✒️Los módulos de HCM y la integración con SAP

LOS MÓDULOS DE SAP HCM Y LA INTEGRACIÓN CON SAP

Como hemos visto, el módulo de RRHH de SAP permite una gestión eficiente de la información y los procesos del personal de una organización. Además integra toda esta información y procesos tanto con los demás módulos de SAP como con posibles aplicaciones externa.

la gestión de los recursos humanos tiene como objetivo obtener y coordinar a las personas de una organización, de forma que consigan las metas establecidas. Para ello es muy importante cuidar las relaciones humanas. Este proceso requiere un objetivo coherente con las políticas de la empresa en donde este departamento debe mantener el activo mas valioso de cualquier organización como lo son las personas.

Debemos tener en cuenta una serie de ventajas que logramos utilizando un ERP como SAP, trabajando a diario con el módulo de HCM.

· Mejora la calidad y la eficiencia de los servicios de recursos humanos a través de la implementación, puesta en marcha y producción de una solución integral de administración ERP.

· Estandarizar los procesos de negocio y estructura de información incorporando las practicas comunes propuestas por la funcionalidad de SAP.

· Fortalecer la planeación a corto plazo, mediano y largo y la toma de decisiones

· Asegurar la integridad, solidez y veracidad de la información

· Disminuir las actividades manuales y redundantes que no agregan valor a los procesos operativos

· Mejorar la estructura de control interno a través de los procesos de negocio configurados en las aplicaciones implantadas.

· Permitir un almacenamiento efectivo y una correcta administración de los datos.

· Obtener las jerarquías organizaciones de la organización y las relaciones entre empleados.

Los procesos típicos de cualquier departamento de recursos humanos y que están reflejados en el módulo HCM SAP son:

· Gestión de la organización (OM) : desde la perspectiva de gestión de la organización, las compañías pueden modelar su jerarquía de negocio ( estructura organizacional), las relaciones de los empleados con una o varias unidades de negocio y la estructura y flujo de la información entre los empleados.

· Administración de personal PA: un sub-módulo que ayuda a los responsables de recursos humanos y a los empleadores a realizar seguimientos de los datos maestro, funciones, salarios y bonos.

· Desarrollo de personal PD: La funcionalidad de este módulo se centra en las cualidades y tareas de cada empleado, cualificaciones y plan de carrera.

· Evaluación de tiempos PT: Procesa fichajes, abstinencias, etc. Asi como su impacto en el salario bruto y los cálculos de impuestos relacionados.

· Nomina PY: Pago a empleados

· Reclutamiento y selección de personal RC: se encarga del reclutamiento y la selección de los recursos humanos de la empresa.

· Gestión de actos o eventos PE: se centra en la capacitación del personal.

OTROS SUB- MÓDULOS Y COMPONENTES DE HCM SAP SON:

Gestión de viajes, E-recruiting, planificación de costos, compensación de beneficios sociales en la nómina, higiene y seguridad del entorno de trabajo.

lo mas destacado, es que el módulo de SAP HCM comparte información con otros módulos, como finanzas FI, controlling CO, planificación de la producción y flujos de trabajo.

Los procesos de nómina utilizan funciones de las cuentas de acreedores para emitir cheques, gestionar información de pagos y bancos, procesar pagos a hacienda. Los resultados de la nómina también se reflejan en las cuentas de libro mayor para su uso en informes de periódicos de ingresos y gastos, por poner algunos ejemplos.

También, para la contabilidad de gestión, la información relacionada con los costos de personal se puede transferir a centros de costos gracias al módulo de CO. Los empleados pueden ser asignados a centros de trabajo, que son utilizados y explotados por otros módulos como planificación de la producción PP.

Las posiciones asignadas y los canales de información corporativa son usados en los business workflows (flujo de trabajo) para trazar la ruta de documentos para su estudio y/o aprobación, por ejemplo, flujo de los documentos para pedir un permiso o para solicitar una compra.

en definitiva, con el módulo SAP HCM se puede gestionar todas las operaciones relacionadas con los recursos humanos de la empresa.

LOS COMPONENTES DE SAP HCM

SAP ERP HUMAN CAPITAL MANAGEMENT es la solución on- premise mas completa para la gestión de los recursos humanos.

El módulo de SAP HCM habilita a las compañías para gestionar de manera eficiente toda la información sobre los empleados de la organización.

Como sabemos esta perfectamente integrado con otros módulos de SAP y sistemas externos.

