✒️SAP MM Definición de Formato de imagen por tipo de documento

GENERALIDADES DEL FORMATO IMAGEN

El concepto de formato de imagen se refiere a la definición del estado de campos (o datos) al momento de crear, modificar o visualizar una solped.

Hemos mencionado en diversas oportunidades, que los campos a los cuales accedemos al gestionar información en SAP, ya sea, en los maestros de datos (materiales y proveedores) o documentos (solicitudes de pedido, pedidos y cotizaciones), podremos establecer que algunos de ellos en la versión estándar son propuestos por SAP como opcionales, los convirtamos en obligatorios u otra de las opciones según detalla el siguiente gráfico.

Entrada opcional: determina que el campo puede ser completado con un valor o dejado vacío. En el primer caso, SAP determina si el contenido debe ser validado o no.

Entrada requerida: esta definición obliga al operador a ingresar un valor en el campo. Si tuviera una tabla de SAP asociada, el sistema validará la información registrada.

Visualizar: este estado del campo, solo permitirá visualizar su contenido, pero no su ingreso o modificación. Estará vacío o ingresado automáticamente.

Suprimir: definido este estado, el campo no estará visible en la pantalla asociada. Esto no implica que se encuentre vacío, puede ser llenado automáticamente.

OPCIONES DE ESTADO DE LOS CAMPOS

El esquema siguiente representa los distintos estados que pueden ser configurados para los campos en la pantalla de parametrización.

CREACIÓN DE UN NUEVO FORMATO DE IMAGEN

Mediante el procedimiento mostrado a continuación crearemos una nueva opción de formato de imagen a ser aplicada a una nueva clase de documento de solped.

Para ingresar a la opción de parametrización requerida deberemos acceder por la siguiente ruta:

Accediendo a la opción del SPRO mencionada anteriormente, y siguiendo los pasos habituales para definir una nueva parametrización obtendremos la siguiente pantalla.

Donde se observan una serie de formatos o selecciones de campo orientados a la creación, modificación o visualización de solped (AKTA, AKTH, AKTV).

La siguiente opción DJF1 corresponde a una especialmente creada para la práctica.

En el esquema observaremos otro grupo de opciones que se encuentran asociadas a las transacciones, tal como indica su denominación.

La idea de estas definiciones es tener precedencia a las opciones especiales, no obstante, a fin de no prestarse a confusión, dejaremos por el momento su mención más detallada.

Por su parte, la opción NBB es el formato de imagen estándar de SAP y que habrás visto aplicado a la clase de documento estándar para la solped NB.

Si debiéramos definir una nueva clase de documento, y no fuera necesario un estado de los campos diferentes al estándar, le aplicaremos este último tipo mencionado NBB.

SELECCIÓN DE UNA REFERENCIA

En la figura siguiente observaremos diversas opciones para definir o tomar como referencia para crear nuestro propio esquema de formato de campos. Utilizaremos el NBB como referencia.

COPIAR COMO…

SAP guarda en una tabla y mediante símbolos y en forma ordenada, el estado de cada uno de los campos asociados a la transacción y configurables mediante la parametrización.

ACTUALIZAR LA INFORMACIÓN

Mediante la tecla ENTER finalizamos la copia e incorporamos el nuevo formato a la lista original. Nos queda ahora, una copia exacta de la referencia, nuestro paso siguiente consistirá en ingresar a su configuración y cambiar los campos requeridos.

MODIFICAR LOS ESTADOS DE CAMPOS

Luego de pulsar la tecla ENTER como en casos anteriores, el sistema presenta la siguiente pantalla.

Mediante el símbolo correspondiente de la barra, modificaremos el estado de campos requeridos para el nuevo tipo de documento.

Debido al elevado número de campos que pueden ser modificados, SAP los agrupa según el ámbito de aplicación de dato, por ejemplo “datos básicos de posición”, “cantidad y precio”, “control EM/RF”, etc.

Para proceder con las modificaciones, pulsamos sobre la opción deseada (o la primera) con un “doble clic” e ingresamos en el listado de campos.

Accediendo a la configuración actual, supongamos requerir que el Almacén y Tipo de imputación deban ser modificado. En este caso, la configuración debería resultar ser la mostrada en la imagen siguiente.

Donde quedan en evidencia los cambios realizados a la configuración de los mencionados campos.

Supongamos ahora, que es imprescindible que el operado incluya el “Solicitante” y el “Indicador EM/RF”. Procederemos con la búsqueda de los campos mencionados y el cambio de su estado.

Debe tenerse en cuenta lo más importante y es lo que se refiere al alcance del recurso, esto es, la posibilidad de modificar el comportamiento de la transacción a partir de estas definiciones de la parametrización.

Para que quede más claro, pensemos en un caso donde debe ser ingresado el código de material del proveedor, para evitar confusión acerca del producto solicitado. Para minimizar los errores, el campo podría ser convertido a “obligatorio” y no dejar al libre albedrío del operador su inclusión u omisión.

Para finalizar y guardar la nueva configuración, regresamos a la pantalla inicial y procedemos a almacenarlos en el sistema.

GUARDAR LA PARAMETRIZACIÓN
VERIFICAR RESULTADOS

Si aplicáramos este formato de imagen a la clase especial de documento para solped (por ejemplo, el creado para las operaciones de importación), constataríamos el estado de los campos configurados especialmente.

Aplicar el formato al tipo de documento: la figura siguiente indica lo que fuera configurado.

Verificar el estado de los campos: la imagen mostrada a continuación de una nueva solicitud de pedido, ingresada con la transacción ME51N tiene aplicada esa clase de documento ZIMP y verificamos el estado de los campos.

De la imagen presentada y los mensajes de error que se reciben, queda claro que el sistema está exigiendo completar el contenido de los campos:

1. Almacén

2. Tipo de imputación

3. Solicitante

Como fuera configurado y exigido en el formato de imagen o estado de campos creado especialmente ZDJF y asignado a la clase de documento ZIMP. Por otro lado, habrás descubierto que el campo “texto breve” (descripción del material no puede ser modificado).

Aunque SAP nos proporcione herramientas para definir los estados de los campos en las transacciones, no podremos eludir las validaciones propias del sistema que aseguran la coherencia de la información: no podremos evitar que sean obligatorios, datos como la fecha de entrega, cantidad, centro, ya que se tratan de datos claves para la solped.

ELIMINAR UN TIPO DE DOCUMENTO / FORMATO DE IMAGEN

Mencionamos un procedimiento más que, en este caso, involucra dos configuraciones diferentes, eliminaremos del sistema el formato de imagen y la clase de documento creados especialmente.

Para ello usaremos el botón borrar y seguiremos los pasos habituales, recibiremos las pantallas de confirmación y, por último, habrá desaparecido el tipo escogido.

El fundamental seleccionar el registro correcto ya que de lo contrario podríamos estar eliminando información clave para el funcionamiento del sistema y provocar serios problemas para solucionarlo.