✒️SAP HCM La áreas de nómina

LAS ÁREAS DE NOMINA

1. LAS ÁREAS DE NOMINA

Las áreas de nómina constituyen una unidad organizativa para la ejecución de la liquidación, se agrupan todos los empleados con la misma fecha de pago y el mismo intervalo de liquidación. Es un agrupador de empleados a quienes se les calcula la nómina por el mismo periodo de tiempo y con la misma fecha de pago. Por este agrupador se pueden separar a empleados que cobran el mismo periodo de tiempo tienen pero que tienen conceptos de pago o descuentos específicos del área de nómina.

SAP HR utiliza las áreas de nómina para agrupar a los empleados cuyas nominas deben calcularse en el mismo momento y para determinar el periodo de calculo de nomina por fechas.

Los empleados de áreas de personal distintas pueden pertenecer a la misma área de nomina porque son agrupadores diferentes. Por ejemplo una empresa puede pagar a sus empleados semanal o mensualmente, por esto se deberán crear como mínimo un área de nomina semanal y una mensual.

El área de nómina se utiliza como criterio de selección para muchos procesos del cálculo de nómina. Por Ejemplo, para la ejecución del cálculo de la nómina, el recibo de salarios y la evaluación informa sobre la ejecución del cálculo de nómina. En caso de que se desee seleccionar menos empleados para un proceso de calculo, se pueden utilizar criterios de selección adicionales, tales como el centro de costos o el área, esto solo para fines de prueba o simulación.

Las áreas de nomina se cargan para todos los empleados en el infotipo 0001 Organizational Assignment, en la Personnel Structure.

Periodos para el calculo de Nomina

El periodo de calculo de nomina es el periodo para el que se obtiene el resultado del calculo de nomina, debe especificar las fechas de inicio y fin del periodo para cada área de nómina.

La longitud de estos periodos puede variar, puede ser mensual, semanal, quincenal etc.

2 REGISTRO DE GESTIÓN O CONTROL DE LA NOMINA

Registro de Gestión o Control del Cálculo de Nómina

Antes de poder utilizar un área de nomina se debe haber creado con anticipación un registro de gestión o control para las áreas de nomina.

El registro de control de personal lleva a cabo las siguientes funciones:

• Define el pasado de la nómina para el reconocimiento de la retroactividad.
• Bloquea los datos maestros y los datos de tiempos para que no puedan introducirse cambios durante el proceso de cálculo de nómina, el bloqueo afecta al pasado y presente de la nomina pero no afecta el futuro, por ende son posibles las modificaciones en el futuro.
• Define la fecha de retroactividad más antigua para cada área de nómina.

Para acceder al registro de gestión o control

Transacción PA03 Principal transacción para tratar el registro de gestión para el calculo de nomina

El registro de control se actualiza se actualiza en el menú del calculo de la nomina, mediante herramientas, PA03 registro de gestión, donde solo puede seleccionarse los pasos permitidos en cada momento en el proceso del calculo de la nomina.

Para todos los países es la transacción PA03.

El periodo de nomina con el cual se crean los registro de control de calculo de la nomina debe ser inferior en 1 unidad al periodo con el que entramos en operación: por ejemplo

Deseamos utilizar el sistema SAP de calculo de la nomina para entrar en productividad en el periodo 05 para ello debemos introducir el periodo 04 en el registro de control del calculo de la nómina.

3 TRATAMIENTO DEL REGISTRO DE GESTIÓN PARA EL CALCULO DE LA NOMINA

El registro de gestión es un administrador de cada área de nómina. Especifica los distintos eventos del calculo de nomina:

• Bloquear los empleados de un área de nomina para ejecutar la liquidación.
• Liberar el área de nomina para realizar correcciones posteriores a la liquidación.
• Finalizar el calculo de un periodo de liquidación

Contiene información sobre el periodo limite de nomina para el calculo de la retroactividad y el periodo para el cual se debe calcular la nómina.

Cuando se entra a la transacción PA03:

En el icono de crear registro de gestión para un área de nomina, tener en cuenta que este proceso se realiza cuando se va a liquidar un área de nomina por primera vez o en el caso que se haya borrado el mismo. Y no es recomendable el borrado de los registros de gestión.

