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✒️SAP FI Visualización de saldos y partidas
SAP FI Visualización de saldos y partidas
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1- Visualización de Saldos de cuenta contable
En este punto conoceremos una transacción que nos permitirá visualizar los saldos de una o varias cuentas contables. En la unidad 5, que hace referencia a todas las actividades de cierre, conoceremos otros reportes que también nos brindarán los saldos de las cuentas contables pero con una estructura más relacionada a los balances.
Transacción: FAGLB03 (Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Cuenta - Visualizar Saldos (Nuevos)
Pantalla de Selección
La completaremos con los siguientes datos:
- Número de Cuenta: completaremos el campo con la cuenta o el rango de cuentas que se desea visualizar.(Deberemos tener en cuenta que, como es un informe de visualización de saldos, si colocamos un rango de cuentas veremos los saldos sumarizados y no aperturados por cada una de las cuentas).
- Sociedad: completaremos el campo con la sociedad para la cual queremos visualizar el saldo de la cuenta.
- Ejercicio: completaremos con el año fiscal en el que queremos visualizar el saldo.
Una vez que se completaron todos los datos de la pantalla inicial ejecutamos el reporte.
Resultado del reporte
Podemos ver los siguientes datos:
- Periodo: corresponde al periodo contable. Si el ejercicio fiscal esta parametrizado como año natural, entonces cada periodo será igual a los meses del año. Además de los periodos que componen el ejercicio visualizamos dos campos más:
- Arrastre de saldos: identifica en las cuentas patrimoniales el saldo del ejercicio anterior.
- Total: esta linea totaliza los importes de cada una de las columnas (Debe / Haber / Saldo).
- Debe: Corresponde a los importes que se han contabilizados en el debe para el periodo visualizado.
- Haber: Corresponde a los importes que se han contabilizados en el haber para el periodo visualizado.
- Saldos: Corresponde al saldo del periodo (Debe menos haber).
- Saldo Acumulado: Corresponde al saldo del periodo más el saldo de los periodos anteriores, incluido el arrastre de saldos
DATOS IMPORTANTES DENTRO DEL REPORTE
- Composición: El reporte de visualización de saldos nos permite ver los saldos sumarizados por periodo, no obstante, si hacemos doble clic sobre cualquiera de los saldos que visualizamos, accederemos a la composición de los mismos.
- Cuentas: Si en la pantalla de selección se ingresó un rango de cuentas, en la cabecera del reporte veremos los nombres de los campos representados por asteriscos y en la grilla del reporte vemos los datos correspondientes a todas las cuentas, sin embargo, si presionamos el icono Cuenta Individual, podremos elegir ver los saldos de manera individual de cada una de las cuentas que pertenecen al rango de cuentas.
- Moneda: Si presionamos el ícono Moneda de Documento tendremos acceso a la visualización de los saldos en las monedas paralelas que se gestiona la sociedad FI
- Moneda Local: se refiere a la moneda de la sociedad. El reporte siempre esta expresado en moneda local, a menos que en esta opción elijamos otro tipo de moneda.
- Monedas Paralelas: SAP es un sistema multimonetario y si posee definidas monedas paralelas, podremos visualizarlos reportes en algunas de éstas monedas ya que todas las operaciones se graban en la moneda local y en las monedas paralelas.
- Moneda de la transacción: ver el reporte en la moneda de la transacción puede brindar datos que no sean homogéneos, ya que cada operación puede estar en una moneda distinta, es decir en diferentes monedas extranjeras
2- Visualización de Partidas abiertas y compensadas
Aprenderemos a utilizar el reporte de partidas individuales que nos permitirá hacer un análisis de las partidas que conforman las cuentas, como así también, realizar modificaciones masivas a determinados campos de los documentos contables.
Transacción: FBL3N (Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Cuenta - Visualizar / Modificar Partidas)
Accederemos a la pantalla de selección la cual se encuentra dividida en tres partes importantes:
- Selección de Cuentas: En esta parte del reporte elegiremos las cuentas sobre las cuales deseamos ver las partidas individuales. Se podrá elegir una cuenta, un rango, o una selección a través del ícono de selección múltiple. Otro requisito fundamental es elegir la/las sociedad FI.
Tenemos una parte denominada ayuda para la búsqueda, esta parte puede sernos de ayuda si queremos listar cuentas solo completando algún parámetro. (EJ: en ID para la búsqueda podemos elegir T, que busca cuentas por denominación, y en string de búsqueda podemos poner *Banco*. El resultado será todas las cuentas que mayor que posean el texto banco en su denominación). La utilidad de la ayuda para la búsqueda es que no tenemos que estar seleccionando las múltiples cuentas de banco sino que con solo un parámetro común vemos un reporte de todas las cuentas de mayor que cumplan la característica ingresada.
- Selección de Partidas
Podemos optar por 3 estados de partidas:
- Partidas abiertas a una fecha clave: El sistema mostrará todas aquellas partidas que aun no han sido compensadas. Si la cuenta es solo de partidas individuales veremos todas las partidas que haya en el mayor hasta esa fecha.
