✒️SAP HCM El registro de Suplencias y Presencias

REGISTRO DE SUPLENCIA Y PRESENCIAS.

Registro de Suplencia: en el caso de que el empleado deba cambiar su horario de trabajo por otro y dicho cambio es por motivo de reemplazo, sustitución o cambio operativo, el mismo debe registrarse en el infotipo 2003 - suplencias. Las suplencia indica la modificación del horario teórico de trabajo de un empleado.

Subtipos de Suplencias:

• Cambio de Turno: será utilizado por los encargados de tiempos para indicar cambios en el horario de trabajo del empleado, cuando estos cambios sean diario o eventualmente. se puede elegir un horario parametrizado del sistema o se indicará el inicio y hora fin.
• Remplazo: esta suplencia se utiliza cuando se reemplaza a un empleado por otro, entonces el que reemplaza asume el nuevo horario del trabajo reemplazado.
• Cambio de Turno: (se indica el subgrupo profesional) Para cambios de turnos definitivos de recomienda ejecutar una medida de personal que modificará el infotipo 0007-Horario Teórico.

Nota: Todos los tipos de suplencias tiene la posibilidad de asignar un centro de coste distinto al original del empleado.

Subdivisiones de Personal para Clases de Suplencias: en le IMG se asignan agrupaciones según la clase de suplencias y de servicio se guardia a las divisiones/subdivisiones de personal. Como condiciones previas es necesarios que existan las divisiones y subdivisiones de personal.

Ruta: SPRO > IMG > Gestión de tiempos de personal > Entradas y gestión de datos de tiempos > Suplencias > Definir subdivisión de personal para clases de suplencia.

O desde el menú de usuario a través de la TX: SM30 – Tabla V_001P_E.

Clase de Suplencia: En el IMG se definen y especifican las clases de enlace temporal de la suplencia. Antes de crear las clases de suplencias es necesario haber creado la agrupación de subdivisiones de personal para clases de suplencias. La versión estándar de SAP incluye algunas clases de suplencias. Y SAP como recomendación nos dice que utilicemos los ejemplos tipo para clases de suplencias.

Ruta: SPRO > IMG > Gestión de tiempos de personal > Entrada y gestión de datos de tiempos > Suplencias > Definir clases de suplencias.

O desde el menú de usuario a través de la TX: SM30 – Tabla V_T556.

Propuesta para Clases de suplencia: en el IMG se actualiza la característica determinación de clase de suplencia (VTART), en esta característica se definen los tipos de suplencias que propone la versión estándar del sistema en el infortipo Suplencia (2003). Estos valores pueden varias en función de la estructura de organización y de personal de una empresa.

Ruta: SPRO > IMG > Gestión de tiempos de personal > Entrada y gestión de datos de tiempos > Suplencias > Fijar propuestas para clases de suplencia.

O desde el menú de usuario a través de la TX: PE03.

Registro de Presencias: cuando no exista ningún registro u carga de asistencia para un empleado, el sistema asume que este empleado no ha venido. Si el motivo de que no exista registro es por que el empleado esta realizando actividad para la empresa pero no esta físicamente en ella por motivo de comisión o por tomar un curso etc, este tipo ausencia es considerado presencia, por lo que se contabiliza como tiempo trabajado.

Las empresas requieren estas tipos de presencias:

• Curso / capacitación
• Trámites para la empresa
• Viaje por trabajo. etc.

Estas presencias se utilizan por lo general para todos los empleados, cuando corresponda y sin topes de días , además es posible que se pidan carga tanto en días como en horas.

Configuración de Presencias: Se debe ajustar la configuración de cada presencia conforme los requerimientos planteados por cada cliente o empresa.

Clases de Presencias: en el IMG se definen las clases de presencias respecto a una agrupación de subdivisión de personal para clase de presencia/absentismo. También especifica como debe reaccionar el sistema cuando se introduce una presencia en las operaciones diarias de un empleado y coincide con uno o varios días libre de este.

Condiciones Previas

• Decidir la clase de presencia que quiere definir la empresa
• Es necesario haber actualizado las agrupaciones de subdivisión de personal para presencia/absentismo.

Parametrización Estándar: El sistema puede reaccionar de cuatro formas distintas si se introducen presencias en días festivos:

• E- el sistema rechaza la entrada
• W - el sistema acepta la entrada, pero emite un mensaje de advertencia
• S - el sistema acepta la entrada, pero advierte al usuario de la situación
• Blank - el sistema acepta la entrada.

Ruta: SPRO > IMG > Gestión de tiempos de personal > Entrada y gestión de datos de tiempos > Presencias/Horarios de trabajo reales > Definir clases de presencias.

O desde el menú de usuario a través de la TX: SM30 – Tabla V_554S_B.

Imagen de Entrada y Clase de Enlace Temporal: También en las presencias de debe especificar imagen de entrada y clase de enlace temporal. Con el número de imagen de entrada de una presencia, se determina con que imagen de entrada se introduce, visualiza y actualiza el registro de una clase de presencia.

La clase de enlace temporal controla la reacción del sistema, cuando al introducir un nuevo registro del infotipo Presencia (2002), éste se superpone con el otro infotipo de tiempos del sistema.

Condiciones previas: En la sección definir presencias se han definido todas las clases de presencias necesarias.

Parametrización estándar: Las clases de presencias incluidas en la versión estándar de SAP tienen asignados los números de imagen de entrada correspondientes.

En el estándar se asigna a los dynpros los siguientes números:

• 2050: liquidación de contingentes
• 2051: no hay liquidación de contingentes.

Actividades:

1. comprobar si se ha asignado el número de imagen correcto a toda la clase de presencia, Esto tiene especial importancia cuando quiera realizar una liquidación de contingente.
2. De ser necesario se modificará las entradas,
3. Crear la clase de enlace temporal para la clase de presencia. encontraremos información conceptual sobre la definición de clase de enlace temporal en el ejemplo de absentismo de la sección reacción de caso de superposición de infotipos tiempos.

Ruta: SPRO > IMG> Gestión de tiempos de personal > Entrada y gestión de datos de tiempos > Suplencias > Presencias/Horarios de trabajo reales > Especificar imagen de entrada y clases de enlace temporal.

O desde el menú de usuario a través de la TX: SM30 – Tabla V_554S_N.

Especificar Reglamentaciones de Cómputo: se debe especificar reglamentaciones de cómputo para las presencias. En esta actividad IMG se especifica por clase de presencia/absentismo que reglamentación se debe utilizar para el computo de presencias y absentismos.

Nota: en función de las entradas almacenadas aquí la presencia o el absentismo se cuenta mediante la regla antigua o la regla nueva (Especificar reglamentaciones de computo).

Fijar Propuesta para Clases de Suplencia: al igual que en los absentismos, debemos fijar indicador para calendario personal. El tipo de presencia es un indicador de una cifra que puede asignarse a una clase de presencia. Ejemplo, En el calendario personal del empleado, debe asignarse a los viajes de negocios el tipo de presencia R.

Condiciones previas:

• Configurar la clase de presencia.
• Es necesario que exista la agrupación de subdivisiones de personal para clases de presencias / absentismos.

Parametrización estándar: Cuando al configurar las clases de presencias se copian ejemplos tipo de SAP, también se copia el indicador con el que se asigna la relevancia para el calendario personal.

Ruta: SPRO > IMG > Gestión de tiempos de personal > Entrada y gestión de datos de tiempos > Suplencias > Presencia / Horarios de trabajo reales > Fijar indicador para calendario personal.

O desde el menú de usuario a través de la TX: SM30 – Tabla V_T554P_D.