✒️SAP MM Principios Básicos de Estrategias de Liberación

• Generalidades. Cuando se desea establecer un procedimiento de liberacion o aprobacion de documentos, para las SolPed se utilizan dos opciones:

1. Liberacion individual de cada item del documento: deben ser aprobados por separado cada uno de los items, a nivel de item (el mas utilizado).
2. Liberacion simultanea de todo el documento: son aprobados en forma global de todos los items, a nivel de cabecera o documento.

Las estrategias estan formadas por dos parametros:

1. Grupos de Liberacion: el sistema utiliza la sigla R1 para las SolPed. Puede ser adoptada otra, o una catidad variable de grupos de acuerdo a la complejidad requerida.
2. Estrategias: codigos de dos espacios con combinaciones de letras y numeros para diferenciar las diversas estrategias.

Frente a una propuesta de compra mediante una SolPed, debe existir un mecanismo de aprobacion del mismo antes que continue con el proceso. Implica la intervencion de uno o varios ciclos o pasos de aprobacion, a cargo de los "Aprobadores".

• Condiciones generales.

En el diseño de las Estrategias de Liberacion se tienen en cuenta los criterios segun los cuales, se agruparan y asignaran los documentos a aprobar. De acuerdo al contenido de cada SolPed, se estableceran diferentes estrategias a fin de otorgar las aprobaciones a diferentes responsables.

Ejemplos de normas de liberacion: Tipo de Imputacion - Grupo de Articulos - Centro - Centro de Costo.

• Condiciones de Importes. Es parte de los niveles o etapas de aprobacion de un documento.

Ejemplo: para un cierto importe total de un item o posicion de la SolPed, se debera liberar por un solo responsable, mientras que, si el importe superara un determinado valor, debera ser liberado por un segundo aprobador con mayor responsabilidad que el anterior, y asi sucesivamente.

(Imagen 3.1)

• Condiciones de Aprobacion - Requisitos. Un documento que presenta dos o mas niveles de aprobacion, puede suceder:

- Con definicion de requisitos: para aprobar un determinado nivel, es condicion necesaria que ya lo haya hecho el inmediato anterior.

- Sin definicion de requisitos: cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior, quedando los niveles inferiores relevados de la necesidad de liberar.

• Estados de la Liberacion. Qué nivel ya se encuentra liberado y cuales restan se definen indicadores de liberacion que se aocian a cada nivel y presentan un texto aclaratorio en el documento.

(Imagen 5.1)

• Ejemplos. Con un nivel, luego incrementado el importe, SAP le asignara al item y asi sucesivamente hasta recibir el numero maximo de niveles definidos.

Trasaccion ME53N, para visualizar la Estrategia de liberacion de una SolPed, mediante la solapa "Estrategia liberacion" de cada posicion. SAP admite hasta 8 niveles como maximo.

(Imagen 6.1 - no ha sido tomada ninguna estrategia de liberacion debido a que el importe no supera el minimo definido para el nivel, en este caso mayor de USD 100,00).

(Imegen 6.2 - para un importe superior al minimo, tomara la estrategia con un unico nivel de aprobacion).

(Imagen 6.3 - con un importe de USD 5.000,00 entre los valores del nivel siguiente, mayor de USD 1.000,00 y menor o igual de 10.000,00, es adoptada la estrategia siguiente).

(Imagenes 6.4 y 6.5 - casos donde sean tomadas las estrategias).

En resumen: al completar una SolPed, SAP intenta obtener una estrategia que coincida con los datos ingresados y toma aquella cuyo rango de valores incluya al importe total del item, y a mayor importe se requeriran mas responsables para la aprobacion de la posicion.

• Clasificacion - Informacion de seleccion. El sitio donde se le indicara a SAP qué datos debe contener para que la estrategia sea capturada y asignada al mismo.

(Imagen 7.1 - para el ingreso de los datos asociados a la "Clasificacion", los criterios de asignacion de estrategias).

• Cuestiones practicas - Tips.

- Si la informacion del documento no concuerda con ninguna estrategia no estara sujeto a ningun proceso de aprobacion.

- Si dos estrategias duplican el criterio de aprobacion, siempre sera tenida en cuenta una de ellas.

- El criterio de aprobacion segun el importe puede partir desde el calor 0 o un importe minimo, debajo del cual no se requiere aprobacion alguna.

- Una SolPed sera dad por liberada (y poder continuar el proceso de compras) cuando hayan sido aprobados todos los niveles (o el ultimo si no tuvieran prerrequisitos).

- La definicion de las estrategias se realiza desde la parametrizacion del sistema y puede ser modificada frente a cualquier cambio de las condiciones del negocio.

- Junto con la creacion de nuevas estrategias de liberacion se requiere la definicion de nuevos roles que seran asignados a los usuarios correspondientes, a fin de autorizarlos a liberar los documentos asociados a esas nuevas estrategias.

• Procedimiento.

(Imagen 9.1)

Grupo de Liberacion (R1) - Estrategia de Liberacion (12) - Indicador de Liberacion (A) - Codigos/Niveles de Liberacion (10/11/12).

Simbolo amarillo > es el proximo nivel a liberar, el resto faltan procesar.

Para aprobar un documento, utilizar la transaccion ME54N.

(Imagen 9.2)

Mediante un click sobre el nive a liberar, se dara por aprobado.

(Imagen 9.3)

El nivel aprobado 10 y se indica que el 11 es el siguiente. Para completar la tarea, el documento debera ser guardado.

Ingresar nuevamente para continuar con los niveles restantes hasta lograr la aprobacion completa del documento.

(Imagenes 9.4 y 9.5)

• Perdida de Liberacion. Cuando un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberacion y se encuentra total o parcialmente liberado, puede perder ese estado si se modifica alguno de los valores a los cuales esta sujeta la estrategia. En este caso, debera ser liberado desde el primer nivel. Por otro lado, de manera similar a como fuera liberado el documento mediante la transaccion ME54N, la misma permite la cancelacion de la aprobacion con un procedimiento similar al utilizado anteriormente.