✒️SAP MM Principios Básicos de Estrategias de Liberación
SAP MM Principios Básicos de Estrategias de Liberación
Principios Básicos de Estrategias de Liberación
1. Estrategias de Liberación - Generalidades
En el caso de Pedidos (a diferencia de las Solped) se presenta una única opción de utilización.
* Liberación simultánea de todo el documento: en este caso son aprobados en forma colectiva o global todos los ítems, es decir, la liberación se efectúa a nivel de Cabecera o documento. No existe la opción de liberar los ítems individualmente. La razón es debida a que el Pedido es el documento de SAP que es enviado al proveedor, por lo cual debemos estar seguros (con la aprobación correspondiente) de requerir la adquisición de la totalidad de los productos incluidos en el mismo.
* Si se desistiera de algún producto, éste deberá ser eliminado del documento antes de ser aprobado y enviado al proveedor.
Las estrategias están formadas por dos parámetros:
- Grupo de Liberación: el sistema utiliza la sigla "R2" para los Pedidos, pero puede ser adoptada cualquier otra, o una cantidad de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.
- Estrategias: se utilizan códigos de dos espacios con combinaciones de letras y números para diferenciar las diversas estrategias.
2. Condiciones generales
En el diseño de las estrategias de liberación se tienen en cuenta los criterios según los cuales, se agruparán y asignarán los documentos a aprobar. Se establecerán diferentes estrategias a fin de otorgar la aprobación a diferentes responsables.
Podrían establecerse normas de liberación según las siguientes características:
- Tipo de Documento
- Grupo de Compras
- Grupo de Artículos
- Centro
Ejemplos:
* Se establecer que cada equipo de compradores tendrá el o los responsables propios para la liberación de documentos. De acuerdo a este criterio sería que las estrategias estuvieran agrupadas o clasificadas por "Grupo de Compras"
* Se determina un sistema de compras descentralizado donde cada Centro se encarga de gestionar la adquisición de bienes y contratación de servicios. El criterio a adoptar para las estrategias, sería de acuerdo a los "Centros" que generaron el proceso.
Ojo: no adoptar un dato de los ítems como criterio, ya que estaríamos obligados a usar el mismo en todas las posiciones del documento o de lo contrario no podrá determinar una estrategia que satisfaga el documento y podrá ser utilizado sin el proceso de aprobación.
3. Condiciones de Importes
Un criterio fundamental y obligatorio en el diseño de las Estrategias de Liberación será la definición de escalas de importes que determinan los niveles o etapas de aprobación de un documento. El valor de referencia p/ la determinación de la estrategia será el "Valor total del Pedido", el cual veremos en la solapa de "Condiciones" de la cabecera.
Para un cierto importe total del Pedido deberá ser liberado por un sólo responsable, mientras que, si el importe supera un determinado valor, deberá ser liberado por un segundo aprobador con mayor responsabilidad que el anterior, y así sucesivamente.
4. Condiciones de Aprobación - Requisitos
Cuando un documento presentar dos o más niveles de aprobación, se pueden presentar dos escenarios diferentes, a saber:
- Con definición de requisitos: p/ aprobar un determinado nivel, es condición necesaria que ya lo haya sido el inmediato anterior.
- Sin definición de requisitos: cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior. Los niveles inferiores quedarán relevados de la necesidad de liberar.
5. Indicadores de liberación
Para simplificar las indicaciones a los responsables del estado de liberación del documento, esto es, que nivel ya se encuentra liberado, y por lo tanto cuales restan, se definen indicadores de liberación que se asociarán a cada nivel y presentan un texto aclaratorio en el documento.
6. Niveles de liberación - Ejemplos
Ingresamos a la transacción ME23N y visualizamos la estrategia de liberación mediante la solapa correspondiente. SAp admite hasta 8 niveles de aprobación como máximo.
7. Clasificación - Información de selección
Será el sitio donde indicaremos a SAP que datos debe contener el documento p/ que la estrategia sea capturada y asignada al mismo. En la "Clasificación" (los criterios de asignación de estrategias), se ingresan en la parametrización de SAP los datos que serán tomados como referencia p/ asignar la Estrategia de liberación correspondiente.
8. Cuestiones prácticas - Tips
- Si la información del documento no concuerda con ninguna estrategia no estará sujeto a ningún proceso de aprobación.
- Si dos estrategias duplican el criterio de aprobación, siempre será tenida en cuenta una de ellas.
- El criterio de aprobación según el importe puede partir desde un valor 0 (cero) o un importe mínimo, debajo del cual no se requiere aprobación alguna.
- Un pedido serpa dado por liberado cuando hayan sido aprobados todos los niveles (sobre todo, el último).
- La definición de las estrategias de liberación se realiza desde la parametrización del sistema y puede ser modificado frente a cualquier cambio de las condiciones del negocio.
- Junto con la creación de nuevas estrategias de liberación se requiere la definición de nuevos roles que serán asignados a los usuarios correspondientes, a fin de autorizarlos a liberar los documentos asociados a esas estrategias.
9. Liberación de Documentos - Procedimiento
Dentro del pedido y la solapa de estrategia de liberación encontramos la siguiente información:
- Grupo de Liberación (R2)
- Estrategia de Liberación (12)
- Indicador de Liberación (A)
- Códigos /Niveles de Liberación (10/11/12)
El símbolo Amarillo indica el próximo nivel a liberar, mientras que los restantes aún faltan procesar.
* Transacción "ME29N" es utilizada para acceder a la herramienta de SAP de liberación de Pedidos. Al aprobar cada nivel le damos guardar y luego de haber quedado completamente aprobador puede ser utilizado como referencia para un pedido de compra, tal como lo indican los símbolos y el "Indicador de Liberación".
10. Pérdida de Liberación
Cuando un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberación y se encuentra total o parcialmente liberado, puede perder ese estado si se modifica alguno de los valores a los cuales está sujeta la estrategia, por ejemplo, Centro, Grupo de Compras, Importes, etc. En este caso, deberá ser liberado nuevamente desde el primer nivel. De la misma manera como fue liberado el documento con la transacción "ME29N", la misma permite la cancelación de la aprobación con un procedimiento similar.
11. Liberación Colectiva
Con el siguiente procedimiento, el operador podrá recibir un listado de Pedidos pendientes de aprobación con la estrategia para la cuál es el responsable. Se utiliza la transacción "ME28" para acceder a la herramienta de SAP para la liberación colectiva de Pedidos, es decir, obtener un listado de aprobaciones pendientes p/ el usuario que lo ejecuta y disponer de los recursos que permiten dicha actividad.
Al ingresar a la transacción ME28, se indica el "Código de Liberación" correspondiente, y si fuera necesario alguna condición de filtro.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Maria Lucia Buongermini Mendez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
Maria Lucia Buongermini Mendez
Profesión: Ingeniera Qu?mica - Paraguay - Legajo: KQ32N
✒️Autor de: 45 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Presentación:
Ing. qu?mica con aptitud para ampliar sus conocimientos y aplicarlos en el ?mbito profesional. buscando la mejora continua tanto a nivel personal como profesional, siempre con trabajo en equipo.
Certificación Académica de Maria Buongermini