✒️SAP MM Generalidades del documento
SAP MM Generalidades del documento
Procedimiento de Verificación de Facturas
Generalidades del documento
1. Verificación de Factura - Generalidades
El ingreso de la factura del proveedor es una etapa incluida dentro del Proceso de Compra de SAP y gestionado dentro del ámbito de MM.
* El ingreso de la factura ocurre como consecuencia de la recepción de mercadería y por tanto la creación de una obligación de pago con el proveedor. El registro suele ser una tarea de usuarios del módulo MM. No obstante es una decisión sujera a las pautas operativas de la Compañía.
* En general va asociado a un documento ingresado manualmente, pero procesos de automatización pueden ocasionar que sean generados automáticamente.
* La Factura suele ser registrada en el sistema a partir de un Pedido como referencia (escenario mas habitual) y considerando los datos de la Entrada de Mercadería (EM) para la validación correcta de la información.
* Si bien, el proceso habitual es el registro de la Factura como etapa posterior al ingreso de la mercadería, SAP tiene previsto y admite que se invierta el orden de los procedimientos.
* Los datos que serán solicitados dependerán del tipo de documento a registrar y de la parametrización del sistema, ya que habrá datos que serán opcionales en caso estándar, pero que podrán ser convertidos en obligatorio para asegurar su ingreso.
* El ingreso de la Factura ocasionará la creación de un documento propio con la información contenida en él y de otro u otros que impactará directamente en la Contabilidad a través del módulo FI.
* El ingreso de la Factura ocasionará la creación de un documento propio con la información contenida en él y de otro u otros que impactará directamente en la Contabiliad a travéz del módulo FI.
* Siendo un documento que tiene alto impacto tanto en el módulo MM como FI, será fuertemente dependiente de la parametrización del sistema y de sus diversas validaciones que el sistema, en forma automática disparará durante el registro y verificación.
* Su interdependencia con el módulo FI ocaciona que el registro de factura recurra a diversos objetos definidios en la Contabilidad, como Cuentas contables, Divisiones, Indicadores de Impuestos, Condiciones de pago, etc.
* Recordando que bajo un mismo sistema y ambiente pueden varias Sociedades legales, el sistema permitirá el registro de facturas asociadas a cualquiera de ellas.
Al ingresar a la transacción, será solicitado en la generalidad de los casos el documento de referencia (Pedido) e indicando muy poca información, parte de la cual será obligatoria (ítems y cantidades a ingresar) y otra optativa (nota de entrega, textos, etc.) el documento podrá ser registrado. En casos particulares, serán solicitados los nros de lote y/o serie (según el material) y alguno adicional.
Ojo: Pudiendo registrar facturas para diferentes Sociedades, es posible que en algunos casos, al ingresar a la transacción sea solicitado el código de la Sociedad a la cual registrar el documento.
2. Verificación de Factura - Participación en el Proceso de Compras
En el caso de el ingreso errónea de facturas, el sistema cuenta con procedimientos para su parcial o completa anulación, si fuera necesario.
Se trata del documento que habitualmente continúa al Ingreso de la Mercadería (aunque puede invertirse el orden cronológico) y es el resultado de recibir y registrar la factura del proveedor y generar la obligación de pago.
El procedimiento analizado corresponde al registro de la factura del proveedor para su posterior pago, éste solo se hará por esta vía cuando se encuentre asociado a un proceso completo de compras. En otros casos, donde las características o importancia de la adquisición no justifique el mencionado proceso, las compras efectuadas a los proveedores serán asentadas dentro del ámbito exclusivo del módulo FI. El cuál tiene las transacciones y recursos independientes del módulo MM. Es decir, cuando la compañía efectúe una adquisición sin recurrir a un Pedido, recepción de productos, etc., la misma podrá ser ingresada directamente mediante herramientas del módulo FI.
3. Tipos de procedimientos
El ingreso de la factura del proveedor, está asociado a una herramienta que permite la gestión de diferentes documentos y procediemientos:
- Factura
- Abono (o nota de Crédito)
- Cargo posterior
- Descargo posterior
- Anulación de la Factura
- Bloqueo y desbloqueo de la factura
- Facturación intercompañías
- Visualización de los documentos
- Registro parcial y temporario de la factura (Retener)
Cada una con sus transacción correspondiente y llevarán asociadas procedimientos e información particular.
4. Documentos contables asociados
Toda vez que sea registrada una Factura asociada a un Pedido, quedará asociada a éste y registrada en su historial. Cuando se efectúa el registro de un documento como factura, nota de crédito, nota de débito, etc., se generará en forma automática documentos contables que reflejen esta información en la Contabilidad de la Empresa.
Sobre el autor
Publicación académica de Maria Lucia Buongermini Mendez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
SAP Senior
Maria Lucia Buongermini Mendez
Profesión: Ingeniera Química - Paraguay - Legajo: KQ32N
✒️Autor de: 45 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Presentación:
Ing. química con aptitud para ampliar sus conocimientos y aplicarlos en el ámbito profesional. buscando la mejora continua tanto a nivel personal como profesional, siempre con trabajo en equipo.
Certificación Académica de Maria Buongermini
