✒️SAP FI Sustituciones y validaciones
SAP FI Sustituciones y validaciones
UNIDAD 3: PARAMETRIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y OPERACIONES CONTABLES
LECCIÓN: SUSTITUCIONES Y VALIDACIONES
Las validaciones y sustituciones son herramientas esenciales en la parametrización de documentos y operaciones contables que no hemos explorado hasta ahora. En esta lección, nos enfocaremos en cómo implementar estas herramientas para optimizar nuestros procesos contables.
1. VALIDACIONES
Las validaciones son procesos que el sistema utiliza para verificar ciertos valores antes de registrar un documento. Si los valores no cumplen con los criterios preestablecidos, el sistema emite un mensaje de advertencia o error. Un mensaje de error impedirá la grabación del documento hasta que se corrijan los valores.
2. SUSTITUCIONES
La sustitución es un concepto que permite reemplazar el valor de un campo específico dentro de un documento, basado en reglas predefinidas.
3. CARACTERÍSTICAS PARA LA EJECUCIÓN DE VALIDACIONES Y SUSTITUCIONES
Para implementar correctamente una validación o sustitución en un sistema de gestión, es necesario seguir una serie de medidas secuenciales que garantizan su correcta ejecución:
Selección del Área de Aplicación:
Inicialmente, se debe decidir el área de aplicación donde se utilizarán las validaciones y sustituciones. Estas áreas corresponden a los módulos específicos del sistema que requieren estas herramientas para asegurar la integridad de los datos. Las áreas comunes incluyen:
- FI Gestión Financiera: Validaciones y sustituciones para transacciones financieras.
- CO Contabilidad de Costes: Herramientas para la precisión en la contabilidad de costos.
- AM Contabilidad de Activos Fijos: Aplicaciones para la gestión de activos fijos.
- SL Libros Especiales: Uso en registros especiales como los fiscales.
- CS Consolidación: Solo validaciones para la consolidación de informes.
- PS Sistema de Proyectos: Para la gestión y seguimiento de proyectos.
- RE Bienes Inmuebles: En el sector inmobiliario para la gestión de propiedades.
- PC Contabilidad de Centros de Beneficio: Solo sustituciones para la asignación de costos y beneficios.
Cada aplicación dentro de estas áreas define las estructuras de datos disponibles y habilita los campos específicos que pueden ser objeto de sustitución.
Identificación del Evento Correcto:
Es crucial seleccionar el evento adecuado para la validación o sustitución. Los eventos son puntos definidos dentro de una aplicación que determinan la ubicación exacta donde se ejecutarán estas operaciones. Para el módulo FI, se proporcionan tres eventos principales:
Cabecera de Documento: Permite validar información como fechas o términos en la cabecera de un documento.
Posición de Documento: Se enfoca en validar datos específicos de una posición dentro del documento, como la completitud de campos para cuentas de acreedores.
Documento Completo: Considera todas las posiciones de un documento y se utiliza principalmente para realizar cálculos matemáticos con operadores como:
- TOT( ): Total del documento.
- MED( ): Media del documento.
- MAX( ): Valor máximo de todas las líneas.
- MIN( ): Valor mínimo de todas las líneas.
- GRUPO: Comparación entre grupos de totales.
Un ejemplo sería validar que la suma de ciertas cuentas no sea inferior a la de otro conjunto de cuentas.
Definición de la Validación/Sustitución:
Para definir una validación o sustitución, se deben establecer pasos que contengan Condiciones, Verificación y Mensaje. Estos pasos son la base para instruir al sistema sobre qué verificar y cómo notificar al usuario.
Asignación a la Unidad Organizativa:
La validación o sustitución debe asignarse a una unidad organizativa apropiada, como una sociedad FI para gestión financiera o una sociedad CO para controlling. Es posible que una misma validación o sustitución sea aplicable a varias sociedades simultáneamente.
Activación de la Validación/Sustitución:
Finalmente, es necesario activar la validación o sustitución para que esté operativa. Los grados de activación son:
• 0: Inactivo.
• 1: Activo para ventana de diálogo y procesamiento en segundo plano.
• 2: Activo, excepto para entradas de batch.
4. CONFIGURACIÓN DE VALIDACIONES Y SUSTITUCIONES
La configuración de validaciones y sustituciones es un proceso esencial en la gestión financiera para asegurar la precisión y la integridad de los datos contables. Estas configuraciones se gestionan a través de las
TRANSACCIONES OB28 para validaciones y OBBH para sustituciones.
Ruta en el Sistema:
IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) -> Herramientas -> Validación/Sustitución -> Validación en documentos contables.