- Partidas compensadas: en esta opción el sistema mostrará solo las partidas que ya han sido compensadas. Adicionalmente se podrá agregar un filtro que delimite por fecha de compensación.
- Todas las partidas: esta opción muestra todas las partidas, abiertas y compensadas. Adicionalmente se puede agregar un filtro de fecha de contabilización para reducir la cantidad de aciertos del reporte
Solo podremos elegir un tipo de partidas. Se pueden agregar más filtros para acotar la lista de partidas presionando el ícono 'Delimitaciones Opcionales'.
- Clase de Partida
Aquí podremos elegir tipos de partidas (se puede elegir mas de una opción):
- Partidas normales: corresponden a los asientos comunes de cualquier operación en SAP
- Apuntes estadísticos: son registraciones que nos permite ingresar SAP pero que no afectan los saldos contables,sirven a modo de recordatorio. Veremos este tema en las siguientes unidades.
- Partidas preliminares: son aquellos documentos preliminares que se han ingresado al sistema pero que aun no están contabilizados de manera definitiva.
- Opciones de Salida: no son campos obligatorios, no obstante, ayudan a la visualización del reporte
- Layout: si para el reporte tenemos un layout o disposición de columnas personalizado, podemos seleccionarlo desde la pantalla de selección.
- Cantidad máxima de partidas: permite colocar un tope a la cantidad de partidas que mostrará el reporte
Una vez finalizado el ingreso de los parámetros de la pantalla de selección ejecutamos el reporte.
Con la opción 'Todas las partidas' del Tipo 'Normales y preliminares':
- Las partidas marcadas con el icono amarillo corresponden a los documentos preliminares.
- Las partidas marcadas con el icono rojo corresponden a las partidas abiertas.
- Las partidas marcadas con el icono verde corresponden a las partidas compensadas. Adicionalmente, este tipo departidas tienen completo un campo más que es el Documento de Compensación el cual indica con que documento se han compensado dichas partidas.
Desde este reporte podemos acceder a la visualización y modificación de los documentos. Para acceder a estas funcionalidades podemos utilizar los íconos de la barra de herramientas o acceder desde el Menú - Entorno.
Cuando se visualiza el reporte de partidas individuales podremos saber si en la cuenta gestión a partidas abiertas se según el ícono del status de la partida:
- Tilde verde: Si la cuenta mayor no gestiona partidas abiertas (Ej. cuenta de gastos)
- Círculo rojo en partidas abiertas o cuadrado verde en las compensadas: Si la cuenta es de partidas abiertas
También debemos tener en cuenta que si la cuenta de mayor no posee el tilde de partidas individuales entonces no se podrá visualizar el detalle de las imputaciones en este tipo de reportes, solo se podrá ver un saldo en el balance o en la transacción de saldos que vimos en el punto anterior.
INFORMACIÓN ADICIONAL:
Aprovecharemos esta lección para conocer algunas opciones que estarán presentes en la mayoría de los reportes que brinda SAP y que hemos mencionado en los puntos anteriores
- Icono Delimitaciones Opcionales: Podremos encontrar este icono en distintos reportes, el cual nos permitirá acotar el resultado de los reportes de acuerdo a nuestra necesidad.
Cuando presionemos este icono se abrirá una pantalla adicional que del lado izquierdo contiene carpetas, si vamos abriendo estas carpetas nos encontramos con campos. Si los marcamos los podemos pasar del lado derecho de la pantalla de modo que estén disponible para utilizarlos como filtros en el reporte. Los campos que se encuentran resaltados en verde son los que ya han sido pasados al lado derecho de la pantalla.
Si volvemos a presionar el ícono 'Delimitaciones Opcionales' se cerrará la ventana, sin embargo, si hemos utilizado algún campo para refinar la búsqueda de datos, el sistema lo indicará.
- Ícono Selecciones Multiples: Este icono nos permitirá seleccionar datos de una manera más personalizada. Dependiendo de cual es el campo en el cual estemos posicionados serán los valores que podemos elegir. (Ej: Cuentas, fechas, clases de documentos, etc.). Cuando presionemos este icono se abrirá una ventana con cuatro solapas. Solo podremos completar una sola de ellas
- Seleccionar Valores Individuales: nos permite elegir distintos valores independientes.
- Seleccionar Intervalos: Nos permite seleccionar varios intervalos de valores. Generalmente en el campo de la pantalla de selección tenemos la opción de rangos pero desde aquí podremos elegir más de un rango. (EJ: De 100000 a 100999 y De 200500 a 200999).
- Excluir Valores Individuales: Nos permite excluir determinados valores, es decir, el sistema mostrará todas las opciones menos los indicados en este sector.
- Excluir Intervalos: nos permite excluir uno o varios intervalos de valores.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Grisel Curti, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Grisel Curti
Argentina - Legajo: PN27F
✒️Autor de: 67 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Presentación:
Solida trayectoria en el área de análisis y qa participando y colaborando activamente en la implementación de sap, realizando análisis y pruebas de servicios, integraciones, integrales y e2e.
Certificación Académica de Grisel Curti