✒️SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
Unidad 4 lección 2/8
ETAPAS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS.
1.PROCESO DE COMPRAS - DEFINICION Y ETAPAS: El PROCESO DE COMPRAS es un componente de la GESTION DE MATERIALES y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la PLANIFICACION DE NECESIDADES, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de entrega y facturación del proveedor.
Se encuentra relacionado con SD, para abastecer los pedidos de Ventas, con FI a través de registros contables, con PP y PM proveyendo sus requerimientos y repuestos, insumos y servicios.
PROCESO DE COMPRAS - DETERMINACION DE NECESIDADES - CRECION SOLIC. DE PEDIDO - LIBERACION SOLIC. DE PEDIDO - DETERM. FUENTE DE ADQUISICION - SELECCION DEL PROVEEDOR - GESTION DEL PEDIDO - LIBERACION DEL PEDIDO - ENTRADA DE MERCADERIA - CONTROL DE FACTURA - GESTION DE PAGO.
Analizamos sus componentes:
1.1 Determinación de necesidades: Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificación y el control de necesidades o la demanda para control de stock. La verificación regular de los niveles de Stock, la utilización del método del PUNTO DE PEDIDO.
1.2 - Creación de la solicitud de pedido: La SOLPED es un documento generado a propuesta de cualquier sector de la empresa para la adquisición de bienes o servicios que comienza el proceso de compras. Puede ser manual o automática. Creada por el área de Compras, SD, PP, PM).
1.3 - Liberación de la solicitud de pedido: La ESTRATEGIA DE LIBERACION es el proceso de aprobación de la compra.
1.4 - Determinación de la fuente de adquisición - cotización: Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo.
1.5 - Selección de proveedor - Comparación de ofertas: El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinación de precio.
1.6 - Gestión del pedido (Orden de compra): El sistema de compras toma información de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación del PEDIDO.
1.7 - Liberación del pedido: El pedido puede tener asociado la llamada "ESTRATEGIA DE LIBERACION".
1.8 - Recepción o entrada de mercadería: El registro en el sistema de la recepción o "ENTRADA DE MERCADERIA" confirma su ingreso mediante el número de pedido asociado.
1.9 - Recepción y control de factura: el sistema permite la "VERIFICACION DE FACTURA" enviada por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidades y precios, puesto que el sistema tiene acceso a los datos del Pedido y la entrada de mercadería, además de la parametrización del documento.
2. PROCESO DE COMPRAS - CICLO DE APROVISIONAMIENTO: El esquema siguiente representa el flujo de documentos de compras asociados a un proceso manual. Iniciamos con una SolPed, como necesidad de provisión, se genera el pedido de compra al proveedor y luego la mercadería o servicio es recepcionada, chequeada y registrada la factura del proveedor. También admite procesos automáticos.
SOLPED - PEDIDO - ENTRADA DE MERCANCIA - REPECION DE FACTURA.
_La herramienta de planificación de necesidades (MRP) permite la creación automática de solicitudes de pedidos, basadas en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de actualización del Stock.
_Un pedido puede ser creado automáticamente basándose en una solicitud de Pedido donde se indicó el proveedor. y fue configurado en el maestro del material y el proveedor.
_Asociada a la entrega de mercadería puede indicarse un aviso de entrega para ser enviado automáticamente al proveedor.
_SAP dispone de Facturación automática, lo que registra facturas de proveedores automáticamente si ha sido previamente parametrizado.
3. PROCESO DE COMPRAS - CICLO DE SELECCION Y PEDIDO: SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior selección del proveedor mas conveniente. Basado en (precio, calidad, cumplimiento, garantía).
DETERM. DE NECESIDAD - PETICIÓN DE OFERTAS - COMPARAC. DE OFERTAS - PEDIDO.
_El área de compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto involucrado (Repo, ventas, mantenimiento, producción).
_El área de compras genera peticiones de oferta, las envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema.
_El área de compras utilizará el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección, de la propuesta mas conveniente.
_El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el pedido y las comunicaciones automáticas del rechazo de cotizaciones de los proveedores.
4. PROCESO DE COMPRAS - RECEPCIÓN DE MERCADERIA Y FACTURACIÓN: Una vez definido el proveedor y enviado el pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptación, se procesará la recepción y verificación de la factura y el consecuente registro de la deuda a cuentas a pagar. (Modulo Fi).
ENTRADA DE MERCANCIA - RECEPCIÓN DE FACTURA: Al momento de registro de la entrada de la mercadería basada en un pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos, y admite desvíos basados en cantidades, porcentajes o un suministro incompleto.
El registro de factura del proveedor verifica su información comparada con el pedido e ingreso de mercadería, validando desvíos de acuerdo a la parametrización. (cuentas de mayor, apertura del período, tasa de cambio de moneda, retenciones, condiciones de pago, indicador de IVA, entre otros).
5. PROCESOS DE COMPRAS - DETERMINACIÓN DE PROVEEDOR: En esta sección se presenta un esquema que ayuda a comprender el proceso de la selección del proveedor más conveniente a partir de los anteriores pedidos de cotización y la concreción del pedido.
SOLPED - PETICIÓN DE OFERTA - PROVEEDOR 1 - 2 - 3 - COMPARAC. OFERTAS.
Como se observa en el gráfico, y tal cual se refleja en los documentos que serán registrados en SAP, se crea una petición de oferta a partir de una SOLPED y luego se replica. (como doc diferentes pero con información casi idéntica).
Cuando son recibidas las respuestas de cada uno de los proveedores, la información suministrada es volcada al sistema y una herramienta apropiada, permite la generación de un informe con los resultados para cada una de ellas, y la propuesta más conveniente.
A partir del resultado del paso anterior, se enviará el pedido del proveedor escogido, y se tendrá la opción a modo de gentileza, de enviar una nota a los proveedores que hayan sido rechazados.
Sobre el autor
Publicación académica de David Rojas, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
SAP Master
David Rojas
Profesión: Repositor - Argentina - Legajo: WT96B
✒️Autor de: 128 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Máster Material Management en SAP S/4HANA LOGISTIC
- Carrera Consultor en SAP MM Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP MM Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
