque 2, para un caso como este existe la Transacción FCHT que permite cambiar la asignación del cheque al documento del pago, lo que hace la transacción es cambiar el número de cheque el resto del documento sigue igual.
Consulta de Cheques y documentos de pago.
Si estamos en la visualización de un documento de pago Transacción FB03, podremos saber si tiene un cheque asignado accediendo a través de la barra de Menú >> Entorno >> Info >> Cheques.
Una vez seleccionada la opción Info Cheques, veremos los datos del cheque asignado a ese documento de pago.
Pagos Parciales y Partidas Restantes.
Aprovechamos esta lección para aprender a entender como maneja SAP los pagos parciales. Existen dos formas de realizar este tipo de operaciones.
Pagos Parciales: Los pagos parciales no generan documentos de compensación, es decir la partida pendiente no se considera cancelada a pesar de que haya sido parcialmente abonada o cobrada. Para este tipo de casos se mantiene el documento original y en el documento de pago se genera una partida en la cuenta del tercero que refleja el pago.
Para poder generar un pago parcial, al momento de seleccionar las partidas pendientes deberemos acceder a la solapa Pago Parcial y en el campo Importe Pago ingresar el importe que realmente vamos a cancelar.
El importe que se ingrese en el campo de la solapa Pago Parcial, se verá reflejado en el campo Asignados en el Status de Tratamiento.
Si visualizamos el documento de pago, que contiene un pago parcial, podremos ver que genera el mismo asiento que si fuera un pago completo. La única diferencia, es que el documento de pago no es un documento de compensación, ya que no compensa ninguna partida, solo vincula el pago parcial con la factura original.
Si visualizamos un reporte de partidas individuales veremos dos partidas para la misma cuenta, la factura original y el documento de pago que genera el pago parcial. Sin embargo, ambos comprobantes estarán vinculados por medio de un campo denominado Referencia Factura, este campo hará de nexo entre ambas partidas manteniéndolas vinculadas.
Al momento de volver a ingresar un pago para la factura que posee un pago parcial, veremos en la grid de partidas pendientes ambos documentos. Aquí se incorpora un nuevo campo Denominado Status que posee un icono que sirve para desplegar las partidas.
En el documento correspondiente a la factura veremos en el campo Importe Bruto el importe total de la factura, en el campo Importe Pagado en Parte el importe del pago parcial. Si desplegamos con el icono del campo Status podremos ver que documentos componen el importe Pagado en Parte. Esta misma lógica se aplica cuando una Nota de Crédito está vinculada a una factura.
Pagos por el resto.
El pago por el resto es también un pago parcial de una factura, solo que posee la particularidad de crear un nuevo documento por la diferencia que resta por cancelar.
A diferencia del pago parcial, aquí si tenemos un documento de compensación, ya que la factura original es compensada completamente, se paga una parte y por el resto que no se abonó se genera una nueva partida que quedará pendiente de cancelación.
Para realizar este caso deberemos acceder a la solapa Partida Restante y completar el campo Importe de la partida restante. El importe es aquel por el cual debe generarse la nueva partida, por diferencia se obtiene el importe a pagar.
Si visualizamos las partidas del proveedor, veremos lo siguiente, la factura original que fue totalmente compensada por el documento de pago y además veremos una nueva partida abierta por la diferencia entre el monto total de la factura original y el pago parcial.
Si visualizamos el documento de pago veremos que contiene tres posiciones, la posición del banco, la posición del acreedor que genera la baja total de la factura y la posición que crea una nueva partida pendiente de cancelar.
En las partidas que se generan por pagos por el Resto se copian las condiciones de pago de la factura original y además, en el campo asignación se guarda el número de documento de la factura original sobre la cual se creó el documento por el pago del Resto, estos datos pueden ser muy útiles al analizar las cuentas de los acreedores y clientes y conservar el flujo de documentos.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Mario Alberto Rodriguez Soto, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Mario Alberto Rodriguez Soto
Profesión: Contador Publico - Mexico - Legajo: QT63H
✒️Autor de: 52 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor en SAP FI Nivel Inicial
Certificación Académica de Mario Rodriguez