✒️Introducción al sistema SAP ECC

DESCRIPCIÓN E INTEGRACIÓN DE MÓDULOS DE SAP

Módulos que constituyen SAP en R/3

1. SD: Ventas y distribución

2. MM: Gestión de materiales

3. PP: Planificación de la producción

4. QM: Gestión de calidad

5. PM: Planificación de mantenimiento

6. FI: Gestión financiera

7. CO: Controlling

8. AM: Activos fijos

9. WF: Workflow

10. HR: Gestión del personal

1. VENTAS Y DISTRIBUCIÓN

Se ocupa de toda la relación con los clientes, desde la preventa, venta, relación con MM para la adquisición de los bienes y servicios requeridos por los clientes, planificación y preparación de la entrega, transporte y facturación a los clientes.

2. GESTIÓN DE MATERIALES (MM)

Es el encargado de todo el proceso de adquisición de materiales y servicios, su planificación, recepción y verificación de las facturas de proveedores.

3. PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN (PP)

Es el módulo responsable de la gestión de producción: definición de procesos, ámbitos y recursos para su desarrollo, solicitudes a MM para la provisión de materias primas, herramientas y maquinarias, a RRHH para satisfacer las necesidades de mano de obra, control de ciclos productivos y recursos involucrados, etc.

4. GESTIÓN DE CALIDAD (QM)

SAP QM es el módulo de SAP diseñado para gestionar todo lo concerniente a la inspección, supervisión y generación de informes de calidad en una empresa. Su uso se ha convertido de gran importancia en los últimos años, ya que permite obtener certificaciones que aprueben el correcto funcionamiento de las compañías.

5. MANTENIMIENTO DE PLANTA (PM)

Módulo encargado de la gestión de mantenimiento de los espacios físicos, maquinarias, etc. de la empresa. Relacionado con otros módulos que permitirá la planificación, registro, seguimiento y control del mantenimiento de las plantas.

6. GESTIÓN FINANCIERA (FI)

Se encarga del registro contable de los movimientos económicos de la empresa (excepto aquellos generados automáticamente por otros sectores), definición de las cuentas de mayor para imputación de movimientos, gestión de cobros a clientes y pagos a proveedores, cierres de períodos, balances, consolidación entre empresas. Es el responsable de cumplir con todos los requisitos legales, impositivos y financieros de la compañía.

7. CONTROLLING (CO)

Es un módulo alimentado por todos los procesos de negocios del sistema, y mediante el cual se pueden efectuar los más diversos análisis y controles de costos, estadísticas e informes, etc.

8. ACTIVOS FIJOS (AM)

Se ocupa de la gestión de información de los bienes de uso de la empresa, su registro y determinación de las amortizaciones.

9. WORKFLOW (WF)

No puede ser considerado un módulo de las características de los anteriores, sino una herramienta de automatización y control de tareas que facilita y agiliza los procesos.

10. RECURSOS HUMANOS (HR)

Responsable de todas las actividades e información referentes a la gestión de los recursos humanos de la empresa.

INTEGRACIÓN DEL SISTEMA

¿A qué nos referimos cuando afirmamos que SAP es un sistema donde todos sus componentes se encuentran integrados?

Todos los procesos de SAP impactan en forma directa o indirecta en dos o más módulos. Pensemos en el caso donde el área de ventas SD concreta una operación con un cliente por la venta de un producto que la empresa fabrica y no posee en stock. La actividad del mencionado sector desatará un proceso donde el departamento de producción PP inicia la fabricación de este, demandando del área de compras MM la adquisición de los insumos necesarios. El área de mantenimiento PM asegurará el correcto funcionamiento de la planta y los responsables de administración FI y tesorería TR se asegurarán de disponer de los recursos económicos y financieros suficientes. No olvidemos que el área de recursos humanos HR deberá asegurar la disponibilidad de la mano de obra requerida para el proceso.

La información generada por un sector puede ser transferida a otro, a fin de informar acerca de las necesidades surgidas por la operación iniciada. El documento denominado pedido de venta, generado al cliente por SD, origina la creación automática de una solicitud de compra que recibe MM como resultado de la necesidad de adquisición de bienes y servicios.

El desarrollo o continuación de un proceso en un determinado módulo puede depender de la ejecución de eventos en otro. Los responsables de SD ya han iniciado el proceso de ventas y solicitado la adquisición a MM, pero deberán quedar a la espera de que el producto sea comprado o recibir respuesta del PP, si debiera ser fabricado, para establecer con el cliente la fecha de entrega y, por tanto, continuar con el proceso SD.

El sistema SAP trabaja con una base de datos integrada para todo el sistema. Esto permite que la información global del sistema pueda ser completada, compartida y usada por diversos operadores de este. Por ejemplo, los usuarios de SD pueden consultar el estado del proceso de adquisición de los bienes o servicios que solicitara a compras para acordar con el cliente las condiciones de entrega. El área de finanzas (FI) podrá consultar el estado de las compras (MM) y ventas (SD) para prever los recursos económicos y financieros, sin necesidad de recurrir a responsables de MM y SD.

La información de SAP puede ser compartida con actores externos a la empresa (proveedores y clientes). Mediante las debidas interfaces y autorizaciones, los proveedores pueden acceder a los requerimientos de materiales y servicios planificados a mediano y largo plazo, lo que les permitirá planificar su propia producción. Los clientes podrán conocer el estado de la oferta y stock de productos de la empresa, los futuros lanzamientos de nuevos productos o campañas de promoción, que les permitan planificar las compras en forma más acertada y conveniente.

EJEMPLOS PRÁCTICOS

El departamento de ventas (SD) contacta a un cliente y le vende un dispositivo electrónico que habitualmente es producido por la compañía (in-house). Para satisfacer este requerimiento, debe informar al sector productivo (PP) con toda la información involucrada (producto, cantidad, fecha de entrega prometida, detalles particulares, etc.).

Basado en esta información, los responsables del departamento de producción analizan los recursos necesarios (materia prima, maquinaria, mano de obra, etc.) y en función de ello, solicitan a los sectores correspondientes la provisión de los elementos necesarios. A recursos humanos (HR) podrán solicitar la contratación de empleados adicionales o la previsión de horas extras de la dotación actual; al área de compras (MM) le informarán de los recursos técnicos o logísticos que serán requeridos y por otra parte, tesorería (TR) deberá hacer la previsión adecuada para la satisfacción de gastos adicionales y su financiación.