Podemos hacer cuatro grandes diferenciaciones que nos ayudaran a atender mejor el funcionamiento del módulo de sap hcm.

· Procesos de administración

· Gestión del talento

· Aplicaciones de autoservicio

· Integración con otros módulos de sap

Dentro de los procesos de administración de SAP HCM podremos distinguir diferentes sub- módulos:

· LA GESTIÓN DE DATOS MAESTRO: podemos gestionar la información del personal desde una única pantalla de acceso. Disponemos de pantallas de acceso rápido y masivo de información, donde tenemos menúes de trabajo adaptables a las necesidades del usuario y por supuesto sistema de información que nos permitirán emitir reportes.

Con este componente podemos registrar y procesar datos relacionados con el empleado dentro de la empresa. La gestión de personal verifica automáticamente todos los datos mientras se introducen. Todos los datos relacionados con el empleado se graban en log con fecha exacta. Los datos son en todo momento transparente y constituyen la base de para tomar decisiones de personal.

· GESTIÓN DE LA ORGANIZACIÓN: con este componente SAP HCM nos habilita a definir la estructura de la compañía en ámbitos jerárquicos, departamentales etc. Además permite simular variaciones en la estructura para analizar el impacto que supondría el cambio
podemos administrar y gestionar el organigrama ( compuesto por personas, posiciones, centros de costo, unidades organizacionales) acceder a toda la información desde una única pantalla de acceso donde contamos con interfaces graficas y por supuesto sistemas de información que nos permite emitir reportes.

· GESTIÓN DE TIEMPO: podemos registrar tiempos en forma negativa (tiempo teorico) y positiva (tiempo reales), en forma individual o masiva también, generar automáticamente horas extras y vacaciones con autorizaciones. Administrar la planificación de turnos y planes de horarios de trabajo.

Es decir que este sub- módulo proporciona la posibilidad de llevar a cabo la planificación, grabación y evaluación de tiempos de los empleados de cada departamento, asi como su propio calendario de días festivos. Además permite gestionar fácilmente desde las ausencias, fichajes y planificación de turnos de personal.

· LA GESTIÓN DE LA NÓMINA: este componente incorpora toda la funcionalidad sobre la configuración de la nómina de su compañía, además de los procesos que están presentes en un ciclo de nómina completa.

Nos permite realizar las siguientes tareas:

1) Calculo de nómina integrada a la gestión de tiempos

2) retroatividad automática por empleado

3) liquidaciones especiales ( anticipo, vacaciones) diseño libre del formato de recibo.

4) emisión de transferencias bancarias (suporte magnético)

5) contabilización automática. Integración directa con los módulos de FI/CO DE R/3

6) listado de empleados bloqueados para procesos posterior.

7) creación de contabilidad ilimitada de conceptos de liquidación

Dentro de la gestión de talento en SAP HCM podremos distinguir diferentes sub-módulos.

· EL RECLUTAMIENTO Y LA SELECCIÓN DE PERSONAL: este componente proporciona los procesos necesarios para la selección de candidatos que mejor se adaptan a las necesidades de la compañía, desde la publicación de una vacante, la presentación del curriculum vitae por el candidato hasta la contratación.

Donde también podremos gestionar escenarios en internet e intranet.
debemos saber que en cuanto se cargan los datos básicos y adicionales de los candidatos nos permite agilizar el acceso a información.

También se puede generar correspondencia en forma automática y por supuesto que nuestro sistema de información nos permitirá emitir reportes.

Como puntos importante a conocer, debemos distinguir las siguientes tareas que se pueden realizar:

1) Buscar por competencias (habilidades)

2) Gestionar base de datos de candidatos

3) Relacionar los datos del candidato a datos del personal

4) Crear correspondencia y contratos de empleo en forma automática reutilizando los datos almacenados durante la contratación.

· EL DESARROLLO DEL PERSONAL: las necesidades de desarrollo del personal de una empresa se determinan comparando los requisitos de trabajo actuales o futuros con las cualificaciones de los empleados, sus preferencias y sus aspiraciones.

Los escenarios de la planificaion de carreras y sucesión pueden incluir medidas de desarrollo del personal para buscar una persona que cubra un determinado puesto. Los escenario también pueden incluir medidas generales para calificar a los empleados, con el objetivo de que su personal conserve o fomente sus capacidades y habilidades.

