✒️SAP FI La parametrización del programa de pagos

PARAMETRIZACIÓN DEL PROGRAMA DE PAGOS

1. PROCESO DE PAGOS AUTOMÁTICOS

El programa de pagos automáticos es una herramienta que ayuda a los usuarios a gestionar a los pagos a acreedores.

El programa de pagos de SAP permite realizar automáticamente las siguientes actividades:

Ø Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse

Ø Contabilizar documentos de pago

Ø Imprimir medios de pago, utilizar ISD (intercambio de soporte de datos) o crear EDI (intercambio de datos electrónico)

El programa es tan flexible que permite definir las características de pago de acuerdo con cada país, por ejemplo, la vía de pago, el formulario de pago o las especificaciones del soporte de datos.

Hagamos un repaso de que datos son necesarios previos a la ejecución del programa de pagos.

Datos relevantes en maestros de acreedores y deudores:

• Ø Cuentas bancarias: las cuentas bancarias se utilizarán para preparar los archivos de transferencias electrónicas.
• Ø Banco Propio: identifica el banco con el cual se le realizarán los pagos al acreedor.
• Ø Vía de Pago: identifica el /los métodos de pagos con los cuales se le podrá pagar al acreedor.
• Ø Suplemento Vía de Pago: permite separar los pagos de una misma vía de pago.
• Ø Condición de Pago: determina el vencimiento que tendrán las partidas.
• Ø Pagador Alternativo: las facturas que se le adeudan a un acreedor se pueden pagar a un tercero o a quien el acreedor disponga. Por lo tanto, si existe un pagador alternativo los pagos saldrán a nombre del acreedor alternativo.

Datos relevantes en Contabilización de facturas:

En la contabilización de facturas se copiarán los datos del registro maestro, sin embargo, pueden modificarse para cada documento e ingresar datos de pagos propios de cada factura. Los datos más relevantes de las facturas, aparte de los ya mencionados en el dato maestro, son los siguientes:

• Ø Bloqueo de Pago: las partidas pueden bloquearse de forma tal que no puedan pagarse.
• Ø Fecha de vencimiento: los usuarios de cuentas a pagar deberán realizar un análisis de los vencimientos y revisar que los datos estén correctamente ingresados para que no se produzcan errores en los pagos.

Pasos del Programa de Pagos:

El programa de pagos contempla los siguientes pasos:

• Ø Parámetros: en este paso se define qué se tiene que pagar y qué vias de pago se utilizarán.
• Ø Propuesta de pago: el programa genera una lista de los interlocutores comerciales y las facturas pendientes que han vencido para el pago. En la propuesta se puede bloquear o desbloquear facturas para el pago y si fuera necesario reasignar los bancos con los cuales se pagarán las partidas abiertas.
• Ø Ejecución del Pago: en este paso se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas del libro mayor y los libros auxiliares.
• Ø Impresiones y Soportes: en este paso se planifican los programas de impresión y soporte de datos.

2. CONFIGURACIÓN

Podemos acceder desde una única transacción la cual nos permite realizar todos los pasos necesarios de manera ordenada para dejar configurado el programa de pagos automáticos.

TRANSACCION FBZP

También podemos acceder a cada uno de los pasos que contiene dicha transacción desde el menú de customizing. (Al final de la lección se detallarán todas las rutas).

Otra forma de acceder a la configuración es desde la transacción F110, a través del Menú => Entorno => Actualizar configuración.

SAP, ya trae preconfigurado los primeros pasos, solo hay que realizar los ajustes que sean necesarios de acuerdo con las necesidades de cada sociedad.

LOS PASOS QUE DEBEMOS SEGUIR PARA CONFIGURAR EL PROGRAMA DE PAGOS, SON LOS SIGUIENTES:

Sociedades (Todas)

Aquí se deberán especificar cuáles son las sociedades pagadores y emisoras ya que el programa de pagos automáticos puede generar operaciones multisociedades. Por ejemplo, la sociedad A (Sociedad pagadora) puede pagar las deudas de la sociedad B (sociedad emisora). Si en la configuración no se completa el campo sociedad emisora el sistema considera automáticamente a la sociedad emisora como sociedad pagadora.

Ø Pago Separado por División: si se marca este check, el sistema clasificará los pagos de acuerdo a las divisiones en las cuales se registraron las facturas y / o documentos del acreedor.

Ø Suplementos de la vía de pago: ofrece la posibilidad de clasificar los pagos de acuerdo a un criterio definido por el usuario o por la empresa. Para poder utilizar esta funcionalidad se deben crear suplementos de vía de pago que consista en dos caracteres y que se pueda asignar a registros maestros de deudor y de acreedor. De esta manera, cuando se contabilicen un documento en el sistema, los datos de suplemento de pago se asignarán automáticamente a las posiciones individuales.

También, se pueden ingresar o sobrescribir manualmente en la posición de documento cuando el usuario registra un documento. Al momento de generar una propuesta el sistema agrupará los pagos en función de los suplementos de pagos.

