✒️SAP FI Otras operaciones periódicas
SAP FI Otras operaciones periódicas
UNIDAD 5: AJUSTE DE PROCESOS DE CIERRE FINANCIERO
LECCIÓN: OTRAS OPERACIONES PERIÓDICAS
En esta lección, profundizaremos en una operación esencial de cierre que implica la adecuación de las provisiones para gastos.
1. PERIODIFICACIONES DE GASTOS E INGRESOS
Durante el ciclo contable, es común que ciertos gastos e ingresos se registren en un período, pero correspondan a otro. Para reflejar correctamente la realidad económica de la empresa, es necesario periodificar o devengar estos montos, asignándolos a los períodos correspondientes.
Cuando se habla de periodificar o devengar gastos e ingresos, se refiere al proceso de asignar correctamente estos montos a los períodos contables en los que realmente se generaron, independientemente de cuándo se hayan registrado contablemente.
Por ejemplo, una empresa paga un seguro en enero que cubre todo el año. Aunque el pago se realizó en enero, el gasto no corresponde solo a ese mes, sino que se distribuye a lo largo de los 12 meses del año. Por lo tanto, cada mes debería reflejar una parte proporcional del gasto del seguro en sus libros contables.
Este proceso asegura que los informes financieros muestren una imagen precisa de la situación económica de la empresa, ya que los ingresos y gastos se informan en los períodos a los que realmente pertenecen. Esto es fundamental para el principio contable de coincidencia, que busca que los ingresos y los gastos se reconozcan en el mismo período en que ocurren las transacciones que los generan, proporcionando así una base sólida para la toma de decisiones financieras.
Distinguimos dos tipos principales de periodificaciones:
Periodificaciones Anticipadas: Ocurren cuando los gastos e ingresos se reconocen económicamente en el período actual, pero se registran contablemente en un período posterior tras la recepción o emisión de la factura correspondiente. Ejemplos típicos incluyen servicios como electricidad, gas y telecomunicaciones.
Estas periodificaciones pueden manejarse de forma autónoma en el módulo de Finanzas (FI).
EJEMPLO: Por ejemplo, una empresa ha recibido una factura en el séptimo mes del año fiscal por un total de 120 unidades monetarias. Esta factura corresponde a mercancías que se han utilizado durante todo el año, no solo en el séptimo mes. Para reflejar esto contablemente, necesitamos distribuir el costo de las mercancías de manera equitativa a lo largo de todos los meses del ejercicio.
Aquí está cómo se haría:
- Para los primeros seis meses: Dado que la factura se recibió en el séptimo mes, necesitamos hacer ajustes retroactivos para los meses anteriores. Esto significa que crearemos periodificaciones anticipadas para asignar parte del gasto de 120 a cada uno de los primeros seis meses. Si dividimos 120 por los 12 meses del año, obtenemos 10 unidades monetarias por mes. Por lo tanto, para cada uno de los primeros seis meses, asignaremos un gasto de 10, sumando un total de 60 unidades monetarias.
- Para el séptimo mes: En el mes en que se recibió la factura, contabilizamos el gasto completo de 120.
- Para los últimos 5 meses: Se debe distribuir un importe de 50 a los últimos cinco meses tras la recepción de la factura.
2. DOCUMENTOS DE PERIODIFICACIÓN PARA EL AJUSTE CONTABLE CORRECTO
Para garantizar la precisión en la contabilización de gastos en el período adecuado, es posible generar Documentos de Periodificación y luego revertirlos colectivamente en una etapa posterior.
TRANSACCIÓN FBS1
Para acceder: SAP Easy Access → Finanzas → Gestión Financiera → Libro mayor → Operaciones periódicas → Cierres → Valorar → Registrar documento de periodificación.
En contabilidad, los documentos generados en la transacción FBS1 en sistemas como SAP se anulan a futuro para cumplir con el principio de devengo, que establece que los ingresos y gastos deben reconocerse en el período en que se generan, no necesariamente cuando se reciben o pagan.
Ahora bien, cuando se trata de Registros de Documentos de Periodificación (Transacción FBS1), el proceso de ingreso es similar al de la transacción F-02, pero con una diferencia significativa: estos documentos están destinados a ser anulados en un futuro. Por ello, al momento de su registro, es necesario indicar el motivo de anulación y la fecha en la que se llevará a cabo dicha anulación.
El motivo de anulación es un código o razón predefinida dentro del sistema que justifica por qué se va a anular el documento. Este motivo está vinculado a un indicador que determina si la anulación puede realizarse en un período cerrado. Si el motivo de anulación no tiene este indicador, el sistema intentará anular el documento en la misma fecha en que se contabilizó, lo cual no es deseable para operaciones que deben reflejarse en períodos diferentes.
