✒️SAP MM Definición de Organizaciones y Grupos de Compras
SAP MM Definición de Organizaciones y Grupos de Compras
ORGANIZACIÓN OPERATIVA DE LA EMPRESA à ORGANIZACIÓN DE COMPRA Y GRUPO DE COMPRA.
Organización de compras à es una unidad organizativa que divide a la empresa en función de las necesidades de la gestión de compras y la estrategia que tuviera definida. Siendo la responsable del aprovisionamiento de materiales y servicios y de más actividades asociadas.
Grupo de compras à Unidad organizativa encargada de la planificación, ejecución y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios.
Los grupos serán identificados por un código clave y una descripción que podrá corresponder con el responsable del mismo. Los integrantes no se encuentran asociados a un determinado grupo de compras.
1. ORGANIZACIÓN DE COMPRAS.
Además de lo anterior dicho, negocia condiciones de compra con los proveedores y es responsable de la ejecución, concreción y control de tales operaciones.
La forma de organizar el aprovisionamiento se define con la asignación de organizaciones de compra a las sociedades y centros. La asignación a la sociedad no es obligatoria, lo será a través del centro que asigna a la OC.
Si no se asigna una ODC a una sociedad, esta puede dedicarse a las tx de aprovisionamiento de todas las sociedades. Una condición previa para esto es que el centro para el cual se hace la compra este asignado a la organización de compra.
Definición: se reduce solo a su código y denominación correspondiente.
2. GRUPO DE COMPRAS
Unidad organizativa dentro de la logística encargada de la planificación, ejecución y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios.
Serán identificados mediante un código o clave y una descripción.
Funciones habituales de los integrantes de los grupos de compras:
· Creación de pedidos (OC) y envío a proveedores.
· Planificación de compras basados en los criterios establecidos por la empresa.
· Responsable de la firma de contratos de adquisición con los proveedores.
· Encargado de la adquisición de materiales y contratación de servicios para determinadas unidades internas de la empresa.
· Determinación de proveedores, solicitud de cotizaciones y negociación de condiciones de compra para cada operación.
· Mantener el contacto y relación con los proveedores externos.
· Calificación y evaluación de proveedores, tarea a cargo de los integrantes del grupo de compras.
Un punto estratégico a analizar antes de la definición de la estructura organizativa y asignación de responsabilidades será la determinación de políticas para segmentar las operaciones de aprovisionamiento.
CRITERIOS PARA DETERMINAR EL AMBITO DE LAS TAREAS DE LOS GRUPOS DE COMPRAS:
· Centro: se asignarán GDC para cada centro. Los integrantes de c/u se encargaran de suministrar materiales y servicios a un centro en particular o el agrupamiento de varios de ellos. Ventaja: mayor conocimiento de condiciones locales de mercados, posibles oferentes y referencias.
· Especialidad: se asignarán GDC para cada área técnica o ámbitos en los que la empresa deba ser aprovisionada. Ventaja: mayor experiencia e idoneidad cuando sean requeridas evaluaciones de proveedores y/o productos y servicios.
· Origen de los productos: GDC según el origen de los productos o servicios, sobre todo si se tratan de diversos países tendrán la ventaja del mejor conocimiento de la idiosincrasia de los interlocutores, manejo de idioma, contactos locales, etc.
· Unidad de negocio: es conveniente que las herramientas de aprovisionamiento estén en manos de gente que no solo conoce el proceso de compra, sino las peculiaridades del tipo de negocio en el cual opera la empresa.
3. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA DEFINICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
· Elementos que intervienen en la definición de la estructura de la organización:
o Mandante
o Sociedades
o Centros
o Almacenes
o Organización de compras
· O soporte de las funcionalidades del proceso de compras
o Grupo de compras
· IMPLEMENTACIÓN: los distintos elementos organizativos deben ser estructurados en este punto del proceso, de acuerdo a los requisitos legales, impositivos y financieros de la compañía de manera de asegurar la segmentación de los reportes obligatorios de la organización. La estructura definida deberá responder a los procesos de negocios establecidos, debiendo satisface las demandas actuales y futuras previstas para cada sector.
· OPERACIÓN: desde lo operativo deberá queda perfectamente resuelto los procesos globales de la empresa y de cada uno de los módulos o áreas que sean implementados.
· FLEXIBILIDAD: la organización puede ser ampliad o corregida reflejando nuevos requerimientos, pero se tendrá mayor atención en aquellos aspectos no modificables o de difícil corrección.
· CONSENSO: la definición de cada una de las áreas debe contar con la participación y aprobación de los responsables correspondientes.
 
 
 
Agradecimiento:
Ha agradecido este aporte: Yudy Restrepo Henao
Sobre el autor
Publicación académica de Aldana Soledad Lemos, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
Aldana Soledad Lemos
Profesión: Analista Administrativa Ssr - Argentina - Legajo: ZP64O
✒️Autor de: 59 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Certificación Académica de Aldana Lemos