Si los acreedores suelen otorgar una determinada cantidad de dias de gracia, se podrán introducir estos días de tolerancia para las deudas en cada una de las sociedades. De este modo es posible desplazar el pago de algunas partidas vencidas hasta la próxima ejecución de pago, sin necesidad de renunciar a los descuentos por pronto pago correspondientes. Si no hay ningún acuerdo que sea válido para todos los acreedores se debe dejar el campo en blanco.

En los campos de Operaciones de mayor especial de acreedor / deudor se especifican las operaciones con CME que se pueden tratar con el programa de pagos.

Sociedades Pagadoras

En este punto del customizing se define lo siguiente:

Ø Importes mínimos para entrada y salida de pagos: si un comprobante no supera el importe mínimo no se podrá pagar con el programa de pagos automáticos.

Ø Sin diferencias de T/C: los pagos que se realicen en moneda extranjera se pagarán al valor al que se registró en moneda local y no al tipo de cambio del momento del pago.

Ø Pago separado por Referencia: emite un pago diferente por cada número de factura (Referencia) que posea el acreedor.

Ø Pagos mediante efectos: determina si una sociedad realiza pagos con efectos o no. Si marcamos este check debemos considerar completar la parte referida al tratamiento de los efectos.

Ø Generación de Efectos: se debe seleccionar cómo y cuantos efectos el sistema deberá emitir por cada ejecución de pagos. Si se elige la opción Un efecto por intervalo de vencimiento, en los parámetros del programa se deberá especificar con qué fecha de vencimiento se generará el efecto.

También, se deberá especificar los limites mínimos y máximos en los que puede vencer un efecto. Los efectos suelen ser diferidos en el tiempo, es decir si pagamos hoy, podemos especificar, por ejemplo, que no se emita un efecto con un vencimiento menor a 10 días y que tampoco sea superior a un año.

En la parte de Formularios se asigna el formulario que acompañara al pago que se emita, por ejemplo, una nota de pago. En Remitente se completan los datos de la sociedad que se imprimirán en los formularios.

Vías de pago en el país

En este paso se definen las vías de pagos que estarán habilitadas para los distintos países. Recordemos que una vía de pago es una forma o método de pago, por ejemplo, cheque, transferencias, efectos, etc.

En la vía de pago por país se definen los siguientes puntos:

• Ø Si se trata de una vía de pago para pagos recibidos o efectuados.
• Ø La clasificación de la vía de pago, si es transferencia, cheque o efecto.

Adicionalmente se pueden establecer ciertos controles sobre los datos que debe poseer el registro maestro del acreedor. Por ejemplo, si se tratara de una transferencia bancaria es necesario que exista una relación bancaria, es decir que se haya almacenado en el dato maestro del acreedor la cuenta bancaria a la cual se le realizará la transferencia.

En datos de contabilización se especifica con qué clase de documento se registrarán los pagos, y si se trata de una vía de pago de efecto se debe especificar el indicador CME que representa a los efectos.

Lo último que se asigna es el programa impresor del medio de pago. Si se trata de un cheque o efecto se asigna el programa que imprimirá los cheques. Si se trata de transferencias electrónicas se asocia el programa que genera los archivos de transferencia para enviar al banco.

Vias de pago en la sociedad

Para la vía de pago, específicamente en la sociedad, debe definirse lo siguiente:

Ø Importes mínimos y máximo de pago para la via de pago.

Ø Si se permiten pagos a acreedores del extranjero, bancos extranjeros y / o pagos en moneda extranjera.

Ø Agrupación de partidas: determina si se hará un pago por cada partida o si las partidas de un mismo acreedor se pagarán en un único documento o en todo caso un pago por cada día de vencimiento.

Ø Control en Selección de Banco: aquí podemos elegir entre ninguna optimización, es decir que el usuario deberá decidir con que bancos se pagara. Sino el sistema podrá optimizar los bancos de acuerdo al código postal del acreedor o en función del acreedor y los bancos propios.

En el paso anterior, en la definición de la vía de pago por pais, definimos el programa de impresión o generación de archivos. En esta parametrización debemos agregar el formulario que corresponda, por ejemplo, el formulario de cheques o efectos.

Determinación de bancos

La determinación de bancos consta de varios pasos los cuales se encuentran divididos en carpetas. Iremos viendo que definiciones son necesarias en cada una de estas carpetas.

Lo primero que debemos hacer para comenzar a trabajar sobre este punto del customizing es seleccionar la sociedad.

Orden de Jerarquia

En esta pantalla, se ingresan los bancos propios en el orden en que el programa de pagos debería tenerlos en cuenta para el pago por cada vía de pago.

El orden de jerarquía se establece creando una combinación de vía de pago /banco propio, ingresando los siguientes datos:

• Ø La vía de pago
• Ø La moneda: este campo debe estar vacio si la via de pago para este banco es aplicable a todas las monedas. En caso contrario, la vía de pago sólo se aplica a la moneda que se indica aquí.
• Ø El orden jerárquico: el programa de pago lo tendrá en cuenta al determinar el banco desde el que se efectuará el pago.
• Ø Banco Propio: identifica el banco con el cual se realizará el pago.

