✒️SAP MM Configuraciones generales de la Verificación de Facturas

CONFIGURACIONES GENERALES DE LA VERIFICACIÓN DE FACTURAS

DESCRIPCIONES DE LAS PARAMETRIZACIONES GENERALES

En esta última lección dedicada a la parametrización del proceso de verificación de facturas de proveedores haremos mención de varias herramientas simple de configuración, pero que podrían ser muy valiosas en oportunidades donde se requieran, ante una necesidad específica del cliente.

1. Configurar verificación de facturas dobles: permite definir el criterio para establecer si una factura ya ha sido registrada en el sistema.

2. Parametrizar contabilización de costes indirectos no planificados: podrá establecerse la manera en que la factura incorpora la contabilización de los costos indirectos no planificados.

3. Tratar textos de pedido de compras en verificación de facturas: esta parametrización establecerá la aparición de textos definidos en el pedido durante el registro de la factura.

4. Especificar mail a compras en caso de desviación de precios: determina el envío de un e-mail al responsable de compras con desvío de precio en el registro de la factura.

5. Actualizar variantes para campos de posiciones: permite gestionar la distribución de los campos de posición durante el registro de la factura.

CONFIGURACIÓN DE VERIFICACIÓN DE FACTURAS DOBLES

Mediante esta parametrización, determinaremos el criterio según el cual, a nivel de sociedad el sistema verifica si una factura de proveedor ya se encuentra registrada, lo que evita que accidentalmente se paguen las mismas facturas dos veces.

Para verificar la existencia de una factura duplicada, el sistema permite establecer la comparación en la versión estándar de las siguientes características de las factura:

· Proveedor

· Moneda

· Sociedad

· Importe bruto de la factura

· Número de documento de la factura

· Fecha de la factura

El esquema muestra claramente como cada sociedad puede definir su criterio mediante la activación de las columnas correspondientes. De acuerdo a los requerimientos de cada sociedad se procederá a aceptar o no las opciones. Esto está determinado por las condiciones de facturación y numeración de cada país.

Se deberá tener en cuenta que, al parametrizar un ambiente, si esta opción es dejada de lado, serán mínimas las alertas que se obtendrán del sistema si intenta registrar una factura por segunda vez.

CONFIGURACIÓN DE CONTABILIZACIÓN DE COSTOS INDIRECTOS NO PLANEADOS

Esta opción de configuración es muy simple, pero determina la manera que se imputarán en la contabilidad los costos indirectos no planeados incluidos en la operación de compra.

Debiendo seleccionar alguna de las opciones disponibles tal como muestra la imagen.

Pudiendo optarse por distribuir el valor entre las líneas de la factura o incluir una nueva imputada a una cuenta preconfigurada. A continuación, simplemente procedemos a guardar los cambios.

CONFIGURACIÓN DE TEXTOS DE PEDIDOS EN REGISTRO DE FACTURAS

Mediante este recurso se podrá determinar si al momento de iniciar la verificación de factura, el operador recibirá una ventana emergente con el texto presente en la cabecera del pedido. La configuración será efectuada desde la ruta indicada.

Accediendo a una pantalla desde la cual se activará la opción y escogerá los segmentos de textos a mostrar.

A partir de lo realizado, y donde habrás observado la adición de los textos de pedido correspondientes a la cabecera y condiciones de entrega para la sociedad 3000 solo resta guardar los cambios en una orden de transporte.

CONFIGURACIÓN DEL ENVÍO DE E-MAIL A COMPRAS POR DESVÍO DE PRECIO

Mediante esta herramienta de parametrización si en los casos de desvíos significativos en los precios de las facturas, el sistema debe enviar un e-mail informando a los responsables de compras.

ACTUALIZAR VARIANTES PARA CAMPOS DE POSICIÓN

· Los campos de las posiciones son mostrados con una variante

· Modificar los campos presentes o su distribución puede ser muy útil para el operador en casos especiales

· La transacción MIRO permite escoger entre varias variantes y brinda la opción de crear otras adaptadas a las necesidades.

· Seleccionada una variante el sistema la adopta para las siguientes facturas, hasta que sea cambiada por otra.

La utilidad de esta opción es que permite modificar la visión que el usuario tiene de la información de las posiciones y adaptarlas para dejar a la vista aquellas que le son más relevantes y ocultar las que no requiere.

En los ejemplos observarás que hemos logrado cambiar los campos visibles y/o su distribución, pudiendo adaptarlo aún más con una variante propia.

Parametrización de una nueva variante o modificar una existente

La idea consiste en definir columnar a visualizar en el orden y ancho deseados, de forma tal, que en la lista de posiciones se visualice solo la información que es importante para el usuario. Se tratará, de ser posible, que la imagen aparezca directamente en pantalla para evitar que el usuario tenga que desplazarse hacia la derecha para visualizar los campos restantes. Este recurso aumenta la visibilidad de los datos y colabora con la tarea del operador.

1. Ingreso del nombre de la nueva variante | Crear con modelo

En la última imagen se visualizan los datos que comprenden que la configuración será guardada en un objeto y SAP pide ingresarlo. Por ser algo especial, se estará solicitando un objeto cuya denominación comienza con Z.

2. Crear una orden de transporte de Workbench | Guardar variante

3. Configuramos los campos de acuerdo a las necesidades

Lo que haremos en el gráfico anterior será modificar el estado de los campos de acuerdo al requerimiento.

Guardamos los cambios y verificamos su resultado en la transacción MIRO.

4. Verificamos el resultado en la transacción MIRO

Comparando las dos imágenes habrás notado que uno de los campos ha desaparecido, de manera similar podríamos obtener un cambio mucho más significativo.