✒️SAP HCM La preparación del Evento

LA PREPARACION DEL EVENTO

1- Definir componentes de costes

Verificamos si los componentes de coste necesarios existen en la tabla

Podemos también observar el detalle de cada uno

De ser necesario crearemos nuevos componentes, teniendo en cuenta los siguientes pasos:

· 1. Seleccionamos entradas nuevas. En la imagen aparece “Entradas nuevas: Detalle añadido”

· 2. Registramos el nuevo componente de coste con una abreviatura y un texto explicativo

· 3. Introducimos una fecha inicial y una fecha final para determinar un periodo en el que el componente de coste debería ser valido

· 4. Introducimos un importe de propuesta y su correspondiente Moneda. Este importe se editará más tarde como valor de propuesta en la asignación de un componente de coste a un objeto (crear el infotipo costes a un objeto, por ejemplo tipo de acto)

· 5. Indicamos una unidad de referencia (participante y/o unidad de tiempo, acto)

· 6. Indicamos si el componente de coste es relevante al traslado en caso de que el componente de coste se utilice en el traslado de costes, indique además las correspondientes sociedades o sociedad CO y la clase de coste

· 7. Para finalizar, grabamos las entradas

2- Definir horarios

En esta actividad IMG definimos los horarios de los eventos o actos

Verificamos los horarios que existen en la tabla

Luego podemos ver los programas diarios de cada horario

Y por ultimo, ver la sección de día de cada programa de cada diario

Si deseamos definir un horario nuevo y en la pantalla de imagen aparece “Modificar horario: Resumen”

· 1. Seleccionamos segmento del día

· 2. Verificamos si la lista contiene los segmentos del día, que desea asignar a un horario diario dentro de su horario. Si este no fuera el caso, seleccionamos entradas nuevas e introducimos una clave para el nuevo segmento del día

3- Instalar dirección de edificio

En esta actividad IMG se actualizan las direcciones de edificios. Las direcciones de edificio sirven como información de ubicación de salas

Al crear un recurso “sala”, se puede actualizar el infotipo “dirección” y al mismo tiempo remitir a una dirección de edificio

· Actividades para la parametrización de este punto

Introducimos la dirección necesaria, introduciendo la denominación del edificio y si correspondiente dirección

o 1. Seleccione en la imagen inician “Modificar dirección de edificio: Resumen”, la función entradas nuevas. Accederá a una pantalla de datos “Entrada de datos: Detalle añadido”

o 2. Introducimos la denominación completa y la abreviatura del edificio

o 3. Introducimos, si es necesario, un complemento de dirección, como por ejemplo el código postal

o 4. Introducimos la calle y el numero de la casa

o 5. Introducimos el código postal y la población

o 6. Introducimos la abreviatura del país

o 7. Introducimos el prefijo de la región

Verificamos las direcciones que existen en la tabla

Luego podemos ver el detalle de cada una de las direcciones

4- Población

En este capitulo realice las parametrizaciones necesarias para sedes de actos

Utilización de sede de evento:

En esta actividad IMG se puede activar y desactivar el flag SEDE para utilizar sedes del acto, fijándolo en 1 o 0

Crear sede:

En esta actividad IMG se definen sedes de eventos

Al crear un evento lo puede vincular a una sede. Además puede asignar recursos (ligados a la sede), por ejemplo, salas, a una sede. No obstante, estas vinculaciones se crean por primera vez en las actividades IMG crear salas y crear otros recursos

Los datos que se pueden introducir para sedes hacen referencia a:

· Dirección

· Información adicional (moneda, idioma y calendario para la regulación de días festivos en la sede del evento)

5- Organizador

En esta sección vera como crear organizadores externos e internos

Los organizadores externos son objetos del tipo empresa, los internos son objetos del tipo unidad de organización

Podemos asignar organizadores a tipos de actos. Esta vinculación, de todas formas, la realizaremos posteriormente a la actividad IMG – Crear tipo de acto

En este punto encontraremos tres pasos para customizing, los cuales comentaremos a continuación:

· Especificar tipos de organizador:

En esta actividad IMG se definen los tipos de organizador que se desean asignar a los organizadores y al mismo tiempo se especifica la secuencia en que se visualizan

Los tipos de organizadores insertados en la tabla desde arriba hasta abajo se visualizan de izquierda a derecha en el dynpro

