✒️SAP HCM El registro de Suplencias y Presencias

Registro de Suplencias y Presencias

1. Registro de Suplencias

En el caso de que los empleados deban cambiar su horario de trabajo por otro, siendo que este cambio sea por un reemplazo o sustitución de otro puesto de trabajo o bien por un mero cambio operativo de su horario.

Esta novedad deberá ser ingresada en el infotipo 2003 - Suplencias.

Una suplencia indica la modificación del horario teórico de trabajo de un empleado.

En SAP se suelen definir los siguientes tipos de suplencias:

• Cambio de Turno: Esta clase de suplencia será utilizada por los encargados de tiempos para indicar el cambio en el horario de trabajo del empleado, cuando los cambios se realizan a diario y eventualmente. Se podrá elegir un horario ya parametrizado en el sistema, o directamente se podrá indicar una hora inicio y una hora fin.
• Reemplazo: Esta clase de suplencia será utilizada cuando se reemplaza a un empleado por otro, entonces el que reemplaza tomará el horario de trabajo del reemplazado.
• Cambio de turno con cambio de categoría (se indica el subgrupo profesional).

* Nota: Para los cambios de turnos definitivos es aconsejable ejecutar una medida de personal que modificara el infotipo 0007 - Horario Teórico.

* Y por último vale mencionar que todos los tipos de suplencias tienen la posibilidad de asignar un centro de costo distinto al original del empleado.

Como condiciones previas es necesario que existan las divisiones y subdivisiones de personal.

1.1 Definir subdivisiones de personal para clases de suplencia:

En esta parametrización IMG, se asignan agrupaciones según clases de suplencias y de servicios de guardia a las divisiones / subdivisiones de personal. Como condiciones previas es necesario que existan las divisiones y subdivisiones de personal.

1. Ruta: SPRO > IMG > Gestión de tiempos de personal > Entradas y gestión de datos de tiempos > Suplencias > Definir subdivisión de personal para clases de suplencia.
2. O desde el menú de usuario a través de la TX: SM30 – Tabla V_001P_E.

1.2 Definir clases de suplencia

En esta actividad IMG, se definen las clases de suplencia y se especifican las clases de enlace temporal de la suplencia.

Antes de crear las clases de suplencias es necesario haber creado la agrupación de subdivisiones de personal para clases de suplencias.

La versión estándar de SAP incluye algunas clases de suplencias. Y SAP como recomendación nos dice que utilicemos los ejemplos tipo para clases de suplencias.

Definir clase de suplencia

1. Ruta: SPRO > IMG > Gestión de tiempos de personal > Entrada y gestión de datos de tiempos > Suplencias > Definir clases de suplencias.
2. O desde el menú de usuario a través de la TX: SM30 – Tabla V_T556.

Cuando ingresamos podemos parametrizar las clases de suplencias.

1.3 Fijar propuestas para clases de suplencia

En esta actividad IMG se actualiza la característica determinación de la clase de suplencia (VTART) tx PE03.

En esta característica se definen los tipos de suplencias que propone la versión estándar del sistema en el infotipo Suplencia (2003)

Estos valores de propuesta pueden ser variados en función de la estructura de organización y de personal de su empresa.

Para el área de personal "X", la versión estándar del sistema propone la suplencia por jefe de grupo.

La versión estándar de SAP incluye el valor de propuesta Suplencia con indicación de turno 02 sin otras restricciones.

Fijar propuesta para clases de suplencia

1. Ruta: SPRO > IMG > Gestión de tiempos de personal > Entrada y gestión de datos de tiempos > Suplencias > Fijar propuestas para clases de suplencia.
2. O desde el menú de usuario a través de la TX: PE03.

2. Registros de Presencias

Presencias: Cuando no se registran marcaciones, fichadas o cargadas de asistencias para un empleado, el sistema asume que este empleado no ha venido.

Si el motivo por el cual no se registró ninguna marcación es porque está realizando alguna actividad para la empresa, pero físicamente no se encuentra en la misma, pudiendo ser porque ha sido enviado a realizar un curso, o cualquier otra actividad correspondiente a su trabajo, este tipo de ausencia es considerado como una presencia, por lo que se contabiliza como tiempo trabajado.

Las empresas suelen requerir los siguientes tipos de presencias, entre otros:

1. Cursos / Capacitación
2. Trámites para la empresa
3. Viaje por trabajo

Estas presencias se utilizan por lo general para todos los empleados, cuando corresponda y sin topes de días. Además, es posible que se pidan cargar tanto en días como en horas.

Configuración de Presencias: Se debe ajustar la configuración de cada presencia conforme los requerimientos planteados por cada cliente o empresa.

2.1 Definir clases de presencias

En esta actividad IMG, se definen las clases de presencias respecto a una agrupación de subdivisiones de personal para clases de presencias/absentismos.

También se especifica cómo debe reaccionar el sistema cuando se introduce una presencia en las operaciones diarias de un empleado y coincide con uno o varios días libres de este.

Condiciones previas:

• Decida las clases de presencias que quiere definir para su empresa.
• Es necesario haber actualizado las agrupaciones de subdivisiones de personal para presencias/Absentismos.

Parametrización estándar:

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Juan Martinez Rojas