✒️SAP MM Principios Básicos de Estrategias de Liberación

ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN - GENERALIDADES

Esta función es utilizada cuando se desea establecer un procedimiento de liberación o aprobación de documentos. En las SolPed se presentan dos opciones:

1. Liberación individual de cada ítem del documento: deben ser aprobados por separada cada uno de los ítems que constituyen el documento, o sea a nivel ítem.
2. Liberación simultánea de todo el documento: son aprobados en forma colectiva o global todos los ítems, es decir, a nivel de cabecera o documento.

El primero es el utilizado en el universo de los casos.

Las estrategias están formadas por dos parámetros:

• Grupos de liberación: el sistema utiliza la sigla R1 para las SolPed, pero puede ser adoptada cualquier otra, o una cantidad variable de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.
• Estrategias: se utilizan códigos de dos espacios con combinaciones de letras y números para diferenciar las diversas estrategias.

La idea general es que frente a una propuesta de compra mediante una Solped (será válido para otros documento posteriores) exista un mecanismo de aprobación del mismo antes que continúe con el proceso.

Dicho procedimiento implicará la intervención de uno o varios ciclos o pasos de aprobación a cargo de los "Aprobadores" los que participará de acuerdo a pautas preestablecidas.

CONDICIONES GENERALES

En el diseño de las Estrategias se tienen en cuenta los criterios según los cuales se agruparán y asignarán los documentos a aprobar.

De acuerdo al contenido de cada Solped se establecerán diferentes estrategias a fin de otorgar la aprobación a diferentes responsables.

Por ejemplo se podrían establecer normas de liberación según las siguientes características:

• Tipo de imputación
• Grupo de artículos
• Centro
• Centro de costo

Es decir se asignarán estrategias según cada uno de los aspectos mencionados.

Ejemplos:

• que cada sector o departamento tenga el o los responsables propios de liberar documentos. Podrían estar agrupados por centro de costo.
• sistema de compras descentralizada donde cada centro se encarga de la adquisición de bienes y servicios. La estrategia sería de acuerdo al centro.
• empresa que adquiere materiales técnicos, la aprobación estaría a cargo de responsables con formación técnica, o sea que la estrategia sería según grupo de material.

CONDICIONES DE IMPORTE

Para un cierto importe total de un ítem o posición de la Solped, deberá ser liberado por un sólo responsable, mientras que si el importe superara un determinado valor, deberá ser liberado por un segundo aprobador con mayor responsabilidad que el anterior y así sucesivamente.

Ejemplo de rangos de importes. Los rangos deben complementarse, no superponerse:

CONDICIONES DE APROBACIÓN - REQUISITOS

Cuando un documento presenta dos o más niveles de aprobación, se pueden presentar dos escenarios diferentes:

• con definición de requisitos: para aprobar un determinado nivel, es condición necesaria que ya lo haya hecho el inmediato anterior.
• sin definición de requisitos: cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior. Los niveles inferiores quedarán relevados de la necesidad de liberar.

PÉRDIDA DE LA LIBERACIÓN

Para simplificar las indicaciones a los responsables de liberar, osea que nivel se encuentra liberado y cual resta serlo, se definen indicadores de liberación que se asociarán a cada nivel y presentan texto aclaratorio en el documento.

Se observan leyendas o indicaciones que se recibirán al visualizar el documento según su estado de aprobación y las condiciones de liberación que deben cumplirse para alcanzar cada indicador.

NIVELES DE LIBERACIÓN - EJEMPLOS

Se presentan esquemas con los diferentes niveles de aprobación que serían asociados al documento en función del importe total del ítem. SAP admite hasta 8 niveles de aprobación.

CLASIFICACIÓN - INFORMACIÓN DE SELECCIÓN

Los datos hasta aquí determinan la estructura de las estrategias, el punto a tratar ahora será el sitio donde se indique a SAP que datos debe contener el documento para que la estrategia sea capturada y asignada al mismo.

CUESTIONES PRÁCTICAS - TIPS

• Si la información del documento no concuerda con ninguna estrategia, no estará sujeto a ningún proceso de aprobación.
• Si dos estrategias duplican el criterio de aprobación, siempre será tenida en cuenta una de ellas.
• El criterio de aprobación según el importe puede partir desde un valor 0 (cero) o un importe mínimo, debajo del cual no se requiere aprobación alguna.
• Una Solped podrá ser dada por liberada (y poder continuar el proceso de compras) cuando hayan sido aprobados todos los niveles (o el último si no tuviera pre-requisitos)
• la definición de las estrategias se realiza desdel a parametrización del sistema y puede ser modificada frente a cualquier cambio de las condiciones del negocio.
• Junto a la creación de nuevas estrategias de liberación se requiere la definición de nuevos roles que serán asignados a los usuarios correspondientes a fin de autorizarlos a liberar los documentos asociados a esas nuevas estrategias.

LIBERACIÓN DE DOCUMENTO - PROCEDIMIENTO

• Grupo de liberación ("R1")
• Estrategia de liberación ("12")
• Indicador de liberación ("A")
• Códigos / Niveles de liberación ("10" / "11" / "12")

El símbolo amarillo indica que ése es el próximo nivel a liberar mientras que los restantes aún faltan procesar.

Para aprobar un documento utilizaremos la transacción ME54N para acceder a la liberación de cada una de las posiciones del documento. De igual manera procederemos para revocar la misma.

Donde se pone de manifiesto un símbolo que da por aprobado el nivel "10" e indica que el "11" es el siguiente. Para completar la tarea, el documento deberá ser guardado.

Ingresando nuevamente deberemos continuar con los niveles restantes hasta lograr la aprobación completa del documento.

PÉRDIDA DE LIBERACIÓN

Cuando un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberación y se encuentra total o parcialmente liberado, puede perder ese estado si se modifica alguno de los valores a los cuales está sujeta la estrategia, ejemplo Centro, Centro de Costo, Importes, etc.

En este caso deberá ser liberado nuevamente desde el primer nivel.

Por otro lado de manera similar a como fuera liberado el documento mediante la transacción ME54N, la misma permite la cancelación de la aprobación con un procedimiento similar al utilizado anteriormente.