✒️SAP SD El análisis de los datos comerciales y el sistema de información
SAP SD El análisis de los datos comerciales y el sistema de información
LECCION 5
EL ANALISIS DE LOS DATOS COMERCIALES Y EL SISTEMA DE INFORMACION.
1| LAS LISTAS E INFORMES
Dentro del modulo de SD encontramos una herramienta denominada sistema de información de ventas. Este, permite comprimir datos de los documentos comerciales, para asi, obtener información que colaboran con las decisiones comerciales.
Dentro del sistema de información (o también llamado sistema info), se encuentran análisis estándar o flexibles que tienen importancia en la evaluación de los datos estadísticos de la actividad comercial de la compañía.
SAP, por otro lado, proporciona funciones de listas para crear pools de trabajo en ventas, entradas, picking y facturación.
En el caso que los informes o reportes no favorezcan a la necesidad que tiene el cliente, se pueden utilizar las query para extraer información que satisfagan esa necesidad.
LISTAS:
Las listas que proporciona el sistema ayudan en el ciclo comercial para la gestión de los documentos correspondientes (ordenes de ventas, entregas, facturas, etc.)
Dentro de las categorías de listas existen:
Ø LISTAS ONLINE: muestran documentos con un status que precisa de tratamiento, por ejemplo: documentos de ventas (VA05N), documentación de facturación (VF05N), ETC.
En las listas online, se introduce la información que se desea utilizar para restringir las opciones de selección y luego se visualizan los documentos correspondientes.
TRANSACCIONES VAO5N Y VF05N
Ambas transacciones se utilizan para reportes en forma de listas.
La transacción VA05N muestra en forma de lista los documentos de ventas creados, con la posibilidad de editarlos y visualizarlos.
La transacción VF05N muestra en forma de lista los documentos de facturación creados, con la posibilidad de editarlos y visualizarlos.
Posteriormente, se puede realizar un tratamiento de la lista utilizando: filtros, clasificación, adicion y añadiendo o borrando campos del layout.
También, es posible visualizar o modificar un pedido de cliente y regresar de nuevo a la lista.
Las listas online pueden derivar en reportes definidos por status. Estos sirven para analizar documentos: pendientes, bloqueados o incompletos; para luego, continuar con el tratamiento.
Un gran ejemplo de listas online, es el Flujo de documentos, que muestra el historial de los documentos sucesivos. Muestra todos los documentos asociados con el pedido de cliente.
Puede seleccionar un documento para visualizar y después regresar al flujo de documentos. Además, es posible analizar el status de todo el documento y de cada posición.
Ø POOLS DE TRABAJO: permiten seleccionar determinadas tareas comerciales y realizar su tratamiento posterior. Las tareas a realizar sobre ese pool, están relacionadas con el área de responsabilidad (unidad organizativa) y según varios criterios de selección (fecha de factura, cliente, etc). Un ejemplo de los pools de trabajo es la VF04 (pool de facturación).
Al igual que las listas online, el pool de trabajo consta de criterios de sleccion para ser ejecutados, asi se conocen los documentos que serán tratados en el pool.
Upar en d
El segundo paso, luego de la selección, es tratar este pool de trabajo en el sistema. Las tareas de distintos documentos se puede agrupar en documentos de referencia de forma adecuada, y las diversas tareas procedentes de un documento anterior, se pueden partir en varios documentos.
2| Las fuentes de información del sistema
Es menester en ocasiones, para una organización comercial, analizar los datos desde distintas vistas o perspectivas. Las decisiones son producto de los análisis de multinivel sobre los datos específicos para una o varias aplicaciones, llevado a cabo por responsables.
El sistema de información se utiliza para revisar y analizar, ratios en todo el área comercial del sistema.
3| la composición de las estructuras de información.
El sistema info de ventas esta construido con la base en las estructuras de información. Las mismas, son tablas estadísticas especiales que contienen datos que provienen de procesos llevados a cabo por las distintas aplicaciones. El sistema, es el medio por el cual los datos se actualizan y se obtienen de manera constante.
La composición de estas estructuras esta dada por tres clases básicas de información:
Ø Las características: criterios que se especifican para obtener datos sobre un determinado terma. En comercial, generalmente necesitamos información de ventas acerca de las organizaciones de ventas, las oficinas comerciales, los clientes y los materiales.
Ø La periodicidad: es también un criterio utilizado en las estructuras de información. Puede actualizar los datos de un determiado periodo(un dia, una semana, un mes o un periodo de contabilización, por ejemplo).
Ø Los ratios: mediciones sobre los servicios prestados. Proporcionan información clave sobre una determinada característica, generalmente es un calculo, adicion, porcentaje, etc.
Un ejemplo combinado de los tres elementos, de una estructura de información, seria: volumen de ventas (ratio), del primer trimestre (periodicidad) de una organización de ventas (características).
4| LAS ESTRUCTURAS DE INFORMACION EN COMERCIAL.
El sistema posee un cantidad de estructuras de información ya predefinidas para SD (S001 A S006, POR EJEMPLO). Estas estructuras tienen diversidades en cuanto a características, ratios y periodicidad.
Las estructuras se pueden modificar sin tener que hacer grandes modificaciones en el customizing.
El sistema estándar contiene estructuras de información determinadas y listas para el análisis de gestión de créditos, gestión de rappel, soporte de ventas o tratamiento de contratos.
Se pueden realizar las estructuras de información que se deseen generar, las mismas deben estar comprendidas dentro de las habilidades por SAP para la incorporación, que son de la estructura S501 A LA S999.
5| EL ANALISIS ESTANDAR.
El análisis estándar ofrece una gran cantidad de funciones para lograr informes complejos de base de datos y análisis del sistema info de ventas.
Como mencionamos anteriormente, los análisis están conformados por estructuras de la información y poseen: el alcance de los datos necesarios, las características y el periodo de la estructura de la información. Estos datos, se mantienen como los primeros al ejecutar el análisis y luego puede desglosarse para mostrar diferentes características.
Una funcionalidad de los análisis, es que pueden ser archivados para su posterior ejecución.
Además, permiten llamar, vinculándose, a transacciones que permiten visualizar datos maestros, documentos, etc.
Los análisis estándar poseen otras herramientas que garantizan un mejor análisis de los datos que muestra el sistema, como ser: curvas acumuladas, análisis ABC, series temporales, correlaciónales, evaluaciones, top n y otras opciones de comparación.
Como otros objetos de reporte o análisis de SAP, se pueden imprimir, exportar a una hoja de calculo, o enviar a través del componente de SAP OFFICE
6|EL ANALISIS FLEXIBLE
El análisis flexible permiten determinar que datos y en que formato, se combinan para crear un informe individual.
El menú que posee la posibilidad de análisis flexible, se selecciona y se permite definir el formato de la lista necesaria. La lista que surge como resultante, ofrece diversas opciones para el tratamiento online interactivo.
Como funcionalidades adicionales existen:
Ø Se pueden combinar características y figuras clave precedentes de distintas estructuras de información, en una sola lista.
Ø Se pueden generar nuevos ratios que se calculan según formulas independientes, basados en los ratios ya existentes.
Ø Están disponibles diversos layouts.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Oriana Onasis Parra Orozco, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP SD.
Oriana Onasis Parra Orozco
Profesión: Lic. en Comercio Internacional - Venezuela - Legajo: TK29W
✒️Autor de: 113 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Certificación Académica de Oriana Parra