✒️SAP FI Sustituciones y validaciones
SAP FI Sustituciones y validaciones
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SUSTITUCIONES Y VALIDACIONES
Validaciones
La función de la validación permite verificar determinados valores antes de la registración de un docuemnto.
El sistema realizara la verificación y en este caso de que no se cumpla emite un mensaje, el cual puede ser de advertencia o de error. Si se trata de un mensaje de error no se graba en el documento hasta que no se cumpla con la validación establecida.
Sustituciones
La sustitución reemplaza el valor de un determinado campo.
Características
Se requiere las siguientes medidas para ejecutar una validación/sustitución:
Se debe decidir a que área de aplicación se aplicara la validación/sustitución
El área de aplicación en donde se utiliza la validación, la sustitución (en que modulo). Las áreas de aplicación que utilizan validaciones y sustituciones son:
Cada aplicación define las estructuras disponibles y habilita los campos para la sustitución.
Se debe seleccionar el evento correcto para la validación/sustitución
Los eventos son lugares específicos de una aplicación que define la ubicación excata donde se lleva a cabo una validación/sustitución. Se proporcionan tres eventos para FI:
Se debe seleccionar el evento correcto para la validación/sustitución.
Los eventos son lugares específicos de una aplicación que define la ubicación exacta donde se lleva a cabo una validación/sustitución. Se proporcionan tres eventos para FI:
Documento completo
En el evento de documento completo se tiene en cuenta todas las posiciones de un documento para realizar la validación. En este evento solo se pueden utilizar aquellos campos numéricos con los que se puede ejecutar principalmente cálculos automáticos.
Por ejemplo, se pueden utilizar los siguientes operadores para indicar para validaciones y sustituciones de evento 3:
Se debe definir validación/sustitución
Para definir validaciones y sustituciones se deben de crear pasos que contiene Condiciones, Verificación y mensaje. Este punto lo desarrollaremos mas adelante donde se explica como crear una validación/sustitución.
Se deben asignar la validación/sustitución a una unidad organizativa apropiada (por ejemplo FI Gestión financiera, sociedad CO para controlling).
Una validación/ sustitución puede ser válida para varias sociedades al mismo tiempo.
Por ultimo activar la validación/sustitución.
La validación/sustitución debe estar activada para el evento correcto.
Existen los siguientes grados de activación para la combinación de la unidad organizativa evento sustitución o validación.
CONFIGURACION (Transacción OB28 Validaciones, OBBH Sustituciones)
Una validación cuenta con pasos o etapas. Cada paso que creemos es una validación. Un paso comprende:
Al configurar una validación se pueden crear mensajes específicos para que el usuario entienda que es lo que debe corregir, de modo que la validación le permita seguir registrando el documento.
En el caso de una sustitución es muy similar y se cuenta con los siguientes pasos o etapas:
EDITOR DE FORMULAS
El editor de formula proporcionara una interfaz de fácil manejo para indicar sentencias lógicas y aritméticas.
Dependiendo del contexto y de los requisitos existen diferentes pulsadores disponibles con los que se puede indicar sentencias lógicas para las fórmulas.
El sistema solo permite que se indiquen sentencias correctas, de manera que no aparezcan errores cuando se utilicen las reglas.
Una gran ventaja que tienen los operadores es que no es necesario conocer todos los campos y tablas, sino que el sistema nos muestra la lista de campos y tablas disponibles.
El operador TRUE significa que es válido siempre. Es decir, si creamos una condición que tenga el operador TRUE la validación se realizara SIEMPRE.
MENSAJES
Las validaciones tienen por objetivo mostrar un mensaje al usuario para que tome determinada acción. Para lo cual hay que crear los mensajes. Los mensajes siempre se crean bajo una clase de mensaje.
Desde la transacción en la cual estamos definiendo una validación podemos acceder a crear un nuevo mensaje, Pero si fuera necesario, podemos acceder a la transacción SE91 a crear los mensajes.
Debemos seleccionar la clase de mensaje en la cual crearemos el mensaje, en el ejemplo de la imagen 3.9.4, se creará en la clase Z1, presionamos el icono Modificar y escribimos el nuevo mensaje.
Erigimos un numero de mensaje para identificar el mensaje a crear y completamos el texto el mensaje.
Al crear mensajes se pueden crear variables que se identifican con el símbolo &. Luego se le asignara un campo a la variable y al momento de mostrar el mensaje al usuario, el mensaje mostrara el valor de dicha variable.
Por ejemplo, en el mensaje 024, la variable corresponde a la clase de documento. Si el usuario se encuentra registrado un movimiento con la clase de documento DR, el mensaje mostrara el siguiente error:
El tipo de mensaje determina cuales son las consecuencias de que la validación no haya sido exitosa. Los posibles valores de un tipo de mensaje son los siguientes:
SET DE DATOS
Los sets de datos son muy útiles para realizar validaciones o sustituciones. Nos permiten generar un grupo con múltiples valores. Por ejemplo, en lugar de escribir, Si la clase de Documento es DA o DR o DG, creamos un set e ingresamos los valores que correspondan.
La otra gran ventaja de un set de datos es que al ser una transacción de usuario se puede mantener en cada mandante. En cambio, si en la validación escribiéramos cada una de las clases de documento involucradas, ante un cambio o modificación se debe realizar en el ambiente de desarrollo y luego transportarlo.
Teniendo un set de datos, simplemente se agregan o se borran nuevas entradas con gran facilidad.
Los sets de datos se deben identificar con una clave libre, Es recomendable que la clave comience con Z (definido por el usuario) de manera de encontrarlo rápidamente ante una búsqueda ya que existen una gran cantidad se sets creados de manera estándar por SAP.
Para crear un set hay que seleccionar la tabla y el campo para el cual queremos crear el set de datos. Por ejemplo para crear un set de clases de documentos, el campo se encuentra en la tabla BKPF (Datos de cabecera de FI) y el campo que identifica a las clases de documento es BLART.
También podemos identificar al set con texto descriptivo. Una vez que hayamos creado el set podremos ingresarle los valores que correspondan. Los valores se pueden ingresar por rango o como lista individual.
Se puede acceder a los sets desde varios lugares de SAP Easy Access o desde el menú customazing. Independientemente de la ruta desde donde se acceda las transacciones son siempre las mismas.
Sobre el autor
Publicación académica de Ignacio Rafael Herrera Garcia, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Senior
Ignacio Rafael Herrera Garcia
Profesión: Contador Público - Mexico - Legajo: HN75U
✒️Autor de: 55 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Soy una persona de facil trato, gusta trabajar en equipo y espero aprovechar este curso para aprender y desarrollar los conocimientos adquiridos en el mismo
Certificación Académica de Ignacio Herrera