Pasos para la Configuración de Validaciones:
- Condición: La condición es el criterio inicial que determina cuándo se debe iniciar una validación. Se configura para que el sistema ejecute la validación solo si se cumplen ciertas premisas.
Ejemplo de Condición: Si la clase de documento pertenece al conjunto ZFACTURAS_DEUDOR y la clase de cuenta es D, entonces se activará la validación.
- Verificación: La verificación es el proceso donde el sistema comprueba si los datos cumplen con las reglas establecidas. Si los datos son correctos, la operación continúa; si no, se detiene y se informa al usuario.
Ejemplo de Verificación: El sistema podría verificar que los montos de las facturas no excedan un límite preestablecido.
- Mensaje: Al configurar una validación, se pueden crear mensajes de alerta o notificación que el sistema muestra al usuario si los datos no pasan la verificación. Estos mensajes son personalizables y guían al usuario sobre cómo corregir el error.
Ejemplo de Mensaje:"La factura excede el monto máximo permitido. Por favor, ajuste el monto para continuar."
Pasos para la Configuración de Sustituciones:
- Condición: Al igual que en las validaciones, la sustitución comienza con una condición que define el momento exacto para reemplazar un valor en un campo específico.
Ejemplo de Condición para Sustitución: Si la transacción es de tipo AJUSTE y la fecha es el último día del mes, entonces se inicia la sustitución.
- Campo a Sustituir: Aquí se especifica qué campo se va a sustituir y cómo se determinará el nuevo valor que reemplazará al original.
Ejemplo de Campo a Sustituir: En una transacción de ajuste, el campo "Fecha de Contabilización" podría ser sustituido por la fecha del primer día del siguiente mes.
5. EDITOR DE FÓRMULAS
El Editor de Fórmulas es una herramienta integral en sistemas de gestión financiera que facilita la creación de reglas contables mediante sentencias lógicas y aritméticas. Su interfaz intuitiva permite a los usuarios definir condiciones complejas sin necesidad de un conocimiento profundo de programación.
Funcionalidades del Editor de Fórmulas:
- Sentencias Lógicas y Aritméticas: El editor permite introducir sentencias lógicas como IF, AND, OR, y operaciones aritméticas como suma (+), resta (-), multiplicación (*) y división (/). Estas sentencias y operaciones se utilizan para definir las condiciones bajo las cuales se aplicarán las validaciones y sustituciones.
- Pulsadores de Sentencias:Dependiendo de la tarea específica, el editor ofrece pulsadores o botones que insertan automáticamente la sintaxis correcta de las sentencias lógicas, simplificando el proceso de configuración.
- Validación de Sentencias:Para evitar errores, el sistema valida automáticamente las sentencias ingresadas, asegurándose de que solo se ejecuten aquellas que son sintácticamente correctas.
- Operadores y Campos:Una de las ventajas más significativas del editor es su capacidad para presentar una lista de campos y tablas disponibles, lo que elimina la necesidad de memorizar o buscar manualmente estos elementos. Esto es especialmente útil para usuarios que no están familiarizados con la estructura de datos del sistema.
- Operador TRUE:El operador TRUE es un ejemplo de una sentencia lógica que siempre se evalúa como verdadera. Si se establece una condición con este operador, significa que la validación asociada se ejecutará en todos los casos sin excepción.
- Ejemplo de Uso del Operador TRUE:
IF TRUE THEN
// La validación se ejecutará siempre
ENDIF
El operador TRUE significa que es válido siempre. Es decir, si creamos una condición que tenga el operador TRUE la validación se realizará SIEMPRE
Al final de la lección, se incluye un video tutorial que demuestra cómo configurar una validación utilizando operadores lógicos, proporcionando una guía visual paso a paso.
6.CREACIÓN Y GESTIÓN DE MENSAJES EN VALIDACIONES CONTABLES
Los mensajes en validaciones contables tienen el propósito de comunicar al usuario la necesidad de realizar una acción específica. Estos mensajes son fundamentales para el correcto funcionamiento de las validaciones y para guiar al usuario en el proceso.
Paso 1: Creación de Mensajes Bajo una Clase de Mensaje
- Identificar la Clase de Mensaje: Los mensajes se organizan bajo clases de mensaje para facilitar su gestión. Cada clase agrupa mensajes con propósitos similares.
- Acceso a la Creación de Mensajes: Mientras se define una validación, se puede acceder a la creación de mensajes directamente. Alternativamente, se puede utilizar la transacción SE91 para crear y gestionar mensajes.
Paso 2: Seleccionar y Modificar la Clase de Mensaje
- Seleccionar la Clase de Mensaje: En el ejemplo proporcionado, se seleccionaría la clase Z1 para la creación del mensaje.
- Modificar la Clase de Mensaje: Se presiona el ícono Modificar para añadir un nuevo mensaje a la clase seleccionada.