El orden de la jerarquía es muy importante para que el sistema determine automáticamente el banco con el cual pagar, recordemos que si el dato maestro del acreedor tiene asignado un banco propio este tendrá prioridad, si el dato maestro tiene un banco propio y la partida tiene otro banco entonces tendrá prioridad el banco de la partida, si no hay banco propio en la partida y en el dato maestro el sistema utilizara el orden de jerarquía para determinar el banco con el cual se quiere realizar el pago, no obstante al momento de la propuesta el banco determinado automáticamente podrá modificarse.

Cuenta Bancaria

Se debe determinar cuáles son las cuentas de mayor en las cuales el programa de pago contabilizará las salidas o entradas de pagos. Las cuentas se determinan por banco propio, vía de pago, moneda y ID de Cuenta.

Por ejemplo, para el pago de un acreedor, el programa de pagos contabilizará el acreedor en el debe y la cuenta transitoria bancaria en el haber. Podemos tener para un mismo banco diferentes cuentas transitorias dependiendo de la vía de pago (Vía de pago Cheques Cuenta Pagadora de cheques y para Transferencias Cuenta Transitoria para transferencias.)

Si el pago se realizara con un efecto, en la cuenta transitoria se completa la cuenta de mayor correspondiente a los efectos y en la columna cuenta de compensación se completa la cuenta de bancos en la cual se registrará la baja de los efectos a su vencimiento.

Importes Previstos

En importes previstos aparece la lista de los bancos propios y el importe de recursos disponibles en cada banco.

Para crear una nueva entrada se debe definir lo siguiente:

Ø El banco y la cuenta bancaria

Ø Los días hasta la fecha valor

Ø Monedas: este campo debe estar vacío si la vía de pago para este banco es aplicable a todas las monedas. En caso contrario, la vía de pago solo se aplica a la moneda que se indique aquí.

Ø El importe previsto para el pago efectuado: se debe indicar el importe de los fondos disponibles en el banco propio. Hay que tener en cuenta que el campo de importe no se actualiza automáticamente después de cada ejecución de pago.

Si no se ingresan los importes máximos para una vía de pago no se podrán sacar pagos para dicha vía de pago.

Fecha Valor

La fecha valor se utiliza en la Gestión de Caja (reporte de previsión y liquidez) para realizar un seguimiento de la salida de fondos. Por ejemplo, los pagos que se efectúan mediante transferencia se deducen del banco al día siguiente sin tener en cuenta el importe. Esto significa que el dinero debe estar disponible el día siguiente para pagos con esta vía. Por lo tanto, para las transferencias se ingresa el valor 1 en el campo Días hasta la fecha valor.

Fecha valor = fecha de contabilización de ejecución de pago días hasta la fecha valor.

Si no se completa este punto de la parametrización se puede operar igual el programa de pagos automáticos y en la gestión de caja se visualizará como fecha valor la fecha de contabilización de las operaciones.

Gastos Bancarios

La función del programa de pago prevé un campo para gastos bancarios para que las empresas introduzcan cualquier gasto bancario que forme parte de los pagos efectuados o recibidos. Para la entrada de pagos, el sistema deduce los gastos bancarios del importe de compensación. Para la salida de pagos, añade los gastos al importe de compensación.

El sistema también contabiliza los gastos en una cuenta de gastos. Para esto, se requiere una clave de contabilización y una imputación.

Bancos propios

El último paso nos lleva a la configuración de bancos propios que ya hemos visto en la unidad 2. Si es necesario ajustar alguna parametrización de los bancos propios en función del customizing de pagos automáticos se puede realizar desde aquí.

Suplemento de Vías de Pago

El suplemento de la vía de pago se utiliza para agrupar pagos en el programa de pagos. Para cada suplemento de una vía de pago se realiza un pago individual. En los programas de medios de pago, los pagos también se pueden agrupar e incluso clasificar utilizando el suplemento de la vía de pago.

TRANSACCION SPRO

IMG => Gestión Financiera Nuevo => Contabilidad de deudores y acreedores => Operac. Contables => Salida de pagos => Salida de pagos automática => Selección vía de pago/bancos p.programa pagos => Almacenar suplementos vía pago.

Para definir un suplemento de vía de pago solo hay que definir una clave de dos caracteres y una denominación.

(AUDIO): Cuando vamos a pagar todas las facturas de un acreedor con una misma vía de pago dependiendo de la configuración de la vía de pago el sistema agrupará todas las facturas en un único pago, el suplemento vía de pago permite separar los pagos que poseen una misma vía de pago, supongamos que un acreedor tiene 3 facturas que vencen en la misma fecha y todas las facturas se pagaran con cheque pero el acreedor nos pide que le paguemos 2 facturas con un cheque y otra factura con otro cheque en este caso en el suplemento de via de pago podemos separar los pagos para que el sistema emita dos pagos diferentes en la misma ejecución de pago para el mismo acreedor y para la misma via de pagos.

APRENDIMOS A:

Ø Configurar el programa de pagos.

Ø Crear Suplementos de vía de pago.

TABLAS IMPORTANTES

Ø REGUH es la tabla que contiene los datos de pago del programa de pagos.

Ø REGUP es la tabla que contiene las posiciones tratadas del programa de pagos.