Este sub-módulo podremos realizar las siguientes tareas:

1) Gestión por competencias

2) Cuadro de reemplazos

3) Plan de desarrollo (corto y largo plazo)

4) Proceso de evaluzacion de desempeño

5) Encuestas de clima/satiscación

· LA GESTIÓN DE CAPACITACIÓN: también llamado gestión de actos, este módulo se definen los diferentes actos y eventos formativos de los que dispondrá la compañía y que junto con el módulo de desarrollo de personal se pueden establecer planes de formación para los empleados con el fin de conseguir una plantilla mejor calificada.

En este sub-módulo podremos realizar las siguientes tareas:

1) planificar eventos de capacitación presentes y futuros

2) gestionar eventos y recursos

3) realizar inscripciones con entrada rápida, reservas anticipadas, sustituciones y cancelaciones de cualquier cantidad de asistentes, sin identificarlos con nombres.

4) evaluar participantes e instructores

5) actualizar automáticamente el perfil de competencias a partir de la formación recibida.

6) generar automáticamente correspondencia y compromisos en la agenda

· LA GESTIÓN DE COMPENSACIONES: este sub-módulo podremos valorar funciones y administrar encuestas salariales de mercado. También generar automáticamente estructuras de bandas salariales y gestionar ajustes salariales en función de la estrategia de la empresa y por supuesto sistema de información que nos permitirán emitir reportes.

· LA PLANIFICACIÓN DE COSTOS DE PERSONAL: podremos planificar con input de información desde diferentes escenarios, imputar automáticamente en la contabilidad de centros de costo y realizar un seguimiento posterior comparando vs real. Tendremos a disposición una interfase con MS Excel. Comparar entre versiones de planificación propias y/o de terceros y por supuesto sistema de información que nos permitirán emitir reportes.

Podemos distinguir dos principales aplicaciones de autoservicio para recursos humanos.

· EMPLOYEE PORTAL – EMPLOYEE SELF SERVICES: el objetivo en este módulo es un portal que permita a los empleados ver, crear y mantener los datos propios y de la compañía en cualquier lugar y hora usando múltiples tecnologías de acceso.

En este submodulo dispone de 80 servicios disponibles en 32 idiomas para 34 paises.

Y tiene como beneficios, que permita a los empleados un acceso fácil a la información correcta para hacer sus tareas, también permite a los empleados ver, crear y mantener sus datos propios y de la compañía en cualquier lugar y hora usando múltiples tecnologias de acceso a la información.

Sap employee self services en una efectiva forma de proveer acceso en tiempo real y posibilidad de mantenimiento al dueño de los datos.

EMPLOYEE PORTAL – MANAGER SELF SERVICES: el obejetivos es un portal para los gerentes que porvee una interface intuitiva, servicios web, gestión autorizaciones y capacidad de reportes que dan a los gerentes un único punto de acceso a la gestión de sus empleados y del presupuesto, efectiva y proactivamente.

El moódulo de SAP HCM puede relacionarse principalmente con los siguientes módulos de SAP, donde veremos a continuación las tareas en las que son integrados dichos componentes.

· CONTRLLING CO:

1) En los reportes de distribución de conceptos de nómina y gasto de viaje

2) En la distribución de gastos por centros de costo, proyectos, ordenes de controlling etc.

3) En costeo de conceptos de gestión de tiempos por ausencias, suplencias, ordenes de trabajo etc.

· FINANZAS FI:

1) La contabilizacion de los resultados de payroll por empleados

2) Los embargos a terceiras partes

3) La generacion de facturas por actividades de entrenamiento.

· MANEJO DE ACTVIOS:

1) El seguimeinto del equipo entregado a los empleados

2) El seguimiento de los vehiculos asignados a los empleados

· PROYECTOS (PS):

1) La asignacion por recursos basandonos en competencias

2) El seguimiento de las horas trabajadas por proyectos

· GESTION DE MATERIAL (MM):

1) El seguimiento de personal de contratistas

2) La asigancion de personal de contratistas basandonos en competencias

3) El reporter de horas trabajada

· MANTENIMEINTO DE PLANTA (PM):

1) El seguimiento del tiempo asignado/consumido a una orden de pm

· VENTAS Y DISTRIBUCION SD:

1) La venta a empleados

· PLANIFICACION DE PRODUCCION PP:

1) La integracion con gestion de tiempos para permitir la gestion de costos de produccion

2) La integracion con costos para generacion de reportes financeiros

3) La integracion con payroll

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Alexander Vinabal