Es por esta razón que el motivo de anulación de los documentos de periodificación debe tener asociado un indicador que permita la anulación en un período cerrado. Esto es crucial porque si se eligiera un motivo que solo permite anulaciones en el período actual, el sistema procedería a anular el documento en la misma fecha en que se contabilizó originalmente. En cambio, al seleccionar un motivo con el indicador de anulación en período cerrado, se puede establecer una fecha futura para la anulación, lo que es esencial para las operaciones de cierre y ajuste contable.
Este mecanismo asegura que los gastos e ingresos se registren en el período correcto, manteniendo la integridad y precisión de los estados financieros. Es una práctica común en la contabilidad de devengo, donde los ingresos y gastos deben reconocerse en el período en que se generan, no necesariamente en el período en que se reciben o pagan los fondos.
Anulación de Documentos de Periodificación
Los documentos registrados para periodificación pueden ser revertidos masivamente. Utilizando la pantalla de selección del programa, es posible filtrar los documentos a anular por fecha de registro original o por la fecha de contabilización inversa.
Acceso:
Transacción F.61 Para acceder: SAP Easy Access → Finanzas → Gestión Financiera → Libro mayor → Operaciones periódicas → Cierres → Valorar → Invertir documento de periodificación.
La transacción F.61 en SAP es una herramienta utilizada para la reversión o anulación de documentos de periodificación. Esta funcionalidad es parte del proceso de cierre contable y se emplea para ajustar los registros financieros de acuerdo con el principio de devengo.
Funcionalidad Transacción F.61
- Selección de Documentos a Anular: La transacción permite a los usuarios seleccionar los documentos de periodificación que desean anular. Esto se puede hacer filtrando por la fecha de contabilización original de los documentos o por la fecha de contabilización inversa.
- Reversión Masiva: Una vez seleccionados los documentos, la transacción F.61 puede revertirlos de manera masiva. Esto significa que no es necesario anular cada documento individualmente, sino que se pueden anular varios documentos al mismo tiempo, lo que ahorra tiempo y reduce la posibilidad de errores.
- Ajuste de Periodificaciones: La anulación de los documentos es necesaria cuando los gastos o ingresos registrados en un período deben ser reconocidos en otro. Por ejemplo, si un gasto fue registrado en un mes pero pertenece a varios períodos, la transacción F.61 permite anular la periodificación original y redistribuir el gasto de manera adecuada.
- Cumplimiento del Principio de Devengo: Al permitir la anulación de periodificaciones, la transacción F.61 ayuda a las empresas a cumplir con el principio de devengo, asegurando que los ingresos y gastos se reconozcan en el período en que realmente ocurren, y no simplemente cuando se realiza el pago o se recibe el dinero.
En resumen, la transacción F.61 es una función crítica dentro del sistema SAP para gestionar las periodificaciones y asegurar que los estados financieros reflejen con precisión la situación económica de la empresa en el período correspondiente.
Operaciones Periódicas y su Automatización
Para la creación frecuente de periodificaciones anticipadas, se recomienda el uso del programa de contabilización periódica.
Las periodificaciones anticipadas son necesarias cuando se espera un gasto o ingreso futuro que, en realidad, pertenece total o parcialmente al período actual. El programa de contabilización periódica facilita este proceso, permitiendo registrar el mismo importe en las mismas cuentas para todos los períodos implicados.
En SAP, las Operaciones Periódicas se refieren al conjunto de procesos que permiten la contabilización de transacciones que deben repetirse en varios períodos contables. La transacción específica de SAP que se ocupa de las periodificaciones anticipadas de manera regular es la Transacción de Contabilización Periódica (usualmente identificada por códigos como FBD1 para crear documentos recurrentes, F.14 para ejecutar el programa de ejecución periódica, entre otros).
La funcionalidad de esta transacción es la de permitir a los usuarios establecer documentos que se contabilizarán automáticamente en futuros períodos fiscales. Esto es especialmente útil para gastos o ingresos que se conocen de antemano y que se distribuirán a lo largo del tiempo.
Sobre el autor
Publicación académica de Aracelis Prado De Abreu, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Aracelis Prado De Abreu
Profesión: Licenciada en Administración - Venezuela - Legajo: WH18F
✒️Autor de: 90 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Consultor sap fi con sólida experiencia en el entorno sap. mi objetivo es obtener la certificación como experto en fico para mejorar mis habilidades técnicas y consolidar mi experiencia en esta área.
Certificación Académica de Aracelis Prado
