✒️SAP HCM Introducción a la gestión de capacitaciones
SAP HCM Introducción a la gestión de capacitaciones
LECCION: INTRODUCCION A LA GESTION DE CAPACITACIONES
1-INTRODUCCION A GESTION DE EVENTOS
El componente de R/3 Gestión de eventos o Gestión de capacitaciones o actos, dispone de un amplio abanico de funciones muy útiles que nos permitirá planificar y gestionar fácil y eficazmente todo tipo de eventos, desde cursos de formación a convenciones, por ejemplo
Disponemos de un sistema de informes y de calificación flexible, que nos proporcionaran un importante apoyo para la toma de decisiones en nuestra organización, con lo que nos aseguramos también, que los eventos que ofrecemos sean tanto de alta calidad, como eficaces
CONCEPTOS BASICOS
La gestión de eventos consta de un modelo de datos representado por objetos, que tienen características, abreviatura del nombre, y nombre del objeto. Así mismo, todos los objetos tienen validez
Algunos de los objetos son:
o Acto (E)
o Empresa (U)
o Grupo de eventos (L)
o Recurso (G)
o Sede (F)
o Tipo de actos (D)
o Tipo de recursos (R)
un ejemplo para estos objetos podría ser el siguiente:
TIPO DE OBJETO>>>>>>>>>>>OBJETO
GRUPO DE EVENTOS>>>>>>>>>CURSO DE INGLES
TIPO DE EVENTO>>>>>>>>>>>>INGLES BASICO
EVENTO>>>>>>>>>>>>>>>>>>>INGLES BASICO DESDE EL 01/01/2015 AL 31/12/2015
INTEGRACION
Si se utiliza la gestión de eventos de forma integrada con otros componentes SAP, existe un intercambio directo de datos mediante las diversas interfaces, lo que permite una actualización eficaz de los datos en la gestión de actos
La integración con estos componentes es opcional. La gestión de eventos puede utilizarse como opción individual, sin aprovechar las ventajas que ofrece esa integración
COMPONENTE |
FUNCIONES |
GESTION DE ORGANIZACION |
se puede inscribir unidades organizativas como participantes y pueden organizar eventos |
GESTION DE PERSONAL |
Se pueden inscribir personas del registro de datos maestros de personal como participantes o como instructores |
GESTION DE TIEMPOS |
Se almacenan los registros de participación y pueden llevarse a cabo verificaciones de compatibilidad/disponibilidad de empleados e instructores internos |
DESARROLLO DEL PERSONAL |
Se pueden verificar las cualificaciones y transferirlas a los participantes. Los usuarios también pueden utilizar funciones de calificación del componente desarrollo de personal |
CONTABILIDAD DE COSTES |
Se pueden liquidar las tasas de instructor y de participación mediante la facturación interna de actividades |
COMERCIAL |
Se pueden facturar las tasas de participación y se pueden inscribir clientes y personas de contacto como tipos de participante |
GESTION DE MATERIALES |
Se pueden reservar materiales del maestro de materiales como recursos para eventos; se pueden crear solicitudes de pedido y reservas de materiales |
SAP KNOWLEDGE WAREHOUSE |
Se pueden visualizar los objetos info(documentación sobre el curso, la documentación o videos) directamente de la gestión de eventos y de sus aplicaciones self service. |
AGENDA R/3 |
Cuando se inscribe a los empleados como participantes o instructores en eventos, estas citas pueden generarse automáticamente en la agenda R/3 |
2-CREACION DE ENTORNOS DE EVENTOS
El entorno de los eventos recoge los datos básicos necesarios para la realización de un evento: el horario, la dirección del edificio, los componentes del coste, el lugar de celebración del evento, el organizador, los tipos de recursos y los recursos
CREACION DE UNA SEDE
El tipo de objeto sede indica el lugar dónde se celebrará un acto.
Para crear una nueva sede ingresamos a la transacción S_AHR_61011841-Sede
Cuando ingresamos a la transacción, seleccionamos la fecha y luego el botón crear para dar de alta a la nueva sede.
CREACION DE UN COMPONENTE DE COSTOS
Los componentes de costos son necesarios para cargar los costes de los actos y para imputaciones de actividades internas de los cotes del instructor.
Ingresamos a la transacción S_AHR_61011845-Componente sede
CREACION DE HORARIO
Un horario contiene la siguiente información: el número de días, la secuencia de los números de días, los horarios diarios individuales
Los horarios diarios se determinan mediante las secciones diarias. Una sección diaria puede contener hasta 3 bloques de secciones diarias con intervalos ininterrumpidos
Un bloque de secciones diarias es un periodo de tiempo ininterrumpido que tiene lugar en un día, como por ejemplo los bloques de mañana, tarde, o día entero
TRANSACCION S_AHR_61011844-Horario
CREACION DE DIRECCION DE EDIFICIO
La dirección de edificio proporciona información sobre ubicación de los recursos
TRANSACCION S_ARH_61011843-Direccion edificio
CREACION DE ORGANIZADOR-EMPRESA
En esta etapa, se crean organizadores externos. Los organizadores del tipo Empresa pueden ser los destinatarios de la correspondencia con los participantes al acto
También se pueden utilizar para la asignación organizativa de participantes e instructores externos
A las empresas se les puede asignar tipos de objeto, como ser: tipos de actos, actos, personas externas, etc.
TRANSACCION PSVQ – Crear organizador
Al crear empresa es necesario actualizar el infotipo dirección.
CREACION DE TIPO DE RECURSOS
Mediante esta actividad se pueden crear todos los recursos que se requieran
TRANSACCION S_ARH_61011886 Tipo de recurso
Cuando ingresamos a la transacción, en la sección Características de planificación, se debe indicar si el tipo de recurso a crear corresponde a una Sala, Instructor, Material u otro recurso.
Se podría seleccionar la opción “dependiente del lugar” y esto hará que en la planificación del acto se verifique la pertenencia de los recursos de este tipo al lugar del acto seleccionado y “cantidad disponible” 1 por la unidad del evento, ya que como mínimo se necesitará 1 por cada actividad.
Así mismo en la sección de enlaces, se puede asignar al tipo de acto un centro de costos.
CREACION DE RECURSOS
Por medio del menú funcional, los pasos para crear recursos son los siguientes:
TRANSACCION S_AHR_61011901 Otros Recursos
Se debe completar obligatoriamente la abreviatura y la denominación del recurso que se quiere crear.
CREACION DE GRUPOS DE ACTOS
Por medio de esta transacción podemos agrupar los eventos en in primer nivel
Por ejemplo, podemos crear un grupo de actos llamado idiomas y dentro del mismo se crearán los tipos de eventos inglés, francés, portugués
TRANSACCION S_AHR_61011889- Grupo de Actos
Al crear grupos de actos, se actualizan los siguientes infotipos:
-Objeto
-Descripción verbal
-enlaces/vinculaciones
CREACION DE TIPOS DE EVENTOS
Los tipos de eventos desempeñan un papel muy importante en la gestión de eventos, ya que se utilizan como modelos para copiar los eventos
TRANSACCION S_ARH_61011888
Los tipos de eventos contienen todos los datos generales y organizativos de los eventos
· Modelo horario principal
En esta solapa se crean horarios para el tipo de evento. Al crear o planificar una fecha de evento, puede copiar el modelo de horario del tipo de evento y utilizarlo como horario para el evento
Para crear un horario se dispone de tres posibilidades:
o Modelo con horario
o Horario sin modelo: duración de días y horas del evento
o Horario definido por el usuario: número de día y sesión por día de evento
· Capacidad
El infotipo capacidad indica el número de participantes mínimo, máximo y óptimo para los eventos de este tipo. La capacidad definida para un evento se compara con la capacidad del recurso (capacidad de la sala reservada para el evento). N función de esta comparación, se determina el número de inscripciones que se permiten para el evento
· Precios
Este infotipo indica un precio interno para la imputación interna de actividad y uno externo para la facturación
· Información adicional del tipo de evento
Con este infotipo, se puede especificar si se desea incluir el tipo de acto en el folleto de actos. Así mismo, se puede especificar si el tipo de acto es un congreso que consta de varias sesiones que se celebran paralelamente
· Vinculaciones
En cada tipo de evento se pueden actualizar las siguientes vinculaciones:
o Pertenece al grupo de eventos: ordena al tipo de evento dentro de la jerarquía de evento
o Requiere tipo de recurso: constituye la relación entre eventos del grupo y los recursos que se necesitan para celebrarlos
o Impartido por: determina los instructores que pueden celebrar este tipo de eventos. El sistema los propone durante la reserva de recursos
o Utiliza por participante: material: especifica que materiales necesitan los participantes
o Utiliza por: material: especifica que materiales del maestro de materiales necesitan los participantes
o Organizado por: determina el organizador de tipo de evento
o Presupone – tipo de evento/cualificación: determina si la participación en eventos
o Imparte cualificación: determina que cualificaciones se transmiten al participante al participar en un evento del tipo en cuestión
o Asignación de centros de coste: indica a que centro de coste le corresponden los costes de los actos que pertenecen al grupo en cuestión
o Previsto para función: determina el grupo destinatario (tipo de objeto: función) de este tipo de eventos
o Con modelo de calificación de participante/con modelo de calificación de evento: define modelos de calificación para eventos de este tipo
· Es recomendable seleccionar 2 tipos de enlaces o vinculaciones para un tipo de evento:
o Pertenece a: grupo de actos al que pertenece el tipo de evento
o Requiere: tipo de recurso: asignarle el tipo de recurso Sala, ya que todo evento necesita una sala para poderse desarrollar. Asimismo, es importante asignarle un tipo de recurso, ya que si no se le asigna, al crear el evento si el tipo de evento al que pertenece no tiene asignado ningún tipo de recurso, el sistema no permite asignarle ningún recurso
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Natali Kemelmajer, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP HCM.
Natali Kemelmajer
Profesión: Licenciada en Adminitraci?n - Argentina - Legajo: OU81F
✒️Autor de: 49 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor en SAP FI Nivel Inicial
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: PartTime
Presentación:
Soy natal?, licenciada en administraci?n y t?cnica administrativa contable. hace 2 a?os conoc? el mundo sap, con lo que me gustar?a capacitarme para poder progresar personal y profesionalmente.
Certificación Académica de Natali Kemelmajer