En el sistema estándar están configurados los tipos de organizador “Empresa” “Unidad organizativa”, “cliente” e “interesado”

Sin embargo, se pueden definir otros tipos de objeto como tipos de organizador

· Crear empresa:

En esta actividad IMG se definen Organizadores externos, es decir, empresas

Una empresa puede utilizarse para distintas funciones dentro de la gestión de eventos:

o Como organizador externo que organiza seminarios, conferencias, eventos de venta, etc. Bajo su propia responsabilidad

o Como organizador potencial asignado para un tipo de evento

o Como organizador real asignado para un evento

o Además, una empresa puede estar asignada a un instructor o participante externos

Para las empresas, se registran los datos de la dirección (teléfono, fax, etc. Inclusive)

· Crear unidad de organización:

En esta actividad IMG se definen organizadores internos

Un organizador interno es una unidad de organización que realiza actos de formación y de perfeccionamiento

Las unidades de organización se crean en el componente Plan de organización (PA-OS). Allí se clasifica la estructura de organización de la empresa

Si creamos una nueva unidad de organización, debemos insertarla en la estructura de organización. A continuación verificamos si esta se ha creado

6- Definir grupo de eventos y tipos de eventos

· Grupo de eventos:

En esta actividad IMG se crean grupos de eventos que sirven a la jerarquía de oferta de eventos

Los grupos de eventos se pueden asignar a tipos de eventos. sin embargo, esta vinculación se realizará más adelante en la actividad IMG crear tipo de evento

Los datos que debe registrar para los grupos de eventos son los siguientes:

o Descripción general: el texto que almacene aquí se editara en el folleto del evento

o Vinculación – “Pertenece al grupo de eventos”: aquí deberá asignar el grupo de eventos superior a un grupo de eventos. la jerarquía de grupos de eventos siempre se crea de arriba abajo

· Tipos de eventos

En esta actividad IMG se crean tipos de eventos. un tipo de evento es la descripción no general de un evento, como la fecha del evento

7- Recursos

En el siguiente punto nos centraremos en dos customizaciones esenciales para este tema

Por un lado, los “Tipos de recursos” y por otro la creación de “Otros recursos”

· Crear tipo de recurso:

En esta actividad IMG se crean tipos de recursos

Mediante la asignación de tipos de recursos a un tipo de acto se especifican las utilidades disponibles requeridas. Se asignan las utilidades operativas, es decir, recursos, a un acto concreto

Para salas en que se celebran actos, se puede crear un tipo de recurso sala. Esto presenta la ventaja de que se pueden agrupar varias salas con el mismo equipamiento y las mismas propiedades bajo un tipo de recurso

Para los tipos de recursos, se registran los datos que hacen referencia a la siguiente información:

o Capacidad: aquí se registra la cantidad mínima, optima y máxima de plazas disponibles para las salas. Esta capacidad se compara con la capacidad actualizada al contabilizar en la fecha del acto y para el tipo de acto

o Costes: aquí se asignan costes a los tipos de recurso (separados en componentes de costes), que se pueden transferir a la contabilidad de costes y utilizar para determinar una propuesta de precio para el tipo de acto

o Indicador de disponibilidad: aquí se especifican todas las condiciones relacionadas con los tipos de recurso para la planificación de un acto: indique si se trata de recursos obligatorios, que son indispensables para ejecutar una fecha del acto y en que medida son necesarios por acto y participante

o Atención: solo los recursos que tienen el indicador “obligatorio” se ocupan durante la selección automática de recursos

· Crear otros recursos

En esta actividad IMG se crean otros recursos

En esta actividad IMG, se crean todos los demás recursos necesarios para la realización de actos y que no son salas o instructores externos o material del maestro de material

Un recurso de esta clase también se puede definir en status “activado” o “planificado”. Encontrará información referente a la utilización de status en la actividad IMG crear sala

Los datos que necesita para registrar estos recursos sin los siguientes:

o Costes: aquí se asignan costes (estructurados en componentes de coste) a los recursos. Estos costes se transfieren a la contabilidad de costes y se pueden utilizar para elaboración de una propuesta de precio para un acto

o Vinculaciones:

§ Pertenece al lugar: esta vinculación se utiliza para recursos ligado al lugar, es decir, se indica la sede del recurso

§ Es especialización del tipo de recurso: aquí debe indicar el tipo de recurso correspondiente al recurso. Esta vinculación es importante, al igual que la del recurso sala, en la planificación de actos