Paso 3: Identificar y Redactar el Mensaje
- Elegir un Número de Identificación: Se asigna un número único al mensaje para identificarlo dentro de la clase.
- Completar el Texto del Mensaje: Se redacta el contenido del mensaje que será mostrado al usuario.
Paso 4: Crear y Asignar Variables al Mensaje
- Crear Variables: Se pueden incluir variables en el mensaje, identificadas con el símbolo &. Estas variables se vincularán con campos específicos en el sistema.
- Asignar Campos a Variables: Al mostrar el mensaje, el sistema reemplazará las variables con los valores actuales de los campos correspondientes.
Ejemplo de Mensaje con Variable:
Para la clase de doc &CLASE_DOC& completar el campo Asignación.
Si &CLASE_DOC& es DR, el mensaje mostrado sería:
Para la clase de doc DR completar el campo Asignación.
Paso 5: Entender los Tipos de Mensajes y sus Consecuencias
Tipo A (Abortar): Cancela la transacción y regresa al menú principal.
Tipo E (Error): Muestra el mensaje y requiere que el usuario corrija el error antes de continuar.
Tipo W (Advertencia): Emite una advertencia, pero permite continuar con la operación.
Tipo I (Información): Proporciona información adicional y permite continuar con la operación.
7. SET DE DATOS
Los sets de datos son herramientas esenciales en sistemas de gestión financiera que facilitan la agrupación de múltiples valores para su uso en validaciones o sustituciones. Simplifican el proceso de mantenimiento y actualización de las validaciones, haciéndolas más manejables y eficientes.
Paso 1: Comprender la Utilidad de los Sets de Datos
• Agrupación de Valores: En lugar de listar individualmente cada valor en una validación, como diferentes clases de documentos, se crea un set que contiene todos los valores relevantes.
• Mantenimiento Simplificado: Los sets de datos permiten agregar o eliminar valores fácilmente a través de una transacción de usuario sin necesidad de transportar cambios a través de ambientes de desarrollo.
Si se escribieran directamente las clases de documentos en las reglas de validación (por ejemplo, especificando "DA", "DR", "DG" en la propia validación), cualquier cambio requeriría un proceso más técnico. Esto incluiría realizar el cambio en un "ambiente de desarrollo", que es donde se hacen y prueban los cambios antes de aplicarlos al sistema real.
Si se necesitan cambios en los valores del set de datos, estos se pueden mantener en cada mandante y sin procesos técnicos adicionales.
Paso 2: Identificar y Nombrar el Set de Datos
- Asignar una Clave al Set: Se debe identificar cada set con una clave única. Se recomienda comenzar la clave con Z para una rápida identificación y búsqueda.
- Seleccionar Tabla y Campo: Para crear un set, se elige la tabla y el campo correspondiente. Por ejemplo, para clases de documentos, se seleccionaría el campo BLART de la tabla BKPF.
Paso 3: Describir y Poblar el Set de Datos
- Descripción del Set: Se puede añadir un texto descriptivo al set para explicar su propósito y contenido.
- Ingresar Valores: Los valores se pueden añadir individualmente o por rango dentro del set.
Paso 4: Guardar el Set de Datos
Grabar el Set: Una vez que se han ingresado todos los valores necesarios, el último paso es guardar el set de datos.
Paso 5: Acceder y Gestionar los Sets de Datos
- Acceso a los Sets: Los sets de datos se pueden acceder desde diferentes lugares dentro de SAP Easy Access o desde el menú de customizing.
- Transacciones Consistentes: Independientemente de la ruta de acceso, las transacciones utilizadas para gestionar los sets son siempre las mismas.
TRANSACCIONES PARA EL SET DE DATOS
GS01 Crear Set de Datos
GS02 Modificar Set de Datos
GS03 Visualizar Set e Datos
TABLAS IMPORTANTES
A continuación, encontrarás las principales tablas en las que se almacenan los datos de las cuentas de mayor.
- GB92: Es la tabla de que contiene las validaciones creadas en el sistema.
- GB93: Es la tabla de que contiene las sustituciones creadas en el sistema.
- VWTYGB01: Es la tabla con vista de actualización que permite incluir/excluir campos para la sustitución.
Sobre el autor
Publicación académica de Aracelis Prado De Abreu, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Aracelis Prado De Abreu
Profesión: Licenciada en Administración - Venezuela - Legajo: WH18F
✒️Autor de: 90 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Consultor sap fi con sólida experiencia en el entorno sap. mi objetivo es obtener la certificación como experto en fico para mejorar mis habilidades técnicas y consolidar mi experiencia en esta área.
Certificación Académica de Aracelis Prado