Durante el proceso de calculo de la nomina no deben efectuarse cambios en los datos maestros o cambios en los datos de tiempos que afecten el pasado o el presente de la nomina. El programa para el calculo de la nomina lee los infotipos de datos maestros y de tiempos, si no existiera un mecanismo de control no se podría garantizar que la nomina quede bien calculada, los mecanismos de control son los registros de gestión del calculo de la nomina y el otro es el "status de nomina del empleado, que como vimos se define o actualiza en el infotipo 0003"

Una vez los cálculos de nomina se consideren correctos antes de finalizar podemos ejecutar la simulación de la contabilización, se debe verificar como impactaron nuestros sueldos en la contabilidad, ya que cada concepto de pago o descuento que usamos esta asociado a una cuenta contable,

En la transacción PA03 se podrán realizar las siguientes tareas para el registro de gestión del área de nomina con la que deseamos trabajar:

1. Libre para calculo de nomina / Released for payroll: liberar el periodo para el calculo de nomina, bloquear los datos maestros para la modificación
2. Libre para corrección / Rel for correction; Bloquear la nomina para la liquidación, se liberan los datos maestros para la modificación de estos.
3. Fin de calculo de nomina / Exit payroll: Finalizar para determinado periodo el proceso de ingreso así como el de liquidación
4. Verificar los resultados de la nomina / Check payroll results: bloquear tanto el ingreso de la información como la posibilidad de ejecutar nuevas liquidaciones a efectos de verificar los resultados de la nomina que se acaba de liquidar.

4 STATUS DE NOMINA

Cada empleado tiene un status de nomina individual, los datos necesarios se almacenan en el infotipo 0003, este infotipo se crea automáticamente con una medida u acción de Hiring o Contratación y todos los periodos de calculo de nomina se actualizan automáticamente.

Es posible que debamos introducir información especifica del empleado relacionada con el calculo de nomina o la gestión de tiempos para que podamos modificar manualmente algunos campos del infotipo 0003.

Campos infotipo 0003:

• liquidado a / Accounted to : El driver de nomina Introduce la fecha fin del ultimo periodo para el que se calculó la nómina.
• Modificación mas antigua de datos maestros / Earliest MD change : En caso de modificarse los datos maestros el sistema introduce la fecha correcta en este campo (modificación mas antigua de datos maestros) . Esta fecha se borra después de completar cada proceso de calculo de nomina.
• Corrección del calculo de la nómina / Payroll correction: Es un check, el driver de nomina indica cuando se rechaza un numero de personal o cuando se han realizado entradas durante la fase de corrección del cálculo de nómina. El empleado se introduce en el proceso de calculo de la nómina con este check y si después de completa con éxito el calculo de la nomina, se quita el indicador, En el caso de modificaciones en el customizing, no se activa el indicador "Corrección del calculo de la nómina".
• Fecha de retroactividad personal más antigua: Este campo solo se usa si desea establecer para un empleado un limite de retroactividad distinto de la fecha especificada en el área de nómina.
• No contabilizar después de: Podemos introducir una fecha después de la cual ya no se rechazara el calculo de la nomina para un empleado. Esta fecha no debe hallarse dentro de un periodo activo.
• Calcular la nómina a: Si un empleado ha abandonado la empresa y continua siendo remunerado después de la fecha de baja, la fecha deberá almacenarse en este campo. No debemos introducir una fecha en este campo si estamos trabajando con remuneraciones que se hallan en el pasado de la nómina, esto se debe a que estas remuneraciones se inician automáticamente durante la retroactividad.
• Numero de personal bloqueado: Es un check, si marcamos este campo podemos bloquear a un empleado para la nómina, el numero de personal no sera seleccionado para el calculo de la nómina.
• Limite de retroactividad: El limite de retroactividad especifica la fecha exacta hasta la cual pueden modificarse los datos maestros y de tiempos en el pasado de la nomina. El limite de retroactividad se basa en los siguientes valores:
• Por área de nómina (registro de control del calculo de nomina): el periodo mas antiguo susceptible de retroactividad.
• La fecha de contratación del empleado.
• Por empleado (infotipo status de nómina): la retroactividad personal mas antigua.

Si la fecha determinada para el área del calculo de nómina difiere de la introducida por el empleado, se aplicara la fecha mas reciente.

El limite de retroactividad absoluto para un empleado es su fecha de alta o contratación.