✒️La metodología ASAP

1.- ¿Que es la metodología ASAP?

La metodología de implementación Accelerated SAP (ASAP) fue creada por SAP para ayudar sus clientes a realizar una implementación rápida y exitosa. esta metodología es por fases, orientada a procesos y contiene un conjunto (paraguas) de herramientas de SAP. el diseño es basado para optimizar los proyectos de implementación y minimizar los riesgos.

Se resume en:

Permitir una implementación rápida y exitosa

Comprende fases

contiene modelos y herramientas para la implementación

Minimiza riesgos

ASAP sigue un orden enfocado paso a paso, apoyando el equipo con modelos, herramientas, cuestionarios y listas de control que incluyen técnicas y aceleradores, en este orden Accelerated SAP permite a las compañías potenciar las características "aceleradas" y en un conjunto de herramientas ya incluidas en las soluciones SAP.

2.- La composición de la metodología ASAP

Es uno de los puntos resaltantes en cualquier proyecto de instauración de los productos de SAP para lograr maximizar los tiempos, la calidad y la eficiencia del proceso de implementación. ASAP está compuesta por una metodología (Roadmap) posee un conjunto de poderosas herramientas visual y una base de datos de conocimiento que garantizan el éxito de la implementación.

Las herramientas ASAP está incluido facilidades para la gerencia de proyecto, cuestionarios para ayudar los requerimientos de los diversos procesos, listas de verificación de cumplimiento de las actividades por fase y muchos otros documentos preconfigurados denominados aceleradores, como archivos en Microsoft Project, Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft power point

Estos aceleradores (documentos, formularios y archivos) ASAP los pone a disposición del equipo de implementación para con un buen punto de inicio, en la creación de presentaciones, documentos de descripción de procesos, planificación detallada de actividades, aprobación de casos y otra gran cantidad de tareas, minimizando la necesidad de crear estos documentos desde cero, puesto que ya han sido probados y utilizados en otros proyectos exitosos.

En resumen, Los aceleradores son puntos de inicio que ayudan a implementar el ERP, no significa que se deban utilizar el pie de la letra. los negocios particulares que se deben seguir pasos que SAP provee en las soluciones a medida.

3.- Las fases y entregables de la Metodología ASAP: se define con las siguientes clasificaciones:

Preparación del Proyecto: el equipo se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y mapas de procedimientos de ASAP, proyecto de alto nivel y esquema de hardware necesario. El inicio será una reunión, para miembros clave de la empresa.

Planes del Negocio (Business Blueprint): es entender las metas del cliente y determinar los procesos del negocio necesarios para cumplir las mismas. En una reunión de revisión se discutirán las metas del grupo. los requerimientos y reuniones serán conducidas por consultores y el grupo involucrado se prepara un plano a futuro y será presentado a sus ejecutivos para aprobación del mismo. Tips: este plano consistirá en un diagrama de la estructura de la empresa, además del primer borrador de la definición de los procesos de negocio que utilizara en su compañía, las dos presentaran en forma escrita y de diagrama. con la elaboración de los planos se finalizará el alcance detallado del proyecto.

Realización

Durante esta fase el equipo de proyecto de su empresa y los consultores que están a cargo de la implementación, se separan para terminar las actividades asignadas el equipo de proyecto asistirá al entrenamiento SAP de nivel 2 y 3, el entrenamiento de SAP se ha organizado alrededor de los procesos del negocio durante el entrenamiento de nivel 2 el equipo de proyecto se hará más eficiente y comenzará a modelar al sistema SAP ERP, con base a las solicitudes del caso de la compañía el entrenamiento también proporcionará un entendimiento de las del sistema, herramientas y ayudas de referencia del sistema, de igual manera se realizará la integración de sus componentes. El entrenamiento 3 ayudará al equipo del proyecto a adquirir conocimientos en detalles dentro de los procesos de negocio.

Mientras que el equipo del proyecto de entrenamiento, los consultores a cargo configurarán los procesos de negocio definido en los planos aprobados. El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los catálogos maestros ( conjunto de datos necesarios a transportar y reflejar en la implementación) y deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema, una revisión de los procesos de negocio de esa empresa con el equipo del proyecto y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos de negocio permitirá la retroalimentación y confirmación de los planos aprobados un sistema que refleje los catálogos maestros y la organización de su empresa proporcionará un beneficio adicional al equipo del proyecto en el refuerzo del entrenamiento tomado.

Definiciones

Proceso de negocio medular son las tareas troncales y principales de la compañía u organización sin el correcto funcionamiento de ellas en el ERP ningún autor otra actividad se podría llevar a cabo.

La configuración de cada proceso de negocio medular será dividida en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados los flujos de procesos de negocios son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes procedimientos de usuarios.

Escenarios de prueba y perfiles de seguridad

los ciclos no solo proporcionan indicadores para el equipo del proyecto, sino que también proveen puntos claves para probar y simular partes específicas del proceso global de negocios, este enfoque proporciona retroalimentación inmediata, así como el involucramiento de toda la organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto durante los ciclos

El equipo del proyecto del cliente, estará trabajando estrechamente con los consultores que estén a cargo de la implementación para definir los escenarios especificados de negocio y las condiciones de sección, este enfoque cuenta con la máxima transferencia de conocimiento permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuración de los procesos medulares del negocio mientras pone a punto el sistema para tomar en cuenta procesos comunes de negocios, el equipo del proyecto del cliente completará el entrenamiento detallado de nivel 3 durante los ciclos como una actividad paralela son desarrollados y probados en los programas de interfaces o unión entre dos sistemas y conversión así como los reportes especiales.

Preparación final

El propósito básico de la fase de preparación final es terminar las pruebas finales del sistema entrenar a los usuarios finales y llevar a los datos y el sistema a un ambiente productivo, las pruebas finales al sistema consiste en probar los procedimientos programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales probar los programas de interfase a los sistemas actuales llevar a cabo las pruebas de volumen y estrés así como las pruebas de aceptación del usuario final para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto entrenará usuario claves utilizando un método de entrenar al entrenador este método ayudará a ganar la aceptación de los usuarios finales así como la construcción de base de conocimiento para soporte propio en los reportes en línea o futuras mejoras al sistema otro propósito de una fase es crear una estrategia para la puesta en marcha este plan específicamente identifica la estrategia de conversión de datos procedimientos iniciales de auditoría y una estructura de soporte al equipo de proyecto el último paso en esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del sistema ERP

Arranque productivo y soporte

Inmediatamente después de la marcha el sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio esté completamente soportado, este proceso involucra no solamente el verificar la precisión de transiciones del negocio, sino también entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas el último paso en el proceso involucra medición de los beneficios que brinda el nuevo sistema de negocio.

4.- Además de ASAP

A continuación, otras metodologías propuestas para la implementación de SAP:

Soluciones SAP de implementación rápida, brindan software servicios contenidos y mejores prácticas, ejemplo con solución de implementación rápida CRM con tecnología SAP HANA , tendrá colaboración empresarial, analíticas, marketing, ventas móviles y más, con esto impulsará el crecimiento rápido ,financiero de la empresa obtendrá gestión de desempeño de gastos, gestión de tesorería y riesgos, maro de servicios compartidos, función sólida para finanzas, reducción de costos de software para infraestructura, creando con todo esto reportes operativos con tecnología SAP HANA.