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✒️SAP FI Sustituciones y validaciones
SAP FI Sustituciones y validaciones
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Sustituciones y Validaciones
1. VALIDACIONES
La función de la validación permite verificar determinados valores antes de la registración de un documento.
El sistema realiza la verificación y en caso de que no se cumpla emite un mensaje, el cual puede ser de advertencia o de error. Si se trata de un mensaje de error no se graba el documento hasta que no se cumpla con la validación establecida
2. SUSTITUCIONES
La sustitución reemplaza el valor de un determinado campo
3. CARACTERISTICAS
Se requieren las siguientes medidas para ejecutar una validación/sustitución
Se debe decidir a qué área de aplicación se aplicará la validación/sustitución
El área de aplicación es donde se utiliza la validación, la sustitución (en qué módulo). Las áreas de aplicación que utilizan validaciones y sustituciones son:
FI Gestión financiera
CO Contabilidad de costes
AM Contabilidad de activos fijos
GL Libros especiales
CS Consolidación (sólo validaciones
PS Sistema de proyectos
RE Bienes inmuebles
PC Contabilidad de centros de beneficio (sólo sustituciones
Cada aplicación define las estructuras disponibles y habilita los campos para la sustitución
Se debe seleccionar el evento correcto para la validación/sustitución
Los eventos son lugares específicos de una aplicación que define la ubicación exacta donde se lleva a cabo una validación/sustitución. Se proporcionan tres eventos para FI:
1. Cabecera de documento
Con este evento podemos validar los datos de cabecera de un documento. Ejemplo: que la fecha de documento no sea mayor a la fecha de contabilización
2. Posición de documentoCon el evento de posición podemos validar los datos de una posición. Por ejemplo, si se trata de una cuenta de acreedor, que se complete un determinado campo con valores específicos. Para armar la validación en un evento de posición de documento podemos utilizar datos de cabecera.
Ejemplo, si la clase de documento es "KG" y el tipo de cuenta es de acreedor, entonces el campo Referencia Factura debe tener un valor.
3. Documento completo
En el evento de documento completo se tienen en cuenta todas las posiciones de un documento para realizar la validación. En este evento sólo se pueden utilizar aquellos campos numéricos con los que se puede ejecutar principalmente cálculos matemáticos
Por ejemplo se pueden utilizar los siguientes operadores para indicar para validaciones y sustituciones de evento 3:
TOT( ) Total del documento
MED( ) Media del documento
MAX( ) Valor máximo de todas las líneas del documento
MIN( ) Valor mínimo de todas las líneas del documento
GRUPO Compara un grupo de totales con otro
Un ejemplo de validación de documento completo sería validar que la suma de un determinado grupo de cuentas no sea menor a otro grupo de cuentas
Se debe definir la validación/sustitución: Para definir validaciones y sustituciones se deben crear pasos que contiene Condiciones, Verificación y mensaje. Este punto lo desarrollamos más adelante donde se explica como crear una validación /sustitución
Se deben asignar la validación/sustitución a una unidad organizativa apropiada (p. ej.: sociedad FI para Gestión financiera, sociedad CO para Controlling): Una validación/sustitución puede ser válida para varias sociedades al mismo tiempo
Por último activar la validación/sustitución: La validación/sustitución debe estar activada para el evento correcto. Existen los siguientes grados de activación para la combinación de la unidad organizativa evento sustitución (o validación): 0 Inactivo / 1 Activo para ventana de diálogo y segundo plano / 2 Activo excepto para batch input
4. Configuración
Transacción OB28 Validaciones Transacción OBBH Sustituciones
GF NUEVO - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) – Herramientas - Validación/Sustitución - Validación en documentos contables
Una Validación cuenta con pasos o etapas. Cada paso que creemos es una nueva validación. Un paso comprende:
Condición
Por medio de la condición se establece cuándo se iniciará una validación. Si la condición se cumple, entonces se pasa a la Verificación. Por ejemplo : Si la clase de documento se encuentra dentro del SET ZFACTURAS_DEUDOR y la clase de cuenta es igual a D, el sistema realizará la validación
Verificación
Establece que es lo que el sistema debe verificar. Si la verificación es satisfactoria se puede continuar con la operación. Si la verificación no se cumple, entonces el sistema mostrará un mensaje de error
Mensaje
Al configurar una validación se pueden crear mensajes específicos para que el usuario entienda que es lo que debe corregir, de modo que la validación le permita seguir registrando el documento
En el caso de una sustitución es muy similar y se cuenta con los siguientes pasos o etapas:
Condición
Por medio de la condición se establece cuándo se iniciará la sustitución de un campo. Si la condición se cumple, entonces se sustituye el campo que se define en el próximo paso (Campo a sustituir).
Campo a sustituir
Se especifica cual es el campo que se deberá sustituir y de qué manera se hará, es decir, cómo se obtendrá el valor con el cual se sustituirá el campo
5. Editor de formulas
El Editor de fórmula proporciona una interfaz de fácil manejo para indicar sentencias lógicas y aritméticas.
Dependiendo del contexto y de los requisitos, existen diferentes pulsadores disponibles con los que se puede indicar sentencias lógicas para las fórmulas
El sistema sólo permite que se indiquen sentencias correctas, de manera que no aparezcan errores cuando se utilicen las reglas
Una gran ventaja que tienen los operadores es que no es necesario conocer todos los campos y tablas, sino que el sistema nos muestra la lista de campos y tablas disponibles
El operador TRUE significa que es válido siempre. Es decir, si creamos una condición que tenga el operador TRUE la validación se realizará SIEMPRE
6. Mensajes
Las validaciones tienen por objetivo mostrar un mensaje al usuario para que tome una determinada acción. Para lo cual hay que crear los mensajes. Los mensajes siempre se crean bajo una clase de mensaje
Desde la transacción en la cual estamos definiendo una validación podemos acceder a crear un nuevo mensaje. Pero si fuera necesario, podemos acceder a la transacción SE91 a crear los mensajes
Debemos seleccionar la clase de mensaje en el cual crearemos el mensaje, en el ejemplo de la imagen 3.9.4, se creará en la clase Z1, presionamos el ícono Modificar y escribimos el nuevo mensaje.
Elegimos un número de mensaje para identificar el mensaje a crear y completamos el texto del mensaje
Al crear mensajes se pueden crear variables que se identifican con el símbolo &. Luego se le asignará un campo a la variable y al momento de mostrar el mensaje al usuario, el mensaje mostrará el valor de dicha variable
Por ejemplo, en el mensaje 024, la variable corresponde a la clase de documento. Si el usuario se encuentra registrando un movimiento con la clase de documento DR, el mensaje mostrará el siguiente error:
Para la clase de doc DR completar el campo Asignación
El tipo de mensaje determina cuales son las consecuencias de que la validación no haya sido exitosa. Los posibles valores de un tipo de mensaje son los siguientes:
A Cancela la transacción: se vuelve a la pantalla SAP Easy Access.
E Error: el sistema muestra el mensaje, se soluciona el error y se puede continuar.
W Advertencia: a pesar del mensaje de la validación se puede continuar con la operación.
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Sobre el autor
Publicación académica de Marco Guerra, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Marco Guerra
Profesión: Economista, Especialista en Gerencia Financiera - Colombia - Legajo: SR93Q
✒️Autor de: 130 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Economista especializado en gerencia financiera, con más de 10 años de experiencia laboral en empresas del sector real y privado en las áreas administrativas y financieras.
Certificación Académica de Marco Guerra