✒️SAP MM Salidas de Información mediante Mensajes

Salidas de información - Generalidades

Los documentos de compra registrados en el sistema deberán en algún momento, ser impresos y/o enviados por alguna vía de comunicación a los interlocutores de negocios (proveedores, receptores de pedidos y/o facturas, etc.).

Estos objetos de comunicación son denominados "Mensajes" por SAP.

• Creación de mensajes: analizaremos la inclusión de mensajes en los documentos a efectos de ser transmitidos bajo determinadas condiciones.
• Impresión de mensajes: nos referimos al procedimiento para la impresión de los documentos y los factores intervinientes.
• Transmisión de mensajes: debemos analizar algunos factores a tener en cuenta para que los mensajes puedan ser transmitidos correctamente por fax, e-mail, etc.
• Mensajes recordatorios: nos referimos a un tipo especial de mensaje, mediante el cual podremos recordar fechas de vencimiento de entregas a proveedores o reclamos de atraso en las mismas.

Aplicación de un mensaje a un documento de compra

Procedimiento para incluir manualmente el mensaje en un Pedido.

• Ingresamos en un pedido (o creamos uno nuevo)

Se trata de un documento que no presenta ninguna particularidad, excepto el hecho de ser un Pedido, porque cada documento (Solicitud de Pedido, Pedidos abiertos, etc.), tendrá su propia definición de los mensajes.

• Ingresamos en la sección de mensajes - Generalidades

Presionaremos sobre el botón "Mensajes" en la barra de botones, con lo cual ingresaremos en la pantalla donde definiremos los mensajes necesarios:

1. Clase de Mensaje: hace referencia al código del mensaje definido en la parametrización del sistema y que establece si se trata de un impresión, envío por e-mail, reclamo, etc. escogeremos entre las opciones disponibles.
2. Medio de Comunicación: establecerá la vía por la cual transmitiremos el mensaje. Dentro de los distintos tipos, figuran algunos desconocidos, tales como "EDI" (Electronic Data Interchange - permite el intercambio electrónico de datos con el proveedor) y "SAP Bussines Workflow" (permite la generación automática de mensajes frente a ciertos procesos o eventos generados en SAP).
3. Función: se indica la función que cumple quien recibirá el mensaje y que forma parte de la parametrización del sistema. Podrá ser ingresado manualmente o escogido de la lista correspondiente.
4. Interlocutor: hace referencia al interlocutor de negocio que lo recibirá, en este caso, el número de proveedor para quien emitimos el pedido. En otro caso podría extenderse la comunicación al responsable de la Compra.
5. Idioma: se indicará el idioma con que se desea imprimir o transmitir.

• Ingreso de un nuevo mensaje
• Definición del medio de comunicación

1. Destino lógico: hace referencia a la impresora a la cual dirigirá la impresión.
2. Dar salida inmediata: esto hará que la impresión sea ejecutada en forma inmediata, por ejemplo, al momento de guardar el documento (o de completar su aprobación).
3. Cantidad mensajes: indica la cantidad de ejemplares a ser impresos (original copias).

• Datos adicionales

1. Modalidad de envío: se define el momento en que es enviada la impresión, esto es:

Envío mediante job previsto periódico

Envío mediante job con indicación de tiempo adicional

Envío mediante transacción propia de aplicación

Enviar inmediatamente (al grabar la aplicación) - (usado generalmente)

2. Modalidad diferida: es el caso donde se programa la emisión de la impresión o comunicación en determinada fecha y hora o frente a la ocurrencia de un evento.

• Estado del Mensaje

Un símbolo "Amarillo" de estado, nos indica que está en estado de preparación.

Un símbolo "Verde" indicando que ya ha sido transmitido.

¿Cuándo ocurrió la transición de un estado al otro?

En el caso de un Pedido sujeto a una Estrategia de Liberación, la salida del mensaje ocurrirá luego de ser liberado completamente el documento.

• Mensaje de un documento modificado

Si se modifica repetidas veces un documento de compras que ya se ha enviado a un proveedor, sólo se editarán las modificaciones hechas en el documento original, salvo que se configure lo contrario.

• Envío de recordatorios y reclamaciones

Si hay que enviar un recordatorio (enviado normalmente antes del vencimiento) o una carta de reclamación (cuya redacción es normalmente más imperativa, también se denomina "requerimiento", y generalmente se envía después del vencimiento) con referencia a un documento de compras, el sistema asignará la clase de mensaje adecuado.

Definición de la impresión

La impresión de los documentos de compra que definimos anteriormente están asociados a objetos que SAP denomina "Formularios" y que son programas diseñados en ABAP que determinan la estructura del documento impreso, esto es, los datos de cabecera, logotipo, datos de le empresa, posiciones del documento, textos, entre otros.

• Definición de mensajes predeterminados

La sección de parametrización de SAP permitirá definir los mensajes que serán asignados al Pedido en forma automática, esto es, al momento de crear el documento, el sistema se encargará de adicionarle mensajes similares a los que aprendimos a agregar manualmente.

Para efectuar esta asignación, que suelen aplicar los Consultores o usuarios avanzados, debemos ingresar en la transacción "MN05", donde aceptando con "ENTER" elegiremos una de las opciones, en las combinaciones de claves (3), se escogen la clase de los documentos de compras. Esto definirá que se agregará un mensaje de tipo "NB" y con las características ingresadas